שני תוספים עובדים כאן יחד. סריקת מסמכים קוראת כל מסמך שמגיע לתיק - מממשק הלקוח, מהמייל, מהווטסאפ או מתיקיית ה-Drive - מזהה מה הוא, ומשייכת אותו לדרישת המסמך הנכונה אצל הלווה הנכון. התוסף נמדד לפי עמודים שנסרקו. מודיעין תיק - החתם הדיגיטלי נשען על הזיהוי ומוסיף מעליו את חתם התיק, את מוח התיק שקורא את התקשורת, וסריקה אוטומטית של תיקיית ה-Drive. שני התוספים מופעלים בחנות התוספים.
המאמר הזה מסביר את הקליטה והזיהוי (שורת המצב בלשונית המסמכים, סריקת התיקייה, חילוץ מחדש), את מוח התיק ואת הגדרות הארגון. החתם עצמו - הפסיקה, הממצאים, חוות הדעת ו"מה אם" - מוסבר בחתם התיק - בדיקת התיק לפני הגשה לבנק.
דוגמאות
- מסמכים שהונחו ישירות ב-Drive: הלקוח שיתף איתכם שישה קבצים, וגררתם אותם לתיקיית התיק ב-Google Drive. בלשונית המסמכים לוחצים "סרוק תיקייה" (בשורת המצב שמעל הקבצים), וההודעה אומרת שנשלחו שישה מסמכים לחילוץ. אחרי כמה דקות מופיע "6 זוהו" ולידו "2 לבדיקה". פותחים את הרשימה, משייכים בלחיצה את שני המסמכים שדורשים בדיקה לדרישה שהמערכת הציעה, והחתם מתעדכן מעצמו.
- תלוש שנקרא לא נכון: תלוש שאושר נקרא עם נטו שגוי. לוחצים "חלץ מחדש" ליד המסמך ומאשרים את החלון שמזהיר שהאישור יתבטל. הנתונים נקראים מחדש לתוך אותה רשומה - השיוך לדרישה נשמר - ונשאר רק לבדוק ולאשר שוב.
איפה רואים מה המערכת זיהתה?
בלשונית המסמכים של התיק, בשורת המצב הדקה שמעל הקבצים (ליד "33/39 מסמכים נדרשים"). החלק הזה מופיע כשזיהוי המסמכים פעיל בארגון, או כשכבר זוהו בתיק מסמכים בעבר:
- "12 זוהו" ו"3 לבדיקה" - לחיצה על אחד מהם פותחת את רשימת המסמכים שזוהו.
- "סרוק תיקייה" - כשזיהוי המסמכים דלוק. סורק את תיקיית ה-Drive של התיק (ראו בהמשך).
החתם עצמו נמצא בלשונית חתם שבניווט התיק, עם חיווי משלה.
מה רואים ברשימת המסמכים שזוהו?
החלון "מודיעין מסמכים" מציג כל מסמך שנקלט, כשמה שדורש בדיקה למעלה. לכל מסמך: השם האמיתי של הקובץ, תגית מצב (זוהה, דורש בדיקה, אושר, נדחה או כשל אינדוקס), "זוהה כ:" - סוג המסמך שזוהה, "שויך ל:" - הדרישה שאליה שויך, תאריך המסמך, וכשהוא דורש בדיקה - למה. פעולות:
- מועמדי שיוך - במסמך שדורש בדיקה מופיעים כפתורי "אולי שייך ל: …" (או "בחר דרישה:" כשיש כמה). לחיצה משייכת אותו לדרישה. כשהקובץ הועלה לדרישה אחרת הוא עובר יחד עם הקריאה שלו, ודרישת המקור חוזרת לממתין.
- "הצג" - תצוגה מקדימה בתוך המערכת, עם סימון הערכים שחולצו על גבי המסמך.
- "חלץ מחדש" - קריאה חוזרת של המסמך (ראו בהמשך).
- "שנה סוג" - כשהמסמך זוהה בסוג הלא נכון (למשל דף עו"ש שזוהה כתלוש). ראו "איך מתקנים סוג מסמך שזוהה לא נכון?".
- "אשר" או דחייה (✕) - למסמך שדורש בדיקה. במדיניות ברירת המחדל שיוך אוטומטי לעולם אינו סוגר דרישה בלי אישור של יועץ.
מה קורה כשסורקים את תיקיית התיק?
"סרוק תיקייה" (וגם "סרוק את תיקיית התיק" במסך החתם) עובר על התיקייה הראשית של התיק ב-Drive ועל כל תת-התיקיות שבה, גם בכונן שיתופי ודרך קיצורי דרך (כשהוגדרו בהגדרות תת-תיקיות מסוימות - רק עליהן ועל מה שבתוכן; קבצים בתיקייה הראשית נסרקים תמיד), ושולח כל קובץ שעוד אין לו קריאה מוצלחת: קובץ חדש נשלח לקליטה, וקובץ שהקריאה שלו נכשלה או חזרה ריקה נקרא מחדש לתוך הרשומה הקיימת. הסריקה עובדת גם בתיק סגור, שהסריקה האוטומטית מדלגת עליו.
הכל רץ ברקע, בתור של המערכת. ההודעה אומרת מיד כמה מסמכים נשלחו, הרשימה מתעדכנת מעצמה כשכל מסמך נקלט, והחתם מתעדכן אחרי הקליטה. לחיצה חוזרת תוך שניות מקבלת "הבקשה כבר נשלחה ממש עכשיו". כשתת-תיקייה לא נקראה מ-Drive, או שבתיק יש מספר חריג של תיקיות עמוקות, ההודעה אומרת זאת - כדי שלא תחשבו שכל התיקייה נסרקה. הסריקה דורשת תיקייה ב-Google Drive (לא OneDrive), חשבון Drive מחובר לארגון, זיהוי מסמכים דלוק וסריקה יזומה מותרת בהגדרות. כל מסמך שנקרא נספר בצריכת העמודים של הארגון.
מה עושה "חלץ מחדש"?
"חלץ מחדש" קורא שוב את הקובץ ומעדכן את אותה רשומה - לא יוצר רשומה חדשה. השיוך לדרישה, הלווים, המקור והקישור מראיות החתם נשמרים; הנתונים שחולצו מתחלפים. כמה דברים שחשוב לדעת:
- האישור מתאפס - מסמך שכבר אושר צריך לבדוק ולאשר שוב אחרי החילוץ. לכן חילוץ של מסמך מאושר פותח חלון אישור: "לחלץ מחדש מסמך שכבר אושר?".
- תיקון סוג המסמך שעשה היועץ נשמר בחילוץ החוזר. חילוץ שנכשל לא דורס קריאה תקינה שכבר הייתה.
- חילוץ חוזר לא שולח ללקוח שוב את הודעת המשוב על מסמכים שהתקבלו.
- החילוץ רץ ברקע, לוקח כמה דקות ונספר במכסת סריקת המסמכים של הארגון.
את "חלץ מחדש" אפשר להפעיל משלושה מקומות: מרשימת המסמכים שזוהו, מתפריט שלוש הנקודות של כרטיס הקובץ בלשונית המסמכים, ומכרטיס "מצב המסמכים בתיק" במסך החתם.
איך מתקנים סוג מסמך שזוהה לא נכון?
ברשימת המסמכים שזוהו לוחצים "שנה סוג", או בתפריט שלוש הנקודות של הקובץ - "שנה סוג מסמך…". בוחרים את הסוג הנכון ולוחצים "שנה וחלץ מחדש". מה קורה:
- הסוג מתעדכן, והמסמך נקרא מחדש לפי הסוג שבחרתם - גם אם המערכת הייתה מזהה אותו אחרת.
- הנתונים שחולצו בסוג הקודם מוחלפים, והכיסוי שנשען עליהם מתבטל.
- המסמך חוזר לבדיקה (גם אם אושר). השיוך לדרישה נשמר.
- הקריאה החוזרת רצה ברקע, לוקחת כמה דקות ונספרת במכסת סריקת המסמכים של הארגון.
במסך החתם אפשר גם לחלץ מחדש את כל המסמכים שלא אושרו בתיק בבת אחת (עד 80 בכל פעם, עם אפשרות לכלול גם מסמכים שאושרו) - ראו "מצב המסמכים בתיק" בחתם התיק.
אילו מסמכים המערכת מזהה, ומה השתפר?
בין הסוגים שהחתם נשען עליהם: תלושי שכר, דפי עו"ש, דוח נתוני אשראי, תעודות זהות, שמאות, חוזה רכישה, אישור עקרוני, דוח יתרות משכנתא, אישור ניהול חשבון, ריכוז יתרות בבנק, אישורי ביטוח לאומי ומסמכי הכנסה של עצמאי. הזיהוי השתפר בכמה מקומות שיועצים פגשו בפועל:
- אישור ניהול חשבון וריכוז / אישור יתרות מזוהים כסוגים נפרדים, ולא כדף עו"ש בלי תנועות. אישור ניהול חשבון גם עוזר לקבוע של מי החשבון.
- דף עו"ש ארוך נקרא בחלקים של כמה עמודים, כך שתנועות לא הולכות לאיבוד בדפים הארוכים.
- קובץ PDF עם כמה תלושים הופך לרשומה לכל חודש, וכל תלוש שומר את העובד שלו.
- מכתבי ביטוח לאומי מזוהים כסוג משלהם.
- דף עו"ש לא מזוהה בטעות כתלוש שכר.
מסמך שנקרא לפני השיפורים מתעדכן כשמחלצים אותו מחדש.
מה קורה לקבצים שהלקוח שולח במייל?
כשהארגון מפעיל קבצים מהמייל, קבצים ממייל נכנס בשרשור של תיק נשמרים לבד בתיקיית "קבצים מהלווים" ונכנסים לזיהוי. בארגון שהפעיל זיהוי מסמכים הם מזוהים במלואם, כמו כל קובץ אחר שנוחת בתיק. בארגון שלא הפעיל, אפשר לבחור למייל זיהוי ללא עלות: סוג המסמך מזוהה מהטקסט שבקובץ, בלי AI ובלי מכסה, והדרישה המתאימה מסומנת. מה שלא אפשר לקרוא בחינם מסומן "דורש בדיקה" עם אחת הסיבות:
- "קובץ סרוק - לזיהוי נדרשת סריקה בתשלום" - צילום או PDF סרוק, בלי טקסט.
- "לא זוהה סוג המסמך בלי AI" - יש טקסט, אבל הוא לא תואם אף סוג מוכר.
הקובץ עצמו כבר שמור בתיקייה. היועץ מכריע עליו כמו על כל מסמך שדורש בדיקה, ומי שרוצה שגם קבצים כאלה ייקראו לבד - בוחר למייל זיהוי מלא (צורך ממכסת הסריקות).
מה עושה מוח התיק?
מוח התיק קורא ברקע את סיכומי השיחות, המיילים, ההערות וההודעות של התיק, ומחלץ מהם עובדות פיננסיות - כל אחת עם ציטוט מדויק מהמקור: הכנסה, התחייבות, נכס, מקור הון (למשל מתנה), דגל משפטי או שינוי תעסוקה. העובדות מוצגות בסעיף "מהתקשורת" של החתם, שם מאשרים אותן או מסמנים "לא רלוונטי", והן מוזנות להצלבות: הכנסה שהוזכרה בשיחה ואין לה תלוש, התחייבות שהוזכרה ולא הוצהרה, או התחייבות שהוזכרה אחרי תאריך דוח האשראי. הגישה שמרנית בכוונה - מסומן רק פער אמיתי, כדי לצמצם התראות שווא.
איך שואלים את התיק?
אפשר לשאול את banta AI שאלות בשפה חופשית על תיק ("מה הלקוח אמר על ההכנסה שלו?", "הוזכר חוב שלא רשום?"), והוא מחפש בכל ידע התיק יחד - שיחות, מיילים, הערות ומסמכים - ומחזיר את המקטעים הרלוונטיים עם המקור והתאריך. לשאלות על מוכנות התיק להגשה יש גם את "שאל את החתם" בתוך החתם.
איך מגדירים את זיהוי המסמכים בארגון?
ההגדרות נמצאות בהגדרות תיקי משכנתא ← זיהוי ומודיעין, בשתי לשוניות. בארגון שהתוסף שלה לא פעיל, הלשונית מציגה עמוד שמסביר את התוסף ומקשר לחבילות ולתמחור. בלשונית זיהוי מסמכים:
- זיהוי ושיוך מסמכים - המתג הראשי. הפעלה מבקשת אישור, כי מרגע זה כל מסמך שנכנס לתיק נסרק ונספר בצריכת העמודים. כשהוא כבוי, מסמכים נשמרים בתיק כרגיל אבל לא מזוהים ולא משויכים.
- הנחיה ארגונית לזיהוי מסמכים - טקסט שמתווסף להנחיות הזיהוי (לא מחליף אותן), למשל "אצלנו אישור ניהול חשבון הוא מסמך נפרד מעו"ש".
- מדיניות אישור - "היועץ מאשר" (מומלץ, ברירת המחדל) או "אישור אוטומטי", שסוגר דרישה בלי שאדם ראה את המסמך ודורש אישור נוסף.
- העברה אוטומטית של מסמך שהועלה לשורה הלא-נכונה - כבוי בברירת מחדל: המערכת רק מציעה. כשדלוק, המסמך עובר בפועל רק כשהמערכת בטוחה גם שהוא לא מתאים לדרישת המקור וגם שהוא מתאים לדרישת היעד. כל העברה נרשמת וניתנת לביטול.
- שיוך אוטומטי של מסמכים שאינם בקטלוג (לפי תוכן) - כבוי בברירת מחדל. כשדלוק, מסמך מסוג לא מוכר (תצהיר, אישור קצבה) משויך בפועל רק לדרישה שהוגדרה לה הנחיית זיהוי, בביטחון גבוה ולמועמד יחיד. ההנחיה עצמה נכתבת בדרישה - ראו הגדרת מסמכי לקוח.
- משוב ללקוח על מסמכים שהתקבלו - כבוי, "מה התקבל", או "מה התקבל + מה עוד חסר". הודעה אחת על כל גל מסמכים שהגיע בווטסאפ או במייל, כ-10 דקות אחרי הקובץ האחרון, בערוץ שממנו נשלחו, ולכל היותר אחת לשעה. היא לעולם לא אומרת "אושר" - רק "התקבל, ממתין לאישור היועץ". הנוסח נקבע בתבנית "משוב ללקוח על מסמכים שהתקבלו" בתבניות ההודעות.
- סריקה יזומה של תיקיית ה-Drive - מתג שמאפשר את "סרוק תיקייה", ואפשרות להגביל את הסריקה לתת-תיקיות מסוימות של התיק (שם בכל שורה). מסמך שמועלה דרך המערכת מזוהה אוטומטית בכל מקרה.
השינויים בלשונית הזו נשמרים בכפתור "שמור הגדרות".
איך מגדירים את מודיעין התיק?
בלשונית מודיעין תיק:
- סריקה אוטומטית של תיקיית ה-Drive - מסמך שמגיע מהפורטל, מהמייל או מהווטסאפ נקלט מעצמו, אבל קובץ שהונח ישירות בתיקיית ה-Drive - לא. כשהמתג דלוק, המערכת קולטת קובץ חדש בתיקייה בדרך כלל תוך דקה-שתיים, עם סריקת גיבוי תקופתית שמשלימה מה שפוספס. תיק סגור אינו נסרק אוטומטית. המתג לא ירוץ בלי שלושה תנאים - תוסף סריקת מסמכים פעיל, "זיהוי ושיוך מסמכים" דלוק, ו"סריקה יזומה של תיקיית ה-Drive" מותרת - והמסך מציג אזהרה כשאחד מהם חסר. כל מסמך שנאסף נספר בצריכת העמודים.
- חילוץ עובדות מהתקשורת - מילות מפתח (מילה בכל שורה) שמתווספות לרשימת ברירת המחדל של המערכת: הודעה שמכילה אחת מהן, או סכום כספי, נשלחת לחילוץ עובדות. "טען את רשימת ברירת המחדל" מציג את הרשימה. וגם הנחיה ארגונית לחילוץ.
- מתי החתם הבכיר כותב חוות דעת לבד והנחיות הארגון לחתם הבכיר - ראו חתם התיק. בחירת הנקודות נשמרת מיד; ההנחיות - בכפתור השמירה.
- שמירה ומחיקה - כמה ימים לשמור את הנתונים שמקורם בשיחות ובמיילים (30 עד 730 ימים, ברירת מחדל 180), וכפתור "מחק כעת" שמוחק לצמיתות את הנתונים המווקטרים והעובדות שמקורם בתקשורת, את הנתונים שחולצו מהמסמכים, ואת דוחות החתם וחוות הדעת. המסמכים עצמם וההערות לא נמחקים.
מודיעין תיק בלי סריקת מסמכים פעילה עובד רק על הנתונים שהוזנו ידנית ועל התקשורת - לא על המסמכים עצמם, והמסך אומר זאת.
מה עם פרטיות?
לפני ששולחים תוכן לניתוח, פרטים מזהים (טלפון, תעודת זהות, מספרי חשבון) מוסתרים אוטומטית; סכומים נשמרים כדי לאפשר את ההצלבות. לחוות דעת החתם הבכיר עובר תקציר ממוסך בלבד, בלי שמות הלווים ובלי מספרי זהות וחשבון. חילוץ העובדות מהתקשורת פעיל רק בארגונים שהפעילו את התוסף.
שאלות נפוצות
העליתי קובץ ל-Drive ולא רואה אותו ברשימה - למה?
קובץ שהונח ישירות בתיקיית התיק בענן נקלט מעצמו תוך דקות, בתיק פעיל, מרגע שהארגון חובר. קובץ שהיה בתיקייה קודם לכן, או בתיק שהושלם, לא נקלט מעצמו - לחצו "סרוק תיקייה" בלשונית המסמכים. העלאה דרך המערכת (לשונית המסמכים או ממשק הלקוח) נקלטת תמיד.
חילוץ מחדש ימחק את השיוך לדרישה?
לא. אותה רשומה מתעדכנת, והשיוך לדרישה נשמר. רק האישור מתאפס.
האם הסריקה עובדת עם OneDrive?
כן. העלאה דרך המערכת, קבצים מהמייל וקובץ שמניחים ישירות בתיקיית התיק ב-OneDrive - כולם נקלטים. רק הפעולה "סרוק תיקייה" (סריקה יזומה של כל התיקייה) נתמכת כרגע ב-Google Drive בלבד.
המשך מכאן
לבדיקת התיק לפני הגשה ראו חתם התיק. לעבודה עם הקבצים עצמם ראו מסמכים וקבצים בדרייב, ולהגדרת המסמכים שהלקוח נדרש לספק - הגדרת מסמכי לקוח. לחיבור הדרייב של הארגון ראו ענן Drive - Google Drive ו-OneDrive.