מסמכים וקבצים בדרייב
לשונית "מסמכים" בתיק מחוברת ישירות לתיקיית התיק ב-Google Drive (או OneDrive, אם הוגדר בארגון). כל הקבצים שמעלים מאוחסנים בדרייב, כך שהמסמכים נשמרים במקום מסודר וזמין גם מחוץ למערכת. כאן מעלים קבצים, מסדרים אותם בתיקיות, צופים בהם, מאחדים ומפצלים קבצי PDF, ומשייכים כל קובץ למסמך נדרש בתיק.
העלאה, תיקיות וצפייה
- העלאה - גרירת קבצים לאזור ההעלאה, עם חיווי התקדמות.
- תיקיות - יצירת תיקייה חדשה וניווט פנימה דרך שביל הניווט (breadcrumb).
- צפייה - לחיצה על קובץ פותחת תצוגה מקדימה (PDF, תמונה או תצוגת דרייב), עם אפשרות הורדה או פתיחה בדרייב.
בראש הלשונית מוצג חיווי "הושלמו X מסמכים מתוך Y" לפי המסמכים הנדרשים בתיק.
פעולות PDF
תפריט "פעולות PDF" בסרגל הלשונית, וגם תת-התפריט "פעולות PDF" בתפריט של כל קובץ (שלוש הנקודות), מרכזים את כלי העבודה על קבצי PDF ותמונות (JPG/PNG). העיבוד נעשה בדפדפן, והתוצאה נשמרת בתיקיית התיק בדרייב.
- איחוד ועריכה - בחירת קובץ אחד או יותר, סידור עמודים בגרירה, סיבוב (כולל "סובב הכל"), מחיקה ומספור עמודים, עם אפשרות להקטין את משקל הקובץ בשמירה. תמונות מהנייד מונחות על עמוד A4 ובכיוון הנכון.
- שמירה במקום המקור - בעריכה של קובץ אחד אפשר לשמור במקום הקובץ המקורי. זה נשאר אותו קובץ, ולכן השיוך שלו למסמך הנדרש נשמר, והגרסה הקודמת נשארת בהיסטוריית הגרסאות של הדרייב. קובץ שנחתם דרך המערכת תמיד נשמר כעותק, ובקובץ חתום דיגיטלית (למשל אישור מהבנק) מומלץ לשמור עותק ולשלוח לבנק את המקור.
- פיצול מסמך - חלוקת PDF לכמה קבצים: בלחיצה על עמודים, "כל עמוד לקובץ נפרד", לפי טווחי עמודים (למשל 1-3, 4, 5-8), או בחלוקה חכמה - המערכת מזהה את המסמכים שבקובץ (תעודת זהות, תלושים, דפי בנק) ומציעה חלוקה ושמות, שאפשר לתקן לפני הפיצול. החלוקה החכמה נספרת במכסת הסריקות של הארגון. הקבצים החדשים נשמרים בתיקייה של הקובץ המקורי, ובתיק משכנתא נשלחים לזיהוי ולשיוך האוטומטיים.
- הקטנת משקל - מקטינה סריקות וצילומים כבדים לקובץ שקל לשלוח במייל או להעלות לפורטל של בנק. בוחרים רמה (מאוזן, איכות גבוהה או הקטנה מקסימלית) ואפשר גם שחור-לבן. עמודים עם טקסט דיגיטלי נשארים כמו שהם. אפשר להחליף את הקובץ המקורי או לשמור עותק מוקטן, ומוצג כמה נחסך. קבצים מעל 10MB מסומנים ברשימת הקבצים.
- חותמת לבנק - הוספת "לשימוש בנק ... בלבד" (עם תאריך, לבחירה) באלכסון על פני העמוד או בשורה בתחתית, עם תצוגה מקדימה. נהוג על צילומי תעודת זהות, כדי שהעותק לא ישמש למטרה אחרת.
- חבילת מסמכים לבנק - כל הקבצים ששויכו לדרישות המסמכים בתיק, לפי סדר הדרישות, בקובץ PDF אחד: עמוד שער ותוכן עניינים, סימניות לכל מסמך, מספור עמודים והקטנת משקל. אפשר להוציא מסמכים מהחבילה, לשנות את הסדר בגרירה ולציין לאיזה בנק היא מוגשת. חבילה מעל 25MB (מגבלת הצירוף במייל) מסומנת בהתראה.
אותם כלים זמינים גם בלשונית המסמכים של ליד, מלבד החבילה לבנק והשליחה לשיוך האוטומטי, שקיימות רק בתיק משכנתא.
שיוך למסמך נדרש והעשרת התיק
כל קובץ אפשר לשייך למסמך נדרש (למשל תלוש שכר או תדפיס בנק), וכך הוא מסומן כ"משויך" והמסמך הנדרש מסומן כהושלם. בנוסף, פעולת "העשר תיק מהמסמך" קוראת את תוכן הקובץ ומציעה לעדכן שדות בתיק לפי המידע שבו - חיסכון בהקלדה ידנית.
דוגמה לשימוש
הלקוח שלח שלושה תלושי שכר כתמונות. אתם גוררים אותם ללשונית המסמכים, משתמשים ב"איחוד ועריכה" כדי לאחד אותם לקובץ PDF אחד מסודר, ואז משייכים אותו למסמך הנדרש "תלושי שכר" - שמסומן מיד כהושלם בחיווי שבראש הלשונית.
לקוח אחר שלח סריקה אחת ובה תעודת זהות ודפי בנק. "פיצול מסמך" ← "חלוקה חכמה" מציע שני קבצים, אתם מאשרים, והקבצים נשמרים בתיקייה ונשלחים לשיוך האוטומטי. לפני ההגשה מוסיפים לצילום תעודת הזהות "חותמת לבנק", ויוצרים "חבילת מסמכים לבנק" אחת עם תוכן עניינים - בגודל שאפשר לצרף למייל.
שאלה נפוצה
למה אני רואה הודעה שצריך לחבר את Google Drive? לשונית המסמכים דורשת חיבור לחשבון דרייב ברמת הארגון. אם החיבור חסר, מופיע קישור להגדרות הארגון להשלמתו. אם התיקייה טרם נוצרה, יופיע כפתור ליצירת תיקיית המסמכים לתיק.
קובץ PDF מהבנק לא נפתח בפעולות PDF - למה? מסמכי בנק רבים מוצפנים בלי סיסמה, וההצפנה הזו מוסרת אוטומטית. קובץ שנדרשת סיסמה כדי לפתוח אותו לא ניתן לעיבוד - יש לבקש מהלקוח עותק ללא סיסמה.
למה הקטנת המשקל לא הקטינה את הקובץ? הכלי מקטין עמודים סרוקים וצילומים. קובץ דיגיטלי (טקסט) כבר קל, והוא נשאר כמו שהוא. סריקה שיש בה שכבת טקסט (OCR) תוקטן רק אם מסמנים "דחוס גם עמודים עם טקסט".
המשך מכאן
אישור עקרוני מהבנק שנשמר בדרייב (PDF או תמונה) אפשר לשייך לבנק ישר מהקובץ - "שייך כאישור עקרוני" - והסל המוצע ייקרא ממנו ויכנס לסימולטור. ראו שליחת תיק לבנק ואישורים עקרוניים.
לאיסוף מסמכים מהלקוח דרך ממשק הלווה ולהפקת מסמך בנק ראו מסמכים ובקשות מהבנק וממשק הלווים. לסקירה הכללית ראו מדריך תיק המשכנתא.