מסמכים וקבצים בדרייב
לשונית "מסמכים" בתיק מחוברת ישירות לתיקיית התיק ב-Google Drive (או OneDrive, אם הוגדר בארגון). כל הקבצים שמעלים מאוחסנים בדרייב, כך שהמסמכים נשמרים במקום מסודר וזמין גם מחוץ למערכת. כאן מעלים קבצים, מסדרים אותם בתיקיות, צופים בהם, מאחדים ומפצלים קבצי PDF, ומשייכים כל קובץ למסמך נדרש בתיק.
העלאה, תיקיות וצפייה
- העלאה - גרירת קבצים לאזור ההעלאה, עם חיווי התקדמות.
- תיקיות - יצירת תיקייה חדשה וניווט פנימה דרך שביל הניווט (breadcrumb).
- צפייה - לחיצה על קובץ פותחת תצוגה מקדימה (PDF, תמונה או תצוגת דרייב), עם אפשרות הורדה או פתיחה בדרייב.
בראש הלשונית מוצג חיווי "הושלמו X מסמכים מתוך Y" לפי המסמכים הנדרשים בתיק.
פעולות PDF: איחוד ופיצול
תפריט "פעולות PDF" מאפשר שתי פעולות מתקדמות:
- איחוד ועריכה - בחירת כמה קבצי PDF או תמונות, סידור מחדש של עמודים, סיבוב, מחיקה והוספת מספור, ואיחוד לקובץ אחד.
- פיצול מסמכים - בחירת קובץ PDF אחד וחלוקת העמודים שלו לכמה קבצים נפרדים.
שיוך למסמך נדרש והעשרת התיק
כל קובץ אפשר לשייך למסמך נדרש (למשל תלוש שכר או תדפיס בנק), וכך הוא מסומן כ"משויך" והמסמך הנדרש מסומן כהושלם. בנוסף, פעולת "העשר תיק מהמסמך" קוראת את תוכן הקובץ ומציעה לעדכן שדות בתיק לפי המידע שבו - חיסכון בהקלדה ידנית.
דוגמה לשימוש
הלקוח שלח שלושה תלושי שכר כתמונות. אתם גוררים אותם ללשונית המסמכים, משתמשים ב"איחוד ועריכה" כדי לאחד אותם לקובץ PDF אחד מסודר, ואז משייכים אותו למסמך הנדרש "תלושי שכר" - שמסומן מיד כהושלם בחיווי שבראש הלשונית.
שאלה נפוצה
למה אני רואה הודעה שצריך לחבר את Google Drive? לשונית המסמכים דורשת חיבור לחשבון דרייב ברמת הארגון. אם החיבור חסר, מופיע קישור להגדרות הארגון להשלמתו. אם התיקייה טרם נוצרה, יופיע כפתור ליצירת תיקיית המסמכים לתיק.
המשך מכאן
לאיסוף מסמכים מהלקוח דרך ממשק הלווה ולהפקת מסמך בנק ראו מסמכים ובקשות מהבנק וממשק הלווים. לסקירה הכללית ראו מדריך תיק המשכנתא.