ממשק הלווים בתיק
ממשק הלווים הוא הערוץ שדרכו הלקוח מעורב בתיק שלו: דרכו הוא מעלה מסמכים בעצמו וחותם דיגיטלית, והכול נכנס ישירות לתיק. השימוש בממשק חוסך התכתבויות במייל, מפחית טעויות ומאיץ את איסוף החומרים. את הממשק מנהלים מתת-עמוד "ממשק לווים" של התיק.
מסמכים וחתימות
תת-העמוד בנוי משני חלקים:
- מסמכים - רשימת המסמכים שהלווים העלו, עם שם הקובץ, מי העלה, התאריך והסטטוס. חיווי התקדמות מראה כמה מסמכים הושלמו מתוך הנדרש.
- חתימות - בקשות החתימה שנשלחו ללווים, עם שם הלווה, המסמך, הסטטוס (ממתין/נחתם) וקישור לחתימה. גם כאן יש חיווי התקדמות.
מסרגל הפעולות אפשר לייצר ללקוח קישור גישה אישי, לשלוח מסמך או בקשת חתימה ולשלוח שוב את הקישור, ולראות מתי הלקוח התחבר לאחרונה.
אילו פעולות יש בשורת מסמך?
בכל שורת מסמך יש תפריט פעולות (שלוש הנקודות) עם: הסתרה מהלקוח, עדכון סטטוס, שינוי שם המסמך, היסטוריית סטטוסים ומחיקת הדרישה. לצד התפריט מופיעה פעולה מהירה לפי הסטטוס - תזכורת, אישור המסמך או בקשה חוזרת.
איך משנים שם של מסמך נדרש בתיק אחד?
שמות המסמכים הנדרשים מגיעים מהגדרות מסמכי הלקוח של הארגון, אבל לפעמים צריך לדייק שם בתיק מסוים - למשל "תלוש שכר" שהופך ל"תלוש שכר 12/2025 - מעסיק קודם". בשורת המסמך פותחים את תפריט הפעולות, בוחרים שינוי שם המסמך, מקלידים את השם ושומרים.
- השינוי חל על התיק הזה בלבד. הגדרות הארגון ושאר התיקים אינם מושפעים.
- השם החדש מוצג גם ללקוח בפורטל וגם בהודעות שנשלחות אליו, כמו רשימת המסמכים החסרים ותזכורות.
- השם נשמר גם כשמשנים אחר כך את שם המסמך בהגדרות הארגון. לחזרה לשם המקורי פותחים שוב את החלון ולוחצים החזר.
- שינוי השם נרשם ביומן המסמך ואפשר לראות אותו בהיסטוריית סטטוסים של אותה שורה.
דוגמה לשימוש
בתחילת התיק אתם מייצרים קישור גישה ושולחים אותו ללקוח. הלקוח נכנס מהטלפון, מצלם ומעלה את המסמכים הנדרשים, והם מופיעים מיד תחת "מסמכים" עם חיווי ההתקדמות. בהמשך אתם שולחים בקשת חתימה דיגיטלית, והלקוח חותם מאותו ממשק.
המשך מכאן
המסמכים שנאספים מנוהלים בלשונית המסמכים והדרייב, ולתמונה הרחבה של איסוף מסמכים והפקת מסמך בנק ראו מסמכים ובקשות מהבנק.