לפעמים עוד לא רוצים לפתוח תיק, אבל כבר יש עבודה: לבדוק היתכנות משכנתא, לאסוף ת.ז ותלושים, להחתים על ייפוי כוח או לשלוח הסכם שכר טרחה. בשביל זה לכל שלב בליד אפשר להגדיר אבני דרך, בדיוק כמו לסטטוסים בתיק, ולבקש מהלקוח מסמכים עוד בשלב הליד. בהמרה לתיק העבודה לא הולכת לאיבוד: אבני הדרך שסימנתם "ליד ותיק" ממשיכות בתיק, והמסמכים והקבצים עוברים אליו, בלי לבקש אותם שוב.
דוגמאות
- בדיקת היתכנות לזוג: הליד עובר לשלב "בדיקת היתכנות". מופיעות ארבע אבני דרך: ייפוי כוח והסכמה לנתוני אשראי, מסמכי היתכנות, דוח נתוני אשראי וסימולציה עם מסקנה. היועץ מבקש בטאב מסמכים ת.ז ותלושים לכל אחד מבני הזוג, משייך את הקבצים כשהם מגיעים, ומסמן את אבני הדרך. כשהלקוח מחליט להתקדם, ממירים לתיק, ומה שכבר נאסף נמצא בתיק.
- הסכם שכר טרחה לפני תיק: בשלב "הצעה נשלחה" יש אבן דרך "חתימה על הסכם שכר טרחה" עם שני סעיפים: ההצעה וההסכם נשלחו, והסכם חתום התקבל. היא מוגדרת "ליד ותיק", ולכן אם הליד מומר לפני שההסכם חזר, היא ממשיכה פתוחה בתיק.
הגדרה: אבני דרך לשלבי הליד
איפה מגדירים אבני דרך לשלב בליד?
בהגדרות הארגון > הגדרות עסקיות > הגדרות לידים > שלבי ליד ואבני דרך, בפרק אבני דרך לשלבים. הדף דורש הרשאת הגדרות ארגון. בראש הפרק מופיעים השלבים הפתוחים והשלב "בהמתנה" כשבבים. ליד כל שלב מוצג כמה אבני דרך יש בו וכמה מהן ממשיכות לתיק. בוחרים שלב, ורואים את אבני הדרך שלו:
- הוסף אבן דרך פותח את אותו דיאלוג עריכה של אבני הדרך בתיק.
- גוררים אבן דרך כדי לשנות את הסדר. כל שינוי נשמר מיד.
- העיפרון פותח עריכה, והפח מוחק את אבן הדרך מהשלב. לידים שכבר עבדו עליה שומרים את ההיסטוריה.
- תגית ליד בלבד או ליד ותיק ליד כל אבן דרך מראה מה יקרה בהמרה.
לשלבי הסגירה (הומר, אבד, לא רלוונטי) אין אבני דרך - הם לא שלבי עבודה.
מה ההבדל בין "ליד בלבד", "ליד ותיק" ו"תיק בלבד"?
בדיאלוג של אבן דרך בליד, בלשונית כללי, בוחרים היכן אבן הדרך מופיעה:
- ליד בלבד - נשארת בליד, ובהמרה לא עוברת לתיק. מתאים למשל ל"סימולציה ומסקנת היתכנות".
- ליד ותיק - אם היא עדיין פתוחה בהמרה, היא ממשיכה בסטטוס הפתיחה של התיק. אפשר להפעיל אם הושלמה בליד, הצג אותה בתיק כ"הושלמה בליד", כדי שבתיק יראו גם מה כבר נעשה.
- תיק בלבד - מעבירה את אבן הדרך להגדרות הסטטוסים של התיק, לסטטוס הפתיחה. אם אבן הדרך הועתקה במקור מהתיק והמקור עדיין שם, היא רק יוצאת ממסלול הליד, בלי עותק נוסף בתיק.
אילו סוגים, תאריכי יעד ותנאים יש לאבן דרך בליד?
הדיאלוג זהה לזה של התיק, עם מה שאפשר לבצע על ליד:
- סוג אבן הדרך: רגיל, מסמכי הלקוח או צ'קליסט. סוג "חתימות מהלקוח" לא מוצע בליד (ראו בהמשך).
- תאריך יעד: ימים או שעות מהכניסה לשלב, תאריך ספציפי, או ימים אחרי ביצוע אבן דרך אחרת. "ימים לפני תאריך נדרש למשכנתא" קיים רק בתיק.
- שיוך ברירת מחדל בלשונית מתקדם. אין בליד את לשוניות ההודעות ו"מה יקרה", ואין שיתוף עם לקוח - לליד אין ממשק לווים.
- תנאי הצגה: רק תנאים שאפשר לבדוק על ליד - מטרת ההלוואה, סכום ההלוואה, הצהרה במש"ח, עוקבים, ימים מהיצירה ושדות. בנוסף יש קטגוריית ליד עם מצב העסקה (חוזה חתום, נמצא נכס, מחפש נכס, מחזור, אחר), מקור הליד ויועץ מטפל. למשל: אבן דרך "בדיקת זכאות" שמופיעה רק כשמצב העסקה הוא "מחפש נכס".
איך מביאים לליד אבן דרך שכבר קיימת בתיק?
שתי דרכים, ושתיהן יוצרות אבן דרך "ליד ותיק" מקושרת לאבן הדרך בתיק:
- בפרק אבני דרך לשלבים: או העבר אבן דרך ממסלול התיק, ובוחרים מתוך רשימת אבני הדרך של סטטוסי התיק (עם חיפוש).
- בהגדרות הסטטוסים של התיק: בתפריט של אבן דרך (שלוש הנקודות) בוחרים העתק למסלול הליד, ואז את שלב הליד. ראו הגדרת אבני דרך וסטטוסים.
ברשימה תופיע ליד אבן הדרך הערה "מקושרת לאבן דרך בתיק". בהמרה, מה שנעשה בליד (השלמה, שיוך, הערות) נרשם על אבן הדרך הקיימת בתיק, בלי שורה כפולה.
ערכת בדיקת היתכנות
במקום לבנות הכל לבד, בפרק אבני דרך לשלבים מופיע כרטיס ערכת בדיקת היתכנות עם כפתור התקן (למי שיש הרשאת הגדרות ארגון). ההתקנה מוסיפה:
- שלב בדיקת היתכנות אחרי "נוצר קשר", בתוך המשפך, עם זמן יעד של 100 שעות פעילות.
- ארבע אבני דרך בשלב:
- חתימה על ייפוי כוח והסכמה לנתוני אשראי - צ'קליסט עם ייפוי כוח / כתב הסמכה חתום והסכמה לבדיקת נתוני אשראי חתומה. ליד ותיק.
- מסמכי היתכנות - מסוג מסמכי הלקוח: ת.ז וספח, 3 תלושים אחרונים (עצמאי: רווח והפסד ושומה), עו"ש 3 חודשים, ובמחזור דוח יתרות לסילוק. ליד ותיק.
- הפקת דוח נתוני אשראי - הוגשה בקשה לדוח, הדוח התקבל ונבדק. ליד ותיק.
- סימולציה ומסקנת היתכנות - סימולציה במחשבון, המסקנה נמסרה ללקוח. ליד בלבד.
- בשלב הצעה נשלחה, אם יש כזה בארגון: חתימה על הסכם שכר טרחה.
לכל אבני הדרך יש תאריך יעד בימים מהכניסה לשלב, והן משויכות ליועץ המטפל. אחרי ההתקנה אפשר לערוך, למחוק ולהוסיף הכל. התקנה חוזרת רק משלימה מה שחסר ולא משכפלת. ההודעה אחרי ההתקנה מפרטת מה נוסף בפועל, כולל אם לא נמצא שלב "הצעה נשלחה".
עבודה עם אבני הדרך בדף הליד
איפה רואים את אבני הדרך של הליד?
כשלשלבי הליד מוגדרות אבני דרך, מתחת לטאבים בדף הליד מופיעה רצועת אבני הדרך, כמו בתיק. בגלילה היא עוברת לשורת-העל הדחוסה, ובנייד היא מתחת להדר. לחיצה פותחת את הפאנל: ציר השלבים למעלה, ואבני הדרך של השלב שבחרתם. המתג הכל / שלי מסנן לאבני הדרך ששויכו אליכם (ולאלה שלא שויכו לאף אחד).
אבן דרך שעבר התאריך שלה מסומנת "באיחור" - רק בשלב שהליד נמצא בו. כרטיס הצעד הבא בדף הליד מציג "אבן דרך באיחור" עם פתח וסמן כבוצע.
מה אפשר לעשות באבן דרך בליד?
- לסמן כבוצעה, או לעדכן אחוז השלמה. בצ'קליסט מסמנים סעיף-סעיף.
- לשייך לחבר צוות. המשויך מקבל התראה, ואם הוא לא היועץ המטפל הוא נוסף לליד כעוקב, כדי שיראה אותו ברשימה.
- להוסיף הערה ולשנות תאריך יעד.
- להוסיף אבן דרך לליד הזה בלבד - חדשה, או מתבנית של שלב אחר.
- להסיר אבן דרך מהליד הזה. אבן דרך מתבנית לא נמחקת מההגדרות.
- אבן דרך מסוג מסמכי הלקוח מציגה מסמכי הליד - כמה התקבלו מתוך כמה נדרשו, מה עוד חסר, וכפתור לטאב המסמכים. אחוז ההשלמה שלה מתעדכן לפי המסמכים.
מה קורה כשמעבירים את הליד לשלב הבא ויש אבני דרך פתוחות?
כשיש בשלב הנוכחי אבני דרך "ליד ותיק" שלא הושלמו, נפתח הדיאלוג לא הושלמו כל האבני דרך. בוחרים אילו מהן יוצגו גם בשלב החדש. הן יופיעו שם עם ציון השלב שממנו באו, והשלמה שלהן מתעדכנת בשני השלבים. אבני דרך "ליד בלבד" פתוחות לא עוצרות את המעבר: מופיעה הודעה שהן נשארו פתוחות בשלב הקודם, עם ביטול שמחזיר את הליד לשלב הקודם. כשכל אבני הדרך בשלב הנוכחי הושלמו, בפאנל מופיע "כל אבני הדרך בשלב זה הושלמו" עם עבור לשלב הבא.
מסמכים בליד
איך מבקשים מסמכים מהלקוח כשעוד אין תיק?
בטאב מסמכים בדף הליד יש שתי תצוגות: מסמכים (הדרישות מהלקוח) ותיקייה (תיקיית הליד בדרייב, כמו עד היום). בתצוגת המסמכים לוחצים בקש מסמכים ובוחרים מתוך רשימת המסמכים של הארגון - אותה רשימה שמשמשת בתיק (ראו הגדרת מסמכי לקוח). מסמך שמוגדר "לכל לווה" נפתח לכל אחד מהלווים בליד, עם שם הלווה. מסמך שכבר נדרש ועוד לא התקבל מסומן "כבר נדרש" ולא נפתח פעמיים. מסמכי חתימה לא מוצעים כאן.
איך מסמנים שמסמך התקבל?
מה שהלקוח שולח נשמר בתיקיית הליד. בשורת הדרישה לוחצים שייך קובץ ובוחרים את הקובץ מהתיקייה. הקובץ נשאר במקומו, והדרישה מסומנת שהתקבלה. בתפריט השורה יש גם:
- צפייה והורדה של הקובץ שצורף (גם ב-Google Drive וגם ב-OneDrive).
- בטל שיוך - הדרישה חוזרת להמתין, והקובץ נשאר בתיקייה.
- לא נדרש - הדרישה יוצאת מהספירה, והחזר מחזיר אותה.
- שינוי שם של הדרישה.
בראש התצוגה מוצג כמה מסמכים התקבלו מתוך כמה נדרשו, והמסמכים מקובצים לפי הקטגוריות של רשימת הארגון.
מהקבצים שהגיעו אפשר גם למלא את פרטי הליד ב-AI - הכפתור "מילוי פרטים מהמסמכים" ב"קבצי הליד". ראו קבצי הליד ומילוי פרטי הליד מהמסמכים.
ומה עם חתימות בליד?
חתימה דיגיטלית של הלקוח נעשית בתיק, דרך ממשק הלווים ותבניות המסמכים. בליד מנהלים את החתימות כצעדי צ'קליסט - למשל "ייפוי כוח חתום" או "הסכם חתום התקבל", כמו בערכת בדיקת ההיתכנות - ומצרפים את הקובץ החתום לתיקיית הליד. אם אבן הדרך מוגדרת "ליד ותיק", היא ממשיכה לתיק בהמרה, ושם אפשר להשלים את החתימה הדיגיטלית.
מה קורה בהמרה לתיק?
בדיאלוג ההמרה (ראו תמחור ליד והמרה לתיק) מופיע פרק אבני דרך שממשיכות לתיק: כל אבני הדרך "ליד ותיק" שיעברו, עם תגית "פתוחה" או "הושלמה בליד". אפשר להוריד סימון מאבן דרך שלא צריך בתיק. בהמרה:
- אבני דרך פתוחות ממשיכות בסטטוס הפתיחה של התיק. אבן דרך שמקושרת לאבן דרך בתיק מסומנת שם, בלי שורה כפולה.
- אבן דרך שהושלמה בליד מוצגת בתיק כהושלמה, אם הופעל "הצג אותה בתיק". ההשלמות האלה קרו בליד, ולכן הן לא שולחות שוב הודעות או מפעילות אוטומציות של התיק.
- הדרישות, הקבצים שצורפו וההיסטוריה שלהם עוברים לממשק הלווים של התיק. דרישה של לווה מסוים עוברת לאותו לווה בתיק, ומשותפת נשארת משותפת. רשימת המסמכים הנדרשים של התיק מזהה את מה שכבר נדרש והתקבל בליד, ולא פותחת אותו שוב.
- הליד עצמו שומר את ההיסטוריה של אבני הדרך שלו.
אם התיק נמחק לצמיתות, המסמכים חוזרים לליד יחד עם שאר מה שעבר מהליד.
אוטומציה כשאבן דרך בליד הושלמה
במסך האוטומציות אפשר לבחור ישות ליד ואת האירוע אבן דרך הושלמה - כשאבן דרך בליד מסומנת כבוצעה. למשל: כשמסמכי ההיתכנות הושלמו, לפתוח משימה ליועץ להפיק סימולציה. ראו יצירת אוטומציה ראשונה.
שאלות נפוצות
למה אני לא רואה את רצועת אבני הדרך בליד?
הרצועה מופיעה רק כשלשלבי הליד הוגדרו אבני דרך. הגדירו אבני דרך בפרק אבני דרך לשלבים, או התקינו את ערכת בדיקת ההיתכנות.
אבן דרך שהגדרתי לא מופיעה בליד מסוים. למה?
כנראה יש לה תנאי הצגה שלא מתקיים בליד הזה - למשל מצב עסקה או מקור אחרים. בדקו את התנאים בלשונית תנאים ותזמון.
הסרתי לווה מהליד. מה קורה למסמכים שנדרשו ממנו?
הדרישות שלו לא עוברות ללווה אחר. הן מסומנות "לווה שהוסר מהליד", ובהמרה נרשמות כמשותפות. שינוי סדר הלווים, או תיקון שם, לא מזיז את המסמכים - הם נשארים אצל אותו אדם.
הליד הומר, אבל בטאב המסמכים מופיע "מסמכים מהליד לא עברו לתיק". מה עושים?
זה אומר שההעברה בזמן ההמרה נכשלה. שום דבר לא נמחק, והכישלון נרשם בציר הזמן של הליד ושל התיק. לחצו העבר לתיק כדי לנסות שוב.
האם אבני הדרך בליד משפיעות על אבני הדרך של התיק?
לא. התבניות של הליד ושל התיק נפרדות. רק אבני דרך "ליד ותיק" ממשיכות לתיק בהמרה, ו"תיק בלבד" מעבירה את התבנית להגדרות התיק.
המשך מכאן
להגדרת השלבים עצמם, זמני היעד וסיבות הסגירה ראו הגדרות לידים. לעבודה השוטפת בדף הליד ראו דף הליד, ולהמרה לתיק ראו תמחור ליד והמרה לתיק. לאבני הדרך בתיק ראו אבני דרך וסטטוס - עבודה נכונה לאורך חיי התיק.