תבניות מסמכים, מיפוי וחתימות דיגיטליות

תבניות מסמכים, מיפוי וחתימות דיגיטליות

תבניות המסמכים מאפשרות להכין פעם אחת חוזים, הצעות מחיר ומכתבים - ואז להפיק מהם בלחיצה מסמך מוכן לכל תיק או ליד, כשכל הפרטים מתמלאים אוטומטית, לשלוח אותו לחתימה דיגיטלית, ולקבל בחזרה מסמך חתום ושמור. מגיעים להגדרת התבניות מהגדרות הארגון ← תבניות מסמכים. מדריך זה מסביר את הכול: סוגי התבניות, המשתנים (השדות שמתמלאים לבד), מיפוי טופס PDF, ואיך עובדות החתימות מקצה לקצה.

התמונה הגדולה - מחזור החיים של מסמך

1. בונים תבנית פעם אחת (HTML או מיפוי PDF), עם משתנים ואזורי חתימה.
2. בתוך תיק, מפיקים מסמך מהתבנית - הפרטים מתמלאים אוטומטית מנתוני התיק.
3. שולחים לחתימה ללקוח (קישור במייל / ממשק הלווה).
4. הלקוח חותם דיגיטלית, והמסמך החתום נשמר בתיק ובאחסון הענן.

שני סוגי תבניות

• תבנית HTML - תבנית דינמית שבונים ועורכים בתוך המערכת. מתאימה לחוזים והצעות מחיר שאתם מנסחים בעצמכם, עם עיצוב גמיש.
• מיפוי PDF - טופס PDF קיים (למשל טופס בנק או ממשלה) שמעלים, וממפים עליו את השדות שלכם. מתאים כשחייבים להשתמש בטופס מקורי קבוע.

יצירת תבנית HTML

1. לחצו "תבנית חדשה" ובחרו HTML.
2. הגדירו שם, קטגוריה (הצעת מחיר / חוזה / הסכם / אחר), תיאור, ומתג פעיל. הגדירו גם גודל עמוד, כיוון ושוליים.
3. ערכו את התוכן באחד משני מצבים: "בלוקים (גרור ושחרר)" לעריכה ויזואלית פשוטה ללא ידע טכני, או "HTML מתקדם + תצוגה" לשליטה מלאה עם תצוגה חיה לצד הקוד.
4. שלבו משתנים (ראו בהמשך) שיתמלאו אוטומטית, והוסיפו אזורי חתימה (ראו בהמשך).
5. בדקו ב"תצוגה מקדימה" (מוצגת עם נתוני דוגמה), ולחצו "שמור". אפשר גם לשכפל תבנית קיימת כבסיס לחדשה.

מומלץ לא למחוק תבנית שכבר בשימוש - עדיף לשכפל ולכבות (להוריד את המתג "פעיל").

משתנים ושדות - מה מתמלא אוטומטית

משתנה הוא מציין מקום שמוחלף בנתון האמיתי בעת הפקת המסמך. כותבים אותו בסוגריים מסולסלים, למשל {{file_number}}, והמערכת ממלאת אותו מנתוני התיק. בעורך יש בורר משתנים שמאפשר לבחור אותם מתוך רשימה מקובצת. אלה התחומים הזמינים:

• לווים - לכל לווה (ראשי, שני וכו'): שם פרטי, שם משפחה, תעודת זהות, טלפון, אימייל, כתובת ותאריך לידה. וכן שדות מרוכזים של כל הלווים יחד (שמות מלאים, תעודות זהות, טלפונים, כתובות).
• תיק המשכנתא - מספר תיק, שווי הנכס, כתובת הנכס, סכום המשכנתא, סוג המשכנתא, תאריך נדרש, ויתרת המשכנתא (במחזור).
• מערכת וארגון - תאריך נוכחי (וגם יום, חודש, שנה, שם החודש בעברית), שם הארגון, ח.פ/עוסק מורשה, כתובת הארגון, שם המשתמש המפיק, היועץ המטפל ותעודת הזהות שלו, מנהל הארגון ופרטיו, והחתימה שלי.
• גבייה ותשלומים - סך החיוב כולל ולפני מע"מ, יתרות פתוחות, פירוט סעיפי החיוב ותאריכיהם, סך ששולם ויתרה לתשלום.
• לקוח - שם מלא, תעודת זהות וכתובת.

אזורי חתימה - מי חותם והיכן

בתבנית מסמנים אזורי חתימה - המקומות שבהם יחתמו. לכל אזור מגדירים:

• תפקיד החותם - לווה, יועץ/סוכן, עד וכו'.
• מספר הלווה - לאיזה לווה שייך האזור: לווה 1 (הלווה הראשי), לווה 2 וכן הלאה, או ללא מספר (כל הלווים / חותם שאינו לווה).

בעת הפקת המסמך, האזורים משויכים אוטומטית לאנשים הנכונים: אזור של "לווה 1" יחתום על ידי הלווה הראשי בתיק, אזור "יועץ" יקבל את חתימת היועץ, וכן הלאה. כך אפשר ליצור מסמך שבו כמה לווים חותמים, כל אחד במקומו.

איך עובדות החתימות - מקצה לקצה

1. הפקת המסמך: בתוך התיק, באזור החתימות/מסמכים, לוחצים "הוסף מתבנית", בוחרים תבנית (אחת או כמה), נותנים כותרת, ומגדירים למי מיועד - כל הלווים או לווה מסוים. המערכת ממלאת את המשתנים מנתוני התיק, והמסמך נוצר בסטטוס ממתין לחתימה.
2. שליחה לחתימה: שולחים ללקוח קישור לחתימה (במייל, ודרך ממשק הלווה). אפשר לשלוח כמה מסמכים יחד.
3. חתימת הלקוח: הלקוח פותח את הקישור, רואה את המסמך ואת אזורי החתימה המסומנים, וחותם - בציור חתימה על המסך או בהקלדה עם אימות - ושולח.
4. סטטוס ושמירה: הסטטוס מתעדכן (ממתין לחתימה ← בבדיקה ← חתום). המסמך החתום נשמר אוטומטית באחסון הענן ובמסמכי התיק, וניתן להורדה. כשכל החותמים חתמו אפשר אף להפעיל אוטומציה (האירוע "מסמכים נחתמו" בתבניות הודעות ואוטומציות).

החתימה הדיגיטלית נשמרת עם חותמת זמן ואימות, כך שהמסמך החתום אמין וניתן להוכחה.

חתימה וחותמת הארגון

חתימת הארגון והחותמת (שמגדירים בעיצוב ומיתוג הארגון), והחתימה האישית של היועץ, משובצות אוטומטית במסמך במקומות המתאימים (למשל באזור חתימת היועץ ובמשתנה "החתימה שלי"). כך כל מסמך יוצא ממותג וחתום מטעם הארגון.

מיפוי טופס PDF

1. לחצו "תבנית חדשה" ובחרו PDF, והעלו את קובץ ה-PDF (הוא נשמר בתיקיית התבניות בדרייב של הארגון).
2. במסך המיפוי, ה-PDF מוצג לצד רשימת השדות. גררו שדות מערכת אל מיקומם על גבי הטופס (למשל שם הלווה למקום המתאים), והגדירו אזורי חתימה בדיוק כמו בתבנית HTML.
3. לחצו "שמור". אם בעתיד תחליפו את קובץ ה-PDF, המיפויים הקיימים נשמרים וממשיכים לעבוד (אם מבנה הטופס השתנה מהותית, ייתכן שיהיה צורך לתקן ידנית).

מעקב וניהול המסמכים בתיק

באזור המסמכים של התיק רואים את כל המסמכים שהופקו ואת הסטטוס שלהם (ממתין / בבדיקה / חתום). לכל מסמך יש פעולות: תצוגה מקדימה של המסמך החתום, שליחה מחדש, העתקת קישור החתימה, עדכון סטטוס ידני, מחיקה והסתרה מהלקוח.

שאלות נפוצות

• מתי HTML ומתי מיפוי PDF? HTML - כשאתם מנסחים מסמך משלכם (חוזה/הצעת מחיר). מיפוי PDF - כשחייבים להשתמש בטופס קיים וקבוע.
• אפשר שכמה לווים יחתמו על אותו מסמך? כן - מגדירים אזור חתימה לכל לווה לפי מספר הלווה.
• שיניתי תבנית - מה עם מסמכים שכבר נשלחו או נחתמו? הם אינם מושפעים; השינוי חל רק על מסמכים שיופקו מעכשיו.
• איפה נשמר המסמך החתום? באחסון הענן ובמסמכי התיק, וזמין להורדה.
• איפה מגדירים את החתימה והחותמת של הארגון? בעיצוב ומיתוג הארגון.

המשך מכאן

לחתימה ולחותמת הארגון ראו עיצוב ומיתוג הארגון; לחתימת הלקוח ולממשק הלווה ראו ממשק הלווה; לשליחה אוטומטית של הודעה כשמסמך נחתם ראו תבניות הודעות ואוטומציות. למפת כל ההגדרות ראו הגדרות הארגון - מדריך התמצאות.