תבניות מסמכים, מיפוי וחתימות דיגיטליות

תבניות מסמכים, מיפוי וחתימות דיגיטליות

תבניות המסמכים מאפשרות להכין פעם אחת חוזים, הצעות מחיר ומכתבים - ואז להפיק מהם בלחיצה מסמך מוכן לכל תיק, ליד או לקוח, כשכל הפרטים מתמלאים אוטומטית, לשלוח אותו לחתימה דיגיטלית, ולקבל בחזרה מסמך חתום ושמור. מגיעים להגדרת התבניות מהגדרות הארגון ← תבניות מסמכים. מדריך זה מסביר את הכול: סוגי התבניות, המשתנים (השדות שמתמלאים לבד), מיפוי טופס PDF, ואיך עובדות החתימות מקצה לקצה.

התמונה הגדולה - מחזור החיים של מסמך

1. בונים תבנית פעם אחת (תבנית מסמך או מיפוי PDF), עם משתנים ואזורי חתימה.
2. בתוך תיק משכנתא, ליד או כרטיס לקוח, לוחצים "הפק מסמך" - הפרטים מתמלאים אוטומטית מנתוני הרשומה.
3. שולחים לחתימה ללקוח (קישור במייל / ממשק הלווה).
4. הלקוח חותם דיגיטלית, והמסמך החתום נשמר בתיק ובאחסון הענן.

שני סוגי תבניות

• תבנית מסמך (סטודיו) - מסמך שבונים ועורכים בתוך המערכת, כמו בוורד: מקלידים על דף A4, מעצבים מסרגל, ומשבצים משתנים. מתאימה לחוזים, הצעות מחיר, כתבי הסמכה ומכתבים שאתם מנסחים בעצמכם.
• מיפוי PDF - טופס PDF קיים (למשל טופס בנק או ממשלה) שמעלים, וממפים עליו את השדות שלכם. מתאים כשחייבים להשתמש בטופס מקורי קבוע.

יצירת תבנית - סטודיו המסמכים

לחצו "תבנית חדשה" ובחרו יצירת תבנית מסמך. נפתחת גלריית תבניות מוכנות: הסכם שכר טרחה, הצעת מחיר, כתב הסמכה ומכתב רשמי - כל אחת מעוצבת ומשובצת במשתנים. בוחרים אחת (ומקבלים עותק פרטי שאפשר לשנות כרצונכם) או מתחילים ממסמך ריק.

הנוסח המשפטי בתבניות המוכנות הוא דוגמה בלבד - יש להתאים אותו לצרכים שלכם ולהיוועץ בעורך דין.

הסטודיו נפתח על דף A4 ברוחב אמיתי: מה שרואים על המסך הוא מה שיצא בהדפסה. כותבים ישירות על הדף, ומעצבים מהסרגל העליון - גופן, גודל, מודגש/נטוי, צבע, יישור, רשימות, טבלאות ותמונות.

• קיצור מהיר: הקלדת / בכל מקום פותחת תפריט פקודות - הוספת משתנה, כותרת, טבלה, שדה חתימה, קו מפריד או מעבר עמוד.
• קווי חיתוך העמודים שמוצגים בעורך הם אומדן. החלוקה הסופית נקבעת בהפקת ה-PDF; מי שרוצה שליטה מוחלטת מוסיף מעבר עמוד מפורש.

משתנים - השדות שמתמלאים לבד

משתנה מופיע במסמך כתווית צבעונית (למשל "שם מלא של הלווה"), ובהפקה הוא מוחלף בערך האמיתי. שלוש דרכים להוסיף:

• מפאנל המשתנים בצד, שיש בו חיפוש בעברית וקבוצה של "בשימוש בתבנית זו".
• בהקלדת / ובחירה מהרשימה.
• מכפתור "משתנה" בסרגל.

המשתנה תמיד נכנס במקום שבו הסמן נמצא, והוא יחידה אחת - מחיקה מסירה אותו בשלמותו.

שדות התבנית: לערכים שאין להם מקור בנתוני המערכת (למשל "תוקף ההצעה" או סכום מיוחד) אפשר להגדיר שדה משלכם בתחתית פאנל המשתנים. השדה ייצג במסמך ויישאל בזמן ההפקה.

חשוב לדעת: משתנה שאין לו ערך נמחק מהמסמך, ושורה שכולה משתנים ריקים מושמטת כליל. כך לא נשארים חורים או סוגריים מסולסלים במסמך שמגיע ללקוח.

עיצוב המסמך

בלשונית "עיצוב" בפאנל הצד בוחרים ערכת עיצוב - מכתב רשמי, מודרני, קלאסי או מינימלי - ומכווננים מעליה גופן הגוף והכותרות, גודל בסיס, גובה שורה, צבע אקצנט וצפיפות (מרווח / מאוזן / קומפקטי). הצפיפות משפיעה ישירות על מספר העמודים. שינוי כאן משנה את המסמך כולו בבת אחת, במקום לעצב כל פסקה בנפרד.

בלשונית "עמוד" מגדירים גודל גיליון, כיוון, שוליים במילימטרים, לוגו הארגון ומיקומו, וכותרות רצות.

כותרת עליונה ותחתונה

הפעילו אותן בלשונית "עמוד", ואז לחצו על אזור הכותרת בגיליון כדי לערוך אותה - בדיוק כמו בוורד. הכותרת חוזרת בכל עמוד, ואפשר לשבץ בה משתנים וגם מספור עמודים אוטומטי ("מספר עמוד" ו"סך העמודים").

הכותרת יושבת בתוך השוליים, ולכן בשוליים צרים מדי היא עלולה להיחתך - המערכת מתריעה על כך.

שמירה, פרסום והיסטוריה

• שמירה אוטומטית: העבודה נשמרת מעצמה כטיוטה תוך כדי כתיבה. המחוון בראש המסך מציג את המצב.
• "שמירה ופרסום": רק לחיצה עליה הופכת את הטיוטה לגרסה הרשמית. עד אז, מי שמפיק מסמכים ממשיך לקבל את הגרסה הקודמת - אפשר לערוך בשקט בלי להשפיע על עבודה שוטפת. תבנית עם טיוטה שטרם פורסמה מסומנת ברשימה.
• היסטוריית גרסאות: כל פרסום נשמר. אפשר לעיין בגרסאות קודמות ולשחזר אחת מהן - השחזור נטען לעורך כטיוטה, וחל רק לאחר פרסום מחדש.

מומלץ לא למחוק תבנית שכבר בשימוש - עדיף לשכפל אותה, או פשוט לכבות את המתג "פעיל" כדי שתיעלם מבורר התבניות בהפקה.

עוזר הניסוח (AI)

כפתור "עוזר ניסוח" מנסח עבורכם מסמך שלם או קטע להוספה, ומשבץ בו משתנים מהמערכת. התוצאה מוצגת לאישור, ונכנסת למסמך רק בלחיצה מפורשת - בהוספה בסוף או בהחלפת כל התוכן. יש לקרוא ולהתאים את התוצאה, במיוחד בנוסח משפטי.

תצוגה מקדימה

כפתור "תצוגה מקדימה" מציג את המסמך כפי שיודפס. בראש החלון אפשר להחליף את מקור הנתונים: נתוני דוגמה (ברירת המחדל) או תיק, ליד או לקוח אמיתי - כך רואים את התבנית עם נתונים אמיתיים לפני שמפיקים ממנה. משתנים שאין להם ערך מסומנים בצהוב, עם רשימה מרוכזת של מה שחסר. מהחלון אפשר גם להוריד PDF.

משתנים ושדות - מה מתמלא אוטומטית

משתנה הוא מציין מקום שמוחלף בנתון האמיתי בעת הפקת המסמך. כותבים אותו בסוגריים מסולסלים, למשל {{file_number}}, והמערכת ממלאת אותו מנתוני התיק. בעורך יש בורר משתנים שמאפשר לבחור אותם מתוך רשימה מקובצת. אלה התחומים הזמינים:

• לווים - לכל לווה (ראשי, שני וכו'): שם פרטי, שם משפחה, תעודת זהות, טלפון, אימייל, כתובת ותאריך לידה. וכן שדות מרוכזים של כל הלווים יחד (שמות מלאים, תעודות זהות, טלפונים, כתובות).
• תיק המשכנתא - מספר תיק, שווי הנכס, כתובת הנכס, סכום המשכנתא, סוג המשכנתא, תאריך נדרש, ויתרת המשכנתא (במחזור).
• מערכת וארגון - תאריך נוכחי (וגם יום, חודש, שנה, שם החודש בעברית), שם הארגון, ח.פ/עוסק מורשה, כתובת הארגון, שם המשתמש המפיק, היועץ המטפל ותעודת הזהות שלו, מנהל הארגון ופרטיו, והחתימה שלי.
• גבייה ותשלומים - סך החיוב כולל ולפני מע"מ, יתרות פתוחות, פירוט סעיפי החיוב ותאריכיהם, סך ששולם ויתרה לתשלום.
• לקוח - שם מלא, תעודת זהות וכתובת.

אזורי חתימה - מי חותם והיכן

בתבנית מסמנים אזורי חתימה - המקומות שבהם יחתמו. לכל אזור מגדירים:

• תפקיד החותם - לווה, יועץ/סוכן, עד וכו'.
• מספר הלווה - לאיזה לווה שייך האזור: לווה 1 (הלווה הראשי), לווה 2 וכן הלאה, או ללא מספר (כל הלווים / חותם שאינו לווה).

בעת הפקת המסמך, האזורים משויכים אוטומטית לאנשים הנכונים: אזור של "לווה 1" יחתום על ידי הלווה הראשי בתיק, אזור "יועץ" יקבל את חתימת היועץ, וכן הלאה. כך אפשר ליצור מסמך שבו כמה לווים חותמים, כל אחד במקומו.

בתבנית מסמך של הסטודיו מוסיפים שדה חתימה מכפתור "חתימה" בסרגל, ובוחרים מי חותם - לקוח, יועץ, עד, ערב או לווה נוסף.

הפקת מסמך מתיק, מליד או מלקוח

בכל תיק משכנתא, ליד וכרטיס לקוח יש פעולה "הפק מסמך" (בתפריט הפעולות של התיק והליד, ובשורת הפעולות של כרטיס הלקוח). היא פותחת אשף בן שלושה צעדים:

1. בחירת תבנית מתוך התבניות הפעילות של הארגון.
2. מילוי ובקרה - שם המסמך, שדות התבנית שהגדרתם, ורשימה של משתנים שלא נמצא להם ערך. אפשר למלא אותם ידנית, או להשאיר - ואז הם יימחקו מהמסמך.
3. תצוגה והפקה - רואים את המסמך המוגמר, ובוחרים פעולה: הורדה, שמירה לתיק (הקובץ נשמר בתיקיית הדרייב של התיק ונרשם בהיסטוריית המסמכים), שליחה במייל עם המסמך מצורף, או שליחה לחתימה.

שימו לב: "שמירה לתיק" זמינה בתיק משכנתא בלבד, כי רק לו יש תיקיית דרייב. מליד ומלקוח מפיקים בהורדה או בשליחה במייל.

איך עובדות החתימות - מקצה לקצה

1. הפקת המסמך: בתוך התיק, באזור החתימות/מסמכים, לוחצים "הוסף מתבנית", בוחרים תבנית (אחת או כמה), נותנים כותרת, ומגדירים למי מיועד - כל הלווים או לווה מסוים. המערכת ממלאת את המשתנים מנתוני התיק, והמסמך נוצר בסטטוס ממתין לחתימה. מתבנית של הסטודיו אפשר גם ללחוץ "הפקת מסמך מתבנית" באותו מסך - ואז אזורי החתימה מזוהים אוטומטית ומוצבים מראש על המסמך, ונשאר רק לאשר את מיקומם.
2. שליחה לחתימה: שולחים ללקוח קישור לחתימה (במייל, ודרך ממשק הלווה). אפשר לשלוח כמה מסמכים יחד.
3. חתימת הלקוח: הלקוח פותח את הקישור, רואה את המסמך ואת אזורי החתימה המסומנים, וחותם - בציור חתימה על המסך או בהקלדה עם אימות - ושולח.
4. סטטוס ושמירה: הסטטוס מתעדכן (ממתין לחתימה ← בבדיקה ← חתום). המסמך החתום נשמר אוטומטית באחסון הענן ובמסמכי התיק, וניתן להורדה. כשכל החותמים חתמו אפשר אף להפעיל אוטומציה (האירוע "מסמכים נחתמו" בתבניות הודעות ואוטומציות).

החתימה הדיגיטלית נשמרת עם חותמת זמן ואימות, כך שהמסמך החתום אמין וניתן להוכחה.

חתימה וחותמת הארגון

חתימת הארגון והחותמת (שמגדירים בעיצוב ומיתוג הארגון), והחתימה האישית של היועץ, משובצות אוטומטית במסמך במקומות המתאימים (למשל באזור חתימת היועץ ובמשתנה "החתימה שלי"). כך כל מסמך יוצא ממותג וחתום מטעם הארגון.

מיפוי טופס PDF

1. לחצו "תבנית חדשה" ובחרו PDF, והעלו את קובץ ה-PDF (הוא נשמר בתיקיית התבניות בדרייב של הארגון).
2. במסך המיפוי, ה-PDF מוצג לצד רשימת השדות. גררו שדות מערכת אל מיקומם על גבי הטופס (למשל שם הלווה למקום המתאים), והגדירו אזורי חתימה בדיוק כמו בתבנית מסמך.
3. לחצו "שמור". אם בעתיד תחליפו את קובץ ה-PDF, המיפויים הקיימים נשמרים וממשיכים לעבוד (אם מבנה הטופס השתנה מהותית, ייתכן שיהיה צורך לתקן ידנית).

מעקב וניהול המסמכים בתיק

באזור המסמכים של התיק רואים את כל המסמכים שהופקו ואת הסטטוס שלהם (ממתין / בבדיקה / חתום). לכל מסמך יש פעולות: תצוגה מקדימה של המסמך החתום, שליחה מחדש, העתקת קישור החתימה, עדכון סטטוס ידני, מחיקה והסתרה מהלקוח.

שאלות נפוצות

• מתי תבנית מסמך ומתי מיפוי PDF? תבנית מסמך - כשאתם מנסחים מסמך משלכם (חוזה / הצעת מחיר / כתב הסמכה / מכתב). מיפוי PDF - כשחייבים להשתמש בטופס קיים וקבוע.
• ערכתי תבנית וזה לא משפיע - למה? העריכה נשמרת כטיוטה. עד לחיצה על "שמירה ופרסום", הפקת מסמכים ממשיכה להשתמש בגרסה הקודמת - וזה מכוון, כדי שאפשר יהיה לערוך בלי להפריע לעבודה השוטפת.
• למה שורה שלמה נעלמה מהמסמך? כשכל מה שהיה בשורה הוא משתנים שלא נמצא להם ערך, השורה מושמטת - כדי שלא יישאר רווח ריק או טקסט קטוע. שורה שיש בה גם טקסט קבוע נשארת.
• מה קרה למצב "בלוקים" הישן? הוא הוחלף בסטודיו. תבניות שנבנו בו מומרות אוטומטית בפתיחה הראשונה, והתוכן המקורי נשמר בהיסטוריית הגרסאות כדי שתמיד אפשר יהיה לחזור אליו.
• אפשר שכמה לווים יחתמו על אותו מסמך? כן - מגדירים אזור חתימה לכל לווה לפי מספר הלווה.
• שיניתי תבנית - מה עם מסמכים שכבר נשלחו או נחתמו? הם אינם מושפעים; השינוי חל רק על מסמכים שיופקו מעכשיו.
• איפה נשמר המסמך החתום? באחסון הענן ובמסמכי התיק, וזמין להורדה.
• איפה מגדירים את החתימה והחותמת של הארגון? בעיצוב ומיתוג הארגון.

המשך מכאן

לחתימה ולחותמת הארגון ראו עיצוב ומיתוג הארגון; לחתימת הלקוח ולממשק הלווה ראו ממשק הלווה; לשליחה אוטומטית של הודעה כשמסמך נחתם ראו תבניות הודעות ואוטומציות. למפת כל ההגדרות ראו הגדרות הארגון - מדריך התמצאות.