תבניות הודעות ואוטומציות
תבניות ההודעות הן הודעות מוכנות מראש (מייל ווואטסאפ) שאפשר לשלוח ידנית או אוטומטית כשמתרחש אירוע במערכת - כמו שינוי סטטוס תיק או שיוך ליד. כך כל לקוח מקבל עדכון מקצועי ואחיד בלי עבודה ידנית. מגדירים זאת בהגדרות הארגון ← קבוצת תקשורת ← לשונית תבניות הודעות, שבה שלוש לשוניות: תבניות אימייל, תבניות וואטסאפ ואוטומציות הודעות. שלושת השלבים: יוצרים תבנית, משלבים בה משתנים, ומשייכים אותה לפעולה (אירוע).
שלב 1 - יצירת תבנית
בלשונית תבניות אימייל (או תבניות וואטסאפ) - התבניות מחולקות לתבניות פנימיות (נשלחות לצוות) ותבניות ללקוחות.
- לחצו "הוסף תבנית חדשה" באזור המתאים (פנימיות / ללקוחות).
- הזינו שם התבנית (חובה). במייל הזינו גם נושא (תומך במשתנים).
- כתבו את גוף ההודעה: במייל יש עורך עשיר עם עיצוב (הדגשה, רשימות, קישורים); בוואטסאפ זהו טקסט פשוט.
- בחרו אילו קטגוריות משתנים יהיו זמינות בתבנית. אפשר לבחור תבנית מוכנה: תבנית פנימית (לצוות), תבנית ללקוח, מינימלי (כללי בלבד) או הכל.
- ודאו שהמתג "פעיל" דולק (רק תבנית פעילה זמינה לאוטומציות) ולחצו שמירה.
לעריכה לוחצים על התבנית ברשימה. אי אפשר למחוק תבנית מערכת, ולא תבנית שמשויכת לאוטומציה פעילה - מופיעה הודעה "התבנית משויכת לפעולה"; יש להסיר את השיוך קודם.
שלב 2 - משתנים שהופכים הודעה לאישית
משתנה הוא מציין מקום שמתמלא אוטומטית בנתון האמיתי בעת השליחה. בתוך העורך לוחצים על "הוסף משתנה" ובוחרים מהרשימה - המשתנה משובץ במקום הסמן (בצורת {{שם_המשתנה}}). המשתנים מקובצים לפי תחום:
- משתמש, משימה, ליד, תיק משכנתא, יועץ, זמן, קישורים, כללי, גישת לקוח, מסמכים, אבן דרך ולוח תשלומים.
דוגמאות נפוצות: שם הלקוח, מספר התיק, סטטוס התיק, שם היועץ והטלפון שלו, התאריך הנוכחי, שם הארגון, וקישורים (כמו קישור גישה ללקוח). אפשר לשלב משתנים גם בשורת הנושא במייל. הקטגוריות שבחרתם בתבנית קובעות אילו משתנים יוצעו בבורר.
שלב 3 - שיוך לפעולה (אוטומציות הודעות)
בלשונית אוטומציות הודעות מחברים תבנית לאירוע, כך שההודעה תישלח אוטומטית כשהאירוע קורה. ללשונית שני אזורים: הגדרות אירועים ולוג ביצועים. כל אירוע מוצג ככרטיס. האירועים הזמינים:
- לידים ותיקים: שיוך סוכן לליד, שיוך סוכן לתיק.
- משימות: שיוך משימה, תזכורת משימה (מועד יעד היום), משימה באיחור.
- תיק ולקוח: שינוי סטטוס תיק, השלמת תיק, לינק גישה ללקוח, שינוי סטטוס מסמך, מסמכים נחתמו.
- אבני דרך: תאריך יעד אבן דרך, אבן דרך באיחור, השלמת אבן דרך.
להגדרת אוטומציה:
- בכרטיס האירוע לחצו "ערוצים". הפעילו מייל ו/או וואטסאפ, ולכל ערוץ בחרו תבנית ("בחר תבנית מייל" / "בחר תבנית WhatsApp"). חובה ערוץ אחד לפחות עם תבנית.
- לאירוע שינוי סטטוס תיק אפשר ללחוץ "כללים" ולהגדיר תבנית שונה לכל סטטוס - למשל הודעה אחרת כשהתיק עובר ל"בחתימה".
- לאירוע מסמכים נחתמו מגדירים ב"כללים" את הנמענים (כל הלווים / לווה ראשי / מיילים מותאמים), עיכוב בשליחה, ואם לצרף את המסמכים החתומים.
- הפעילו את המתג הראשי של הכרטיס. הסטטוס יעבור ל"פעילה" (אפשר להפעיל רק כשיש ערוץ עם תבנית תקינה).
באזור לוג ביצועים רואים את ההודעות האוטומטיות האחרונות שנשלחו, הנמען, התבנית, והאם הצליחו.
דוגמה לשימוש מקצה לקצה
רוצים שכל לקוח יקבל וואטסאפ כשתיקו עובר ל"בחתימה": (1) בלשונית תבניות וואטסאפ יוצרים תבנית ללקוח עם המשתנים המתאימים (שם הלקוח, מספר תיק, קישור). (2) בלשונית אוטומציות הודעות פותחים את כרטיס שינוי סטטוס תיק, ב"ערוצים" מפעילים וואטסאפ ובוחרים את התבנית, וב"כללים" מגדירים אותה לסטטוס "בחתימה". (3) מפעילים את המתג. מעכשיו זה קורה אוטומטית בכל תיק.
המשך מכאן
לחיבור הערוצים שדרכם נשלחות ההודעות ראו הודעות - וואטסאפ ו-SMS והגדרת חיבור המייל. הודעת "מסמכים נחתמו" קשורה לתבניות מסמכים וחתימות, וסטטוסי התיק נקבעים בהגדרת אבני דרך וסטטוסים. לאוטומציות כלליות (לא הודעות) ראו אוטומציות.