השיתוף החיצוני מאפשר ליועצים שלכם לשתף תיקים ולידים עם משתמשים מארגונים אחרים, ולהעביר תיקים לבעלות ארגון אחר. הוא כבוי כברירת מחדל, ומנהל הארגון מפעיל אותו ומגדיר את הכללים. המדריך מסביר כל הגדרה, את ההרשאות, ואת המסך שמרכז את כל השיתופים של הארגון.
תקציר
- איפה: הגדרות הארגון ← אנשים וצוותים ← "שיתוף חיצוני".
- חמישה קטעים: כללי, שיתוף יוצא, העברות, שיתוף נכנס, שיתופים פעילים.
- מי משנה: רק מנהל הארגון שומר שינויים במדיניות.
- הרשאות: כל יועץ משתף כברירת מחדל תיקים ולידים שהוא עורך. העברה, קבלת העברות וניהול השיתופים שמורים למנהלים.
דוגמאות לשימוש
דוגמה 1 - הפעלה זהירה: מפעילים את השיתוף, מקטינים את התוקף המקסימלי ל-90 יום, ומסמנים "רכיבים רגישים מאוד רק באישור מנהל". כך יועצים משתפים לבד חלקים תפעוליים, כמו משימות ואבני דרך, ושיתוף של מסמכים או פרטים אישיים עובר דרך מנהל.
דוגמה 2 - סיום עבודה עם פרילנסר: הקשר עם פרילנסר הסתיים. ב"שיתופים פעילים" מוצאים שורה שלו, ובתפריט "⋯" בוחרים "ביטול כל השיתופים של...". הגישה שלו נחסמת מיד בכל התיקים והלידים.
הסבר מפורט
מי רואה את המסך ומי יכול לשנות?
הלשונית "שיתוף חיצוני" מופיעה למי שיש לו הרשאת ניהול שיתופים. שמירת המדיניות שמורה למנהל הארגון. מי שמנהל שיתופים ואינו מנהל ארגון רואה את ההודעה שרק מנהל ארגון יכול לשנות את המדיניות, ויכול לנהל את השיתופים הפעילים.
כל הקטעים סגורים כשנכנסים. לוחצים על קטע כדי לפתוח אותו. אחרי שינוי מופיע פס "יש שינויים שלא נשמרו", עם "שמירה" ו"ביטול השינויים".
כללי: הפעלה וכיבוי
"הפעלת שיתוף חיצוני". כשהיא כבויה, אף אחד בארגון לא יכול לשתף או להעביר, והשיתופים היוצאים הקיימים מוקפאים: השותפים לא נכנסים, אבל השיתופים לא נמחקים, וחוזרים כשמפעילים שוב. גם הרשאות שניתנו לשותפים בתיקיית הדרייב מוסרות בזמן ההקפאה.
הכיבוי משפיע על מה שהארגון שלכם משתף. הוא לא חוסם קבלה של שיתופים והעברות מארגונים אחרים. לזה יש את הקטע "שיתוף נכנס".
שיתוף יוצא: אילו כללים אפשר לקבוע?
- סוגי שיתוף מותרים - "צפייה בלבד" ו/או "עבודה משותפת". ברירת מחדל: שניהם. צריך לפחות אחד.
- תוקף מקסימלי (ימים) - בין 1 ל-365. ברירת מחדל: 365. יועצים יכולים להאריך שיתוף עד התקרה הזו.
- לאפשר "עד סגירת התיק" - שיתוף שנמשך עד שהתיק נסגר, ולא יותר מהתוקף המקסימלי. ברירת מחדל: מופעל.
- לאפשר שיתוף תיקיית המסמכים בדרייב - מופעל כברירת מחדל. גישה דרך הדרייב לא נרשמת ביומן של banta, וקבצים שהורדו נשארים אצל הנמען.
- שיתוף דרייב למנהלים בלבד - מופעל כברירת מחדל. רק מנהלי ארגון יראו את אפשרות הדרייב בחלון השיתוף.
- רכיבים רגישים מאוד רק באישור מנהל - כבוי כברירת מחדל. כשהוא מופעל, רק מנהל ארגון יכול לשתף רכיב רגיש מאוד: פרטים אישיים, מסמכים, נתונים פיננסיים, חתם, תקשורת או שיחות. יועץ שאינו מנהל יראה את הרכיבים האלה מושבתים בחלון השיתוף.
- רכיבים חסומים לשיתוף - רכיב מסומן לא יוצע לשיתוף באף תיק או ליד בארגון. יש רשימה לתיק משכנתא ורשימה לליד. ברירת מחדל: אין רכיבים חסומים.
חיובים ותשלומים, פורטל הלקוח, מקור ההפניה, והצעת המחיר בליד, לא ניתנים לשיתוף בכל מקרה, ולכן הם לא ברשימה.
העברות
"לאפשר העברה יוצאת" - מופעל כברירת מחדל, אבל פועל רק כשגם השיתוף החיצוני מופעל. גם אז, רק מי שיש לו הרשאת העברה יכול לשלוח בקשת העברה. ההעברה סופית אחרי שהארגון המקבל מאשר. ראו העברת תיק או ליד לבעלות ארגון אחר.
שיתוף נכנס
- שיתופים מארגונים אחרים - "מכל ארגון" (ברירת מחדל) או "לא מקבלים".
- העברות מארגונים אחרים - "מכל ארגון, באישור מנהל" (ברירת מחדל) או "לא מקבלים". "באישור מנהל" פירושו: מי שיש לו הרשאת קבלת העברות.
כש"לא מקבלים", חבר בארגון שמנסה לאשר שיתוף או העברה מקבל את ההודעה "הארגון שלך לא מקבל שיתופים או העברות מבחוץ".
אילו הרשאות קשורות לשיתוף?
בדיאלוג התפקידים, תחת הקטגוריה "שיתוף והעברה לארגונים אחרים", יש חמש הרשאות:
- שיתוף תיקים שיש למשתמש הרשאת עריכה בהם (צפייה ועבודה משותפת) - מנהל, ראש צוות ומשתמש.
- שיתוף לידים שיש למשתמש הרשאת עריכה בהם - מנהל, ראש צוות ומשתמש.
- העברת תיק או ליד לבעלות ארגון אחר - מנהל בלבד.
- אישור העברה נכנסת ומיפוי שלה - מנהל בלבד.
- ניהול כל השיתופים של הארגון, ביטול כל שיתוף, והגדרות השיתוף החיצוני - מנהל בלבד.
שימו לב: תפקיד שהותאמו לו הרשאות ידנית לא מקבל את ההרשאות האלה אוטומטית. אם יועצים בתפקיד כזה לא רואים את הכפתור "שיתוף", צריך להוסיף להם את ההרשאה בדיאלוג התפקידים. ראו ניהול משתמשים, תפקידים והרשאות.
מה יש במסך "שיתופים פעילים"?
הקטע האחרון מרכז את כל השיתופים וההעברות של הארגון, בשלוש רשימות:
- שיתופים יוצאים - כל מה שהארגון שיתף עם משתמשים מבחוץ. מסננים לפי מצב: פעילים וממתינים (ברירת מחדל), פעילים, ממתינים לאישור, פגי תוקף, בוטלו, הסתיימו, הכל. העמודות: תיק או ליד, נמען, סוג, היקף, מצב ותוקף. בכל שורה: "ביטול גישה" או "ביטול הזמנה", ובתפריט "⋯": מעבר לתיק או לליד, ו"ביטול כל השיתופים של...". כל ביטול מאושר בתוך השורה, והגישה נחסמת מיד.
- שיתופים נכנסים - כמה שיתופים פעילים יש לכל חבר בארגון שלכם, ומאיזה ארגון. רק מספרים, בלי התוכן.
- העברות יוצאות - 90 הימים האחרונים, והעברות שעדיין פתוחות: תיק או ליד, אל מי, מצב, מה נשאר אצלכם (שחרור מלא או עותק), ומתי נשלחה. בזמן העתקה מופיע פס התקדמות. העתקה שנתקעה, או העברה שהסתיימה עם קבצים שלא הועתקו, מציגות "ניסיון חוזר".
שיתוף חדש לא נוצר כאן, אלא מתוך התיק או הליד, בכפתור "שיתוף" שבכותרת. ביטול בקשת העברה נעשה מ"ניהול השיתופים" של התיק.
שאלות נפוצות
הפעלתי את השיתוף, ויועץ עדיין לא רואה את הכפתור "שיתוף". למה?
בדקו שיש לו הרשאת עריכה בתיק, ושיש לתפקיד שלו את הרשאת שיתוף התיקים (או הלידים). בתפקיד עם הרשאות מותאמות צריך להוסיף אותה ידנית.
אפשר לאפשר שיתוף רק למנהלים?
כן. מסירים את הרשאות שיתוף התיקים והלידים מתפקידי היועצים וראשי הצוותים, ומשאירים אותן אצל המנהלים.
כיביתי את השיתוף. השותפים איבדו את מה ששיתפנו?
השיתופים מוקפאים ולא נמחקים. כשמפעילים שוב, הגישה חוזרת, כל עוד השיתוף לא פג בינתיים.
יועץ עזב את הארגון. מה קורה לשיתופים שהוא יצר?
השיתופים שייכים לארגון ולא ליועץ, ולכן הם ממשיכים. מנהלי הארגון רואים אותם ב"שיתופים פעילים" ויכולים לבטל אותם.
חבר בארגון שלי קיבל שיתוף מבחוץ. אני רואה את התיק?
לא. שיתוף נכנס הוא אישי. ב"שיתופים נכנסים" רואים רק כמה שיתופים יש לו, ומאיזה ארגון.