העברה מעבירה תיק משכנתא או ליד לבעלות של ארגון אחר. בניגוד לשיתוף, היא לא נותנת גישה אלא מעבירה את התיק עצמו: הנתונים וההיסטוריה עוברים לארגון המקבל, והמסמכים מועתקים לדרייב שלו. אחרי שהארגון המקבל מאשר, ההעברה סופית.

המדריך מתאר את שני הצדדים: מי ששולח את התיק, ומי שמקבל אותו.

תקציר

  • השולח: "שיתוף" בכותרת התיק ← "העברת התיק" ← בוחר מה להשמיט ומה נשאר אצלו (שחרור מלא או עותק) ← "שליחת בקשת העברה".
  • המקבל: פותח את הקישור מהמייל ← מתחבר לחשבון של הארגון שלו ← מוסמך בארגון בוחר סטטוס, יועץ מטפל וכרטיסי לקוח ← "קבלת התיק".
  • הנתונים עוברים בפעולה אחת, והמסמכים מועתקים ברקע. אפשר לעבוד על התיק כבר בזמן ההעתקה.
  • חיובים ותשלומים נשארים אצל השולח. קישורי פורטל, הודעות מתוזמנות ושיתופים קיימים מבוטלים.
  • אין ביטול להעברה שהושלמה. כדי להחזיר תיק צריך העברה חדשה בכיוון ההפוך.

דוגמאות לשימוש

דוגמה 1 - לקוח עובר ליועץ אחר: הלקוח מבקש לעבור למשרד אחר. בתיק בוחרים "העברת התיק", מזינים את המייל של היועץ החדש, ובוחרים "עותק" בסטטוס "בוטל". אחרי האישור התיק עובר אליו, ואצלכם נשאר עותק עם החיובים והתשלומים לתיעוד.

דוגמה 2 - הפניית ליד: ליד שלא מתאים לכם, ואתם רוצים להפנות אותו למשרד אחר. בליד בוחרים "העברת הליד" עם "שחרור מלא". אחרי האישור הליד יוצא מהארגון שלכם, ונשארת אצלכם רק רשומת העברה.

צד השולח: בקשת העברה

מי יכול להעביר?

העברה זמינה למי שיש לו הרשאת העברה, כברירת מחדל מנהלי הארגון בלבד, ורק כשהשיתוף החיצוני והעברות יוצאות מופעלים בהגדרות שיתוף חיצוני. בחלון השיתוף מופיע אז הכרטיס "העברת התיק" (או "העברת הליד").

איך שולחים בקשת העברה?

  1. בכותרת התיק או הליד לוחצים "שיתוף".
  2. למי: כתובת המייל של מי שיקבל את התיק בארגון השני.
  3. סוג השיתוף: "העברת התיק". מתחתיו מופיעה תזכורת שאחרי האישור ההעברה סופית.
  4. מה עובר: התיק עובר שלם. אפשר להשמיט שלושה רכיבים בלבד: הערות פנימיות, היסטוריית תקשורת והקלטות שיחות. כולם מסומנים כברירת מחדל.
  5. מה נשאר אצלכם: "שחרור מלא" או "עותק" (פירוט למטה). בעותק בוחרים גם את הסטטוס של העותק. אפשר להוסיף הודעה לארגון המקבל, עד 500 תווים.
  6. סיכום: משפט שמסכם את ההעברה, ולחיצה על "שליחת בקשת העברה".

הנמען מקבל מייל "שמכם מהארגון מבקש/ת להעביר אליך את התיק", עם כפתור "לצפייה בבקשת ההעברה". ההזמנה בתוקף 14 יום. מנהלי השיתוף האחרים בארגון שלכם מקבלים התראה על הבקשה.

עד שההעברה מתחילה בפועל, ממשיכים לעבוד על התיק כרגיל.

מה ההבדל בין שחרור מלא לעותק?

  • שחרור מלא - התיק יוצא מהארגון שלכם. נשארת רשומת העברה: מספר, שמות, תאריך ונמען. אחרי שכל המסמכים הועתקו ונבדקו, תיקיית הדרייב של התיק נשלחת לסל המחזור (היא נשארת אצלכם אם משהו אחר בארגון עדיין מפנה לקובץ ממנה). שחרור מלא אפשרי רק בתיק שלא נרשמו בו חיובים או תשלומים, גם לא כאלה שבוטלו.
  • עותק - הבעלות עוברת, ואצלכם נוצר תיק חדש בסטטוס שבחרתם. בעותק: פרטי התיק, הלווים (מקושרים לאותם כרטיסי לקוח), אנשי הקשר, ההכנסות וחשבונות הבנק, החיובים והתשלומים, ותיקיית הדרייב המקורית, שלא נמחקת. בעותק מופיעה הערה "עותק של תיק שהועבר".

מה בודקת הבדיקה המקדימה?

בשלב "מה נשאר אצלכם" המערכת בודקת אם אפשר להעביר. מה חוסם:

  • התיק לא זמין (למשל נמחק).
  • יש כבר העברה פתוחה לתיק.
  • לתיק יש חיובים ותשלומים, ונבחר שחרור מלא. הכפתור 'מעבר לאפשרות "עותק"' פותר את זה.
  • סריקת מסמך רצה עכשיו. מנסים שוב בעוד כמה דקות.
  • בליד: הליד כבר הומר לתיק. מעבירים את התיק.

מה רק מזהירים: הודעות מתוזמנות יבוטלו, קישורי הפורטל של הלווים יבוטלו, ושיתופים קיימים של התיק יסתיימו.

איך עוקבים אחרי בקשה שנשלחה?

ב"ניהול השיתופים" של התיק מופיע כרטיס "בקשה להעביר את התיק ל-...". עד האישור מוצגת שם כתובת המייל, ושם הארגון המקבל מופיע רק אחרי שאישרו. כל עוד הבקשה ממתינה:

  • "שליחה מחדש" - שולחת מייל חדש עם קישור חדש. הקישור הקודם מפסיק לעבוד. עד 5 שליחות, פעם בשתי דקות.
  • "ביטול בקשת ההעברה" - הקישור שנשלח מפסיק לעבוד, והתיק נשאר אצלכם. אפשר לבטל רק עד שהארגון המקבל אישר.

מנהלי הארגון רואים את כל ההעברות היוצאות במסך "שיתופים פעילים" שבהגדרות השיתוף החיצוני. בזמן ההעתקה מוצג שם פס התקדמות, ואם ההעתקה נתקעה יש שם "ניסיון חוזר".

צד המקבל: אישור העברה

מה צריך כדי לקבל העברה?

  • חשבון banta של ארגון עם מנוי פעיל. חשבון שותף חינמי לא יכול לקבל העברות.
  • הרשאת קבלת העברות, כברירת מחדל למנהלי הארגון. מי שקיבל את המייל בלי ההרשאה יכול לראות את הבקשה ולדחות אותה, ומוסמך בארגון מאשר.
  • מומלץ מאוד: דרייב מחובר לארגון לפני האישור (ראו "מסמכים" בהמשך).

איך פותחים את הבקשה?

  1. במייל לוחצים "לצפייה בבקשת ההעברה".
  2. מתחברים לחשבון של הארגון, עם הכתובת שאליה נשלחה ההזמנה. הקישור מוכיח שהכתובת שלכם, וקובע לאיזה ארגון ההעברה מגיעה. עד שהוא נפתח, אף אחד אצלכם לא רואה את פרטי התיק.
  3. אחרי שהקישור נפתח, כל המוסמכים לקבלת העברות בארגון מקבלים התראה ורואים את הבקשה ב"שותפו איתי", תחת "העברות".

מה ממפים לפני הקבלה?

  • סטטוס (חובה) - המערכת מציעה את הסטטוס אצלכם שתואם לסטטוס אצל השולח, ואפשר לשנות. הסטטוס קובע מאיזו אבן דרך התיק מתחיל אצלכם.
  • יועץ מטפל (חובה) - כל משתמש פעיל בארגון. ברירת המחדל היא מי שמאשר. המשימות הפתוחות עוברות אליו, והוא מקבל התראה כשהתיק מגיע.
  • אבני דרך - התיק מתחיל מתבנית אבני הדרך שלכם, לפי הסטטוס שבחרתם. אבני הדרך של השולח לא עוברות. מסומן כברירת מחדל: "לשמור סיכום של אבני הדרך מהמקור כהערה".
  • לווים וכרטיסי לקוח - לווה שכבר יש לו אצלכם כרטיס עם אותה ת.ז. מקושר אליו, והפרטים בכרטיס הקיים לא משתנים. לווה בלי כרטיס מקבל כרטיס חדש. שני לווים לא יכולים להגיע לאותו כרטיס.
  • אנשי קשר בתיק - "לייבא לאנשי הקשר שלכם" (מי שכבר קיים אצלכם לפי טלפון או מייל יקושר ולא ישוכפל), או "לא לייבא".
  • מסמכים - כמה מסמכים יועתקו לתיקייה חדשה בדרייב שלכם.

בצד המסך מופיע מה מגיע עם התיק ומה לא. לוחצים "קבלת התיק" (או "קבלת הליד"), או "דחייה", שמבקשת אישור. אחרי דחייה התיק נשאר אצל השולח והוא מקבל הודעה, ואי אפשר לבטל את הדחייה.

מה עובר, מה מועתק ומה נשאר

מה עובר לארגון המקבל?

  • פרטי התיק, הלווים, הכנסות, התחייבויות והון עצמי, נכס ועסקה, מחשבון ותמהילים, הגשות לבנקים ואישורים עקרוניים, ממצאי החתם, דרישות המסמכים, לוח התשלומים וציר הזמן.
  • משימות - כולן. הפתוחות משויכות ליועץ המטפל החדש.
  • הערות (אם לא הושמטו). מי שכתב אותן אצל השולח מוצג בשמו, עם הסימון "(לשעבר)".
  • אירועי יומן של התיק.
  • התיק מקבל מספר חדש לפי המספור שלכם. בציר הזמן נרשם "התקבל בהעברה מ... (מספר אצלם: ...)".

מה מועתק ומה מומר?

  • מסמכים - מועתקים ברקע לתיקייה חדשה בדרייב של המקבל, לפי מבנה התיקיות שלו. כל קובץ נבדק מול המקור. קובצי Google Docs, Sheets ו-Slides נשמרים כ-Word, Excel ו-PowerPoint.
  • כרטיסי לקוח - לא עוברים. אצל המקבל מקשרים לכרטיס קיים או יוצרים חדש. הכרטיס אצל השולח נשאר.
  • היסטוריית מייל ווואטסאפ (אם לא הושמטה) - מגיעה כהערות ארכיון נעולות: "ארכיון מייל: נושא" ו"ארכיון וואטסאפ: שם". השיחה החיה נשארת בערוצים של השולח, והודעות חדשות מהלקוח ימשיכו להגיע אליו.
  • אבני דרך - לא עוברות כמבנה. התיק מתחיל מהתבנית של המקבל, ואם סומן, נוספת הערת סיכום "אבני הדרך אצל הארגון המעביר".
  • הקלטות שיחות - הקלטה שמקושרת רק לתיק הזה עוברת, עם הסיכום והתמלול, אם לא הושמטה. הקלטה שקשורה גם לליד או לתיק אחר אצל השולח נשארת אצלו, ואצל המקבל נכתבת הערה עם סיכום השיחה.
  • תגיות - מותאמות לפי שם לתגית קיימת אצל המקבל. תגית שאין לה התאמה לא עוברת.

מה מבוטל או נמחק?

  • קישורי פורטל הלקוח ומצגות ללקוח. המקבל מנפיק חדשים.
  • הודעות מתוזמנות ורצפי מעקב.
  • תזכורות על התיק ועל המשימות. המשימות עצמן עוברות, את התזכורות מגדירים מחדש.
  • עוקבים, קישורים לתיקים אחרים, וטיוטות מייל.
  • שיתופים קיימים של התיק. השותפים מקבלים התראה שהגישה הסתיימה.
  • סנכרונים חיצוניים של השולח, כמו SMART NPV ואנשי הקשר בגוגל.

מה נשאר אצל השולח?

חיובים, תשלומים וקבלות (בעותק הם עוברים לעותק), יומני הפעולות של הארגון, והסכמות השיווק של הליד. מה עוד נשאר תלוי באפשרות שנבחרה: שחרור מלא או עותק.

אחרי האישור: מעקב והתקדמות

מסך ההעברה מראה חמישה שלבים: העברת הנתונים, יצירת תיקייה בדרייב, איסוף רשימת המסמכים, העתקת מסמכים ("X מתוך Y"), וסיום. המסך מתעדכן מעצמו. אפשר לסגור אותו, וההעברה ממשיכה ברקע.

  • הנתונים עוברים ראשונים, בפעולה אחת: הכל עובר יחד, וכישלון מחזיר הכל אחורה. ברגע שהם עברו מופיע מספר התיק החדש, וכפתור "פתיחת התיק". אפשר להתחיל לעבוד והמסמכים ממשיכים להגיע.
  • "העתקת המסמכים נתקעה" - המערכת הפסיקה לנסות אחרי כמה כישלונות. הנתונים כבר אצל המקבל. בודקים שהדרייב מחובר בשני הארגונים, ולוחצים "ניסיון חוזר". ניסיון חוזר זמין למקבל ולמנהלי השיתוף אצל השולח.
  • "חלק מהמסמכים לא הועתקו" - הנתונים עברו במלואם. בודקים בלשונית המסמכים מה חסר, לוחצים "ניסיון חוזר", או מבקשים מהשולח את הקבצים.
  • "ההעברה לא בוצעה" - שום דבר לא השתנה, והתיק נשאר אצל השולח. כדי לנסות שוב, השולח שולח בקשת העברה חדשה.
  • סריקת מסמך שרצה בתיק ברגע הביצוע לא מכשילה את ההעברה מיד: המערכת מנסה שוב כל כמה דקות, ומוותרת רק אחרי שלוש שעות.

בסיום, מי שאישר, היועץ המטפל החדש ומי שביקש את ההעברה מקבלים התראה "ההעברה הושלמה".

מה שונה בהעברת ליד?

  • בסטטוס בוחרים אחד מארבעה סטטוסים קבועים (חדש, נוצר קשר, מתאים, לא רלוונטי) או "סטטוס מותאם" בטקסט חופשי.
  • הליד מקבל מספר חדש, ומקור הליד אצל המקבל מציין שהוא הועבר מהארגון השולח.
  • הסכמות השיווק לא עוברות. הן ניתנו לארגון השולח.
  • הצעת המחיר לא עוברת: בשחרור מלא היא נמחקת, ובעותק היא נשארת בעותק.
  • מסמכים שנדרשו בליד עוברים יחד איתו ומותאמים להגדרות המסמכים של הארגון המקבל: כל דרישה משויכת למסמך עם אותו שם ברשימת המסמכים שלו (ואם יש כמה מסמכים באותו שם - לפי שם הקטגוריה). דרישה שאין לה מסמך מתאים נשארת כדרישה מותאמת בקטגוריה בשם זהה או ב"כללי" - היא לא נמחקת ולא משויכת לסוג אחר. כך, כשהליד יהפוך לתיק אצל המקבל, התיק מזהה את מה שכבר התקבל ולא מבקש אותו שוב.

שאלות נפוצות

אפשר לבטל העברה?

השולח יכול לבטל רק כל עוד הבקשה ממתינה. אחרי שהארגון המקבל אישר, ההעברה סופית. כדי להחזיר את התיק צריך העברה חדשה בכיוון ההפוך, באישור הצד השני.

הלווים מקבלים הודעה על ההעברה?

לא. banta לא שולחת ללווים הודעה על ההעברה, ובזמן ההעברה ההודעות האוטומטיות ללקוח מושתקות. עדכון הלקוח באחריות הארגונים.

לארגון המקבל אין דרייב מחובר. מה יקרה?

מסך הקבלה מזהיר על כך. הנתונים יעברו, אבל המסמכים לא יועתקו, וחיבור הדרייב מאוחר יותר לא מעתיק אותם בדיעבד. לכן כדאי לחבר את הדרייב לפני שלוחצים "קבלת התיק".

למה אי אפשר לבחור "שחרור מלא"?

בתיק נרשמו חיובים או תשלומים. הם נשארים אצל השולח, ולכן צריך עותק שיחזיק אותם.

קיבלתי את המייל אבל כתוב "נדרש אישור של מוסמך בארגון".

אין לכם הרשאת קבלת העברות. מי שמוסמך בארגון רואה את הבקשה ב"שותפו איתי", ממפה ומאשר. אתם יכולים לדחות אותה אם היא לא רלוונטית.

מה קורה לשיתופים שהיו על התיק?

הם מסתיימים ברגע ההעברה. הבעלים החדש מחליט אם לשתף מחדש.

המשך מכאן