תיק שעובר לסטטוס "מושהה" לא נעלם מהתמונה: כבר בזמן ההשהיה קובעים מתי הוא חוזר לעבודה ולאיזה סטטוס. החזרה קורית לבד, בתאריך שבחרתם (ב-08:00 בבוקר), או מוקדם יותר - ברגע שהלקוח שולח מייל שמשויך לתיק. מה שקורה קודם קובע. משימת המעקב נקבעת לאותו יום, ואת החזרה אפשר לשנות או לבטל בכל רגע מתוך התיק.
דוגמאות
דוגמה 1 - ממתינים למסמכים: הלקוח צריך להשיג אישור מהמעסיק. אתם משהים את התיק, בוחרים סיבה "ממתין למסמכים / ללקוח", והחזרה נקבעת לבעוד שבוע. אחרי יומיים הלקוח שולח את האישור במייל - התיק חוזר מיד ל"בטיפול", אתם מקבלים התראה, ומשימת המעקב עוברת להיום.
דוגמה 2 - טיימינג: הלקוח החליט לחכות חצי שנה עם הרכישה. אתם משהים, בוחרים "6 חודשים" ו"לסטטוס: הסטטוס הקודם". בבוקר של היום שנקבע התיק מופיע בבוקר טוב תחת "חוזרים היום מהשהיה", וב-08:00 הוא חוזר לסטטוס שבו היה לפני ההשהיה.
איך קובעים חזרה כשמשהים תיק?
כשמעבירים תיק לסטטוס "מושהה" (מכותרת התיק, מרשימת התיקים או ממעבר סטטוס בסיום אבני דרך) נפתח החלון "השהיית התיק". מלבד הסיבה והפירוט יש בו מקטע "החזרה אוטומטית לעבודה", שמופעל כברירת מחדל:
- בתאריך - בוחרים שבוע, שבועיים, חודש, 3 חודשים או 6 חודשים, או "אחר…": מספר ימים, שבועות או חודשים, או תאריך מדויק מהלוח. מתחת מוצג התאריך שיצא, כמה ימים נשארו, והשעה 08:00. תאריך שנופל בשישי או בשבת זז ליום ראשון (חוץ מתאריך שבחרתם במפורש בלוח). אפשר לקבוע ממחר ועד 24 חודשים קדימה.
- או מוקדם יותר - כשהלקוח שולח מייל שמשויך לתיק - מסומן כברירת מחדל. אפשר גם לבטל את התאריך ולהשאיר רק את המייל, אבל אז התיק עלול להישאר מושהה ללא הגבלה.
- לסטטוס - ברירת המחדל היא "הסטטוס הקודם", הסטטוס שבו התיק היה לפני ההשהיה. אפשר לבחור כל סטטוס אחר.
הסיבה שבוחרים קובעת את תאריך ברירת המחדל, כל עוד לא שיניתם אותו בעצמכם: "ממתין למסמכים" - שבוע, "ממתין להחלטת בנק" - שבועיים, "ממתין לנכס" ו"טיימינג" - חודש. בתחתית החלון מופיע משפט אחד שמסכם מה יקרה, למשל: "ב-09/12/2026 ב-08:00, או כשהלקוח יכתוב לפני כן, התיק יחזור ל'בטיפול'".
מה קורה לתזכורת?
ברגע שקובעים חזרה בתאריך, משימת המעקב נדלקת לבד ותאריך היעד שלה הוא יום החזרה. כל עוד לא שיניתם את תאריך המשימה, היא מסונכרנת לתאריך החזרה: אם תזיזו את החזרה, גם המשימה והתזכורות שלה יזוזו. שינוי ידני של תאריך המשימה מנתק את הסנכרון, ואפשר לחבר אותו מחדש בלחיצה על "סנכרן שוב". אם הלקוח כתב לפני התאריך, המשימה מוקדמת להיום, והתזכורות העתידיות שלה מתבטלות - ההתראה על החזרה מחליפה אותן.
איזה מייל מחזיר את התיק?
- מייל נכנס שמשויך לתיק עצמו (שרשור שמקושר לתיק, לא רק הצעת שיוך). גם שרשור שתשייכו לתיק מאוחר יותר נבדק.
- שנשלח מכתובת המייל של אחד הלווים בתיק. מייל מהבנק, מעורך הדין או מכתובת אחרת של הלקוח לא מחזיר את התיק.
- שנשלח אחרי שהחזרה נקבעה. מענה אוטומטי (כמו "מחוץ למשרד") לא נספר.
המייל הראשון שעומד בתנאים מחזיר את התיק, תוך חמש דקות לכל היותר.
סגירה אוטומטית - "אם לא חזר עד…"
ברשימת הסטטוסים מופיעים גם "הושלם" ו"בוטל" עם הסימון "(סגירה אוטומטית)". כך קובעים, למשל, שאם התיק לא חזר לעבודה עד תאריך מסוים - הוא ייסגר כ"בוטל". סגירה כזו קורית רק בתאריך, ולכן אפשרות המייל מושבתת כשבוחרים סטטוס סוגר.
מה קורה כשהתיק חוזר?
החזרה היא שינוי סטטוס רגיל, בדיוק כמו שינוי ידני: אם בארגון מוגדרים מייל סטטוס ללקוח או אוטומציות לסטטוס היעד, הם יופעלו. גם אבני הדרך של הסטטוס החדש נוצרות, ותיקיית ה-Drive עוברת לתיקיית הסטטוס. בציר הזמן נרשם "הסטטוס הוחזר אוטומטית", עם מה שהחזיר את התיק (הגיע מייל מהלקוח, או תאריך החזרה שנקבע), ובדוח אובדן והחזרה התיק נספר כ"הוחזר".
על החזרה מקבלים התראה האחראי על התיק ומי שקבע את החזרה:
- חזרה בתאריך - מופיעה בבוקר טוב תחת "חוזרים היום מהשהיה", עם הסטטוס שאליו התיק חוזר, כמה זמן היה מושהה ולמה. מי שלא מרכז התראות בבוקר טוב מקבל גם התראה בפעמון וב-Push ב-08:00.
- הלקוח כתב - התראה מיידית, עם נושא המייל.
- החזרה לא בוצעה - למשל כי סטטוס היעד נמחק מההגדרות. התראה מיידית, והתיק נשאר מושהה עד שתקבעו סטטוס אחר.
איך משנים את החזרה אחרי ההשהיה?
בתיק מושהה מופיע ליד הסטטוס שבב החזרה:
- "↩ חוזר ל'בטיפול' · 09/12 (עוד 30 ימים) · ✉" - יש חזרה מתוכננת (✉ = גם כשהלקוח כותב).
- "↩ חוזר ל'בטיפול' כשהלקוח יכתוב" - חזרה במייל בלבד.
- "+ קבע חזרה" - התיק מושהה בלי חזרה. לחיצה קובעת אחת.
- "⚠ החזרה לא בוצעה" - באדום, עם הסיבה. לחיצה מאפשרת לתקן.
לחיצה על השבב פותחת את אותם שדות כמו בחלון ההשהיה, ושלושה כפתורים: "שמירה" (אם המשימה מסונכרנת, היא זזה יחד עם התאריך), "החזר עכשיו" (שינוי הסטטוס מיד) ו"בטל חזרה מתוכננת" - עם אפשרות לסגור גם את משימת המעקב. השבב מוצג רק לארגון שהתיק שלו, לא לשותפים מארגון אחר.
איך רואים את החזרה ברשימת התיקים?
ברשימת התיקים, מתחת לסטטוס של כל תיק מושהה, מופיעה שורה קטנה: "↩ חוזר 09/12 · ✉" (✉ = גם כשהלקוח כותב), "↩ חוזר היום" או "מחר", "↩ כשהלקוח יכתוב ✉", "↩ ייסגר 01/05" בסגירה אוטומטית, "↩ חוזר עכשיו · הלקוח כתב" כשהלקוח כבר כתב, "⚠ החזרה לא בוצעה" באדום, או "ללא חזרה מתוכננת". מעבר עם העכבר על השורה מציג את המשפט המלא - לאיזה סטטוס, באיזה תאריך ובאיזו שעה. כדי לראות את כל המושהים, מסננים את הרשימה לפי הסטטוס "מושהה".
מה רואים אחרי שהתיק חזר?
במשך 72 שעות, כל עוד התיק נשאר בסטטוס שאליו חזר, מופיע ליד הסטטוס השבב "חזר מהשהיה · הלקוח כתב" (או "חזר מהשהיה אוטומטית", או "נסגר אוטומטית"). בלחיצה רואים מה החזיר את התיק ומתי, ויש שלושה כפתורים: "פתח את המייל", "החזר להשהיה" - שפותח את חלון ההשהיה עם הסיבה והחזרה הקודמות, ו"הבנתי" להסתרת השבב. שימו לב: גם "החזר להשהיה" הוא שינוי סטטוס רגיל, ולכן גם הוא עשוי לשלוח ללקוח את מייל הסטטוס.
השהיה של כמה תיקים יחד
בהשהיה מרשימת התיקים (כמה תיקים מסומנים), החזרה האוטומטית כבויה כברירת מחדל, כדי שניקוי של תיקים ישנים לא יתזמן עשרות חזרות. כשמפעילים אותה, "הסטטוס הקודם" הוא הסטטוס הקודם של כל תיק בנפרד, ובוחרים גם סטטוס לתיקים שלא נמצא להם סטטוס קודם. משימת מעקב נוצרת לכל תיק בנפרד, ואם החזרה לא נקבעה לחלק מהתיקים, מוצג כמה הצליחו ולמה השאר לא.
בעזרת banta AI
אפשר לבקש גם מ-banta AI (או מ-Claude ו-ChatGPT שמחוברים לחשבון): "השהה את תיק 260412 לחודש, ותחזיר אותו כשהלקוח כותב", "תזיז את החזרה של התיק לראשון בדצמבר" או "תבטל את החזרה המתוכננת". שינוי סטטוס הוא פעולה רגישה, ולכן ייתכן שתתבקשו לאשר אותה. בסקירת התיק הסוכן רואה גם את החזרה המתוכננת, ובשאלה "מה יש לי היום" הוא מציג גם את התיקים שחוזרים היום מהשהיה.
שאלות נפוצות
מי יכול לקבוע או לשנות חזרה?
מי שרשאי לערוך את התיק בארגון שהתיק שלו.
החזרתי את התיק ידנית לפני התאריך. מה קורה לחזרה המתוכננת?
היא מתבטלת לבד. כל שינוי סטטוס שמוציא את התיק מההשהיה - ידני, מאוטומציה או מ-banta AI - מבטל אותה. משימת המעקב נשארת.
הלקוח כתב מכתובת אחרת, והתיק לא חזר. למה?
רק מייל מכתובת של לווה בתיק מחזיר אותו. אפשר לעדכן את כתובת המייל בפרטי הלווה, או להחזיר את התיק בלחיצה על "החזר עכשיו".
האם הלקוח יקבל הודעה כשהתיק חוזר?
רק אם בארגון מוגדר מייל סטטוס או אוטומציה לסטטוס שאליו התיק חוזר - בדיוק כמו בשינוי ידני.
איפה רואים אילו תיקים חוזרים היום?
בבוקר טוב, תחת "חוזרים היום מהשהיה", ובשאלה ל-banta AI "מה יש לי היום". ברשימת התיקים, בסינון לפי הסטטוס "מושהה", מתחת לסטטוס של כל תיק רואים מתי הוא חוזר - ותיקים בלי חזרה מתוכננת מסומנים "ללא חזרה מתוכננת".
האם זה עובד גם בסטטוס מושהה שהארגון יצר?
כן. כל סטטוס שמוגדר בהגדרות הארגון כ"נחשב אבוד" מסוג השהיה מתנהג כמו "מושהה".
המשך מכאן
על מעבר סטטוס ואבני הדרך ראו אבני דרך וסטטוס - עבודה נכונה לאורך חיי התיק. על בוקר טוב והגדרת ההתראות ראו מרכז ההתראות, ועל תיקים שהושהו ובוטלו לאורך זמן - דוחות הארגון - אובדן והחזרה.