דוחות הארגון
מסך דוחות הארגון (/organization/reports) מרכז דוחות ויזואליים, אנליטיים ומפורטים על הפעילות בארגון - גבייה ותשלומים, תיקי משכנתא, ואובדן והחזרה - עם אפשרויות סינון, ייצוא והדפסה. הוא נועד לתת למנהל תמונת מצב מספרית: כמה כסף צריך עוד לגבות, איך מתקדמים התיקים, מי מהיועצים מוביל, ולמה תיקים אובדים. הגישה מותנית בהרשאות. המסך בנוי מלשוניות, לשונית לכל תחום.
איך זה עובד - בקצרה
בוחרים לשונית (גבייה ותשלומים / תיקי משכנתא / אובדן והחזרה), מגדירים טווח תאריכים ומסננים (יועץ, סטטוס, ועוד), וצופים בכרטיסי המדדים, בגרפים ובטבלה. אפשר לייצא לאקסל או להדפיס את הדוח, וללחוץ על מספר תיק כדי לקפוץ לתיק עצמו.
דוח גבייה ותשלומים
מציג את מצב הכסף: מה צפוי, מה שולם ומה נותר לגבות. דורש הרשאת דוחות גבייה (אחרת הלשונית נעולה).
- כרטיסי מדדים: תשלום צפוי, שולם ויתרה לגבייה (אדום כשיש יתרה).
- מצב צפייה: הכל (כל החיובים בטווח) או תשלום מיידי (חיובים פתוחים שהגיע מועד הגבייה שלהם או שיש להם חשבון עסקה).
- בסיס התאריך: לפי תאריך תקבול, תאריך פתיחת תיק או תאריך לגבייה, עם קיצורי תקופה (חודש / רבעון / חצי שנה / שנה / הכל / מותאם). במצב "הכל" אפשר גם להשוות לתקופה הקודמת.
- מסננים: יועץ מטפל, סטטוס תיק, חיפוש לקוח, טווח סכומים, ומצב יתרה (הכל / כולל יתרה לגבייה / ללא יתרה).
- טבלה: שורה לכל חיוב - תאריך, סטטוס תיק, מספר תיק, שם הלווים, תאריך גבייה (עם חיווי ימי איחור), יועץ, תשלום צפוי, שולם, יתרה ומסמכים (חשבון עסקה, חשבונית, קבלה). אפשר לקבץ לפי לקוח או לפי תיק, ולפתוח כל קבוצה לפירוט החיובים.
לחיצה על מספר תיק מובילה לגבייה ותשלומים בתיק, ולחיצה על תווית מסמך פותחת את המסמך.
דוח תיקי משכנתא
תמונת מצב של כל התיקים: כמה יש, באיזה סטטוס, התקדמות אבני הדרך והמשימות, וחתכים לפי יועץ, בנק, סוג משכנתא ועוד.
- כרטיסי מדדים: סה"כ תיקים, פעילים, הושלמו, ממוצע אחוז אבני דרך, ממוצע אחוז משימות, וממוצע משך עד השלמה.
- גרפים: התפלגות לפי סטטוס, לפי יועץ, פתיחת תיקים לאורך זמן, סוג משכנתא, גוף מימון, שמאי, עורך דין, ביטוח ומקור הפניה.
- בחירת מדדים (כפתור הגדרות): מוסיפים/מסירים עמודות וכרטיסים - סוג משכנתא, משכנתא מבוקשת, גוף מימון, שמאי, עו"ד, ביטוח, מקור הפניה ושכר טרחה (ברוטו/נטו/מע"מ). אפשר לשמור צירופי מדדים כתצוגות שמורות.
- מסננים: טווח תאריכים (לפי תאריך פתיחת התיק), יועץ, סטטוס (בחירה מרובה; כברירת מחדל לא כולל מושהים ומבוטלים), חיפוש, וכן סוג משכנתא, גוף מימון, שמאי, עו"ד, ביטוח ומקור הפניה.
לחיצה על מספר תיק מובילה ישירות לתיק.
דוח אובדן והחזרה
מנתח תיקים שאבדו (הושהו או בוטלו) ואת שיעור ההחזרה שלהם לפעילות - כלי לזיהוי דליפות בתהליך.
- כרטיסי מדדים: סה"כ אבודים, בוטלו, הושהו, הוחזרו לפעילות, שיעור החזרה ושווי שאבד.
- גרפים: סיבות ביטול, סיבות השהיה, מפת דליפה (מאיזה סטטוס אבדו התיקים), פילוח לפי יועץ, ומגמה לאורך זמן.
בסיס התאריך הוא המועד שבו התיק עבר לסטטוס אבוד.
לידים
לשונית דוחות הלידים בהקמה ותתווסף בהמשך. בינתיים נתוני הלידים זמינים ברשימת הלידים ובלוח המחוונים.
סינון, ייצוא והדפסה
בכל דוח המסננים מרוכזים בפאנל צד (במובייל - כפתור צף שפותח אותם). אפשר לייצא לאקסל (קובץ CSV עם כל השורות המסוננות) וכן להדפיס - חלון ההדפסה מאפשר לבחור מה לכלול (כרטיסי מדדים, גרפים, טבלה) ומציג גם את סיכום המסננים שהופעלו.
הרשאות
הצפייה בדוחות מותנית בהרשאת דוחות; ללא הרשאה מוצגת הודעה מתאימה. דוחות הגבייה דורשים הרשאה נפרדת (אחרת הלשונית נעולה), וייצוא דורש הרשאת ייצוא. הנתונים הם ברמת הארגון, וניתן למקד לפי יועץ בעזרת המסנן. לקביעת ההרשאות ראו ניהול משתמשים והרשאות.
דוגמאות לשימוש
דוגמה 1 - מעקב גבייה: בלשונית גבייה ותשלומים בוחרים מצב תשלום מיידי, מסננים לפי יועץ, ורואים מיד אילו חיובים פתוחים והגיע מועדם - כולל ימי האיחור. מייצאים לאקסל לצורך מעקב טלפוני.
דוגמה 2 - ביצועי יועצים: בלשונית תיקי משכנתא מסתכלים על גרף ההתפלגות לפי יועץ ועל ממוצע אחוז אבני הדרך, כדי לזהות מי עמוס ומי מתקדם לאט.
דוגמה 3 - הקטנת נטישה: בלשונית אובדן והחזרה בודקים את מפת הדליפה ואת סיבות הביטול, ומגלים שרוב התיקים אובדים בשלב מסוים - ופועלים לשפר אותו.
שאלות נפוצות
- למה לשונית הגבייה נעולה? אין לכם הרשאת דוחות גבייה. פנו למנהל הארגון.
- איך מורידים את הדוח לאקסל? בלחצן "ייצוא לאקסל" שמעל הטבלה (דורש הרשאת ייצוא). מתקבל קובץ CSV עם השורות המסוננות.
- לפי איזה תאריך הדוח מסונן? תלוי בלשונית: בגבייה אפשר לבחור (תקבול / פתיחת תיק / גבייה), בתיקי משכנתא לפי תאריך פתיחת התיק, ובאובדן לפי מועד המעבר לסטטוס אבוד.
- אפשר לראות נתונים של יועץ מסוים בלבד? כן - בוחרים את היועץ במסנן.
המשך מכאן
לניהול הגבייה בתוך התיק ראו גבייה ותשלומים בתיק; לרשימת התיקים והסינון בה ראו רשימת תיקי המשכנתא; ולסטטוסים ולסיבות אובדן ראו עבודה עם אבני דרך וסטטוסים.