ענן Drive - Google Drive ו-OneDrive
חיבור ענן Drive קובע היכן יישמרו קבצי תיקי המשכנתא - בGoogle Drive או בMicrosoft OneDrive. ניתן לחבר אחד מהם בלבד (לא שניהם יחד). המערכת יוצרת ומסדרת אוטומטית תיקיות לכל תיק. מגדירים זאת בהגדרות הארגון, קבוצת חיבורים וטכנולוגיה, לשונית ענן Drive.
חיבור הספק
- בחרו ספק: Google Drive או Microsoft OneDrive. מעבר בין ספקים מנתק את הקודם (הקבצים עצמם לא נמחקים, אך תיקיות שנוצרו בספק הקודם לא יהיו נגישות מהמערכת עד שתחזרו אליו).
- לחצו "התחבר" ואשרו את ההרשאה בחלון ההתחברות של הספק. יוצג חיווי "מחובר" ומועד הסנכרון האחרון.
הגדרת מבנה התיקיות
תחת מבנה תיקיות המערכת בוחרים בשני שלבים איך יסודרו תיקיות התיקים, ותצוגה מקדימה מראה איך זה ייראה בדרייב:
- תיקיות סטטוס
- לפי סטטוס מערכת (ברירת המחדל) - ארבע תיקיות קבועות: "תיקים פעילים", "תיקים שהושלמו", "תיקים שבוטלו" ו"תיקים עתידיים למעקב". כל התיקים שבעבודה יושבים יחד ב"תיקים פעילים".
- תיקייה לכל סטטוס של הארגון - כל סטטוס שהגדרתם מקבל תיקייה משלו: לסטטוס "ביצוע" תיפתח התיקייה "סטטוס ביצוע", והתיק עובר אליה אוטומטית כשהסטטוס משתנה. תיקים שהושלמו, בוטלו או הושהו ממשיכים לתיקיות המערכת הקבועות.
- חלוקה בתוך תיקיית הסטטוס
- ללא חלוקה ליועצים - תיקיות התיקים יושבות ישירות בתיקיית הסטטוס.
- תיקייה לכל יועץ מטפל - בתוך תיקיית הסטטוס נפתחת תיקייה "בטיפול [שם היועץ]", ותיק ללא יועץ עובר ל"תיקים ללא יועץ מטפל". החלפת יועץ מעבירה את התיקייה ליועץ החדש. בסטטוסי מערכת, תיק מושהה נשאר בתיקיית היועץ.
במצב תיקייה לכל סטטוס: תיקיית סטטוס נפתחת רק כשתיק ראשון מגיע אליה; שינוי שם של סטטוס בהגדרות הסטטוסים משנה גם את שם התיקייה שלו; ותיק בסטטוס שנמחק מההגדרות עובר ל"תיקים פעילים". ב-Google Drive תיקיות הסטטוס והיועצים מקבלות את הצבע של "תיקים פעילים".
בנוסף אפשר להגדיר:
- צבעי תיקיות הסטטוס (ב-Google Drive), פורמט שם תיקיית התיק (מספר תיק + שמות לווים / שמות בלבד / מספר בלבד), ותתי-תיקיות ברירת מחדל שייווצרו בכל תיק (למשל "מסמכים רגישים" עם מחיקה אוטומטית).
- סנכרון תיקיות - מעביר את כל תיקיות התיקים הקיימות למקום הנכון לפי המבנה השמור, ב-Google Drive וב-OneDrive. שימושי לאחר שינוי מבנה.
שינוי המבנה חל על תיקים חדשים ועל כל שינוי סטטוס או יועץ מרגע השמירה. תיקיות קיימות לא זזות מעצמן - אחרי השמירה הריצו סנכרון.
ניתוק
אפשר להתחבר מחדש (להחלפת חשבון) או לנתק את החיבור (עם אישור). הקבצים שכבר נשמרו בענן נשארים.
המשך מכאן
לעבודה עם המסמכים בתוך תיק ראו מסמכים ו-Google Drive. למפת כל ההגדרות ראו הגדרות הארגון - מדריך התמצאות.