לקוח שולח במייל תלושים, דפי חשבון או אישור עקרוני. עד היום מישהו במשרד היה צריך לפתוח את המייל, ללחוץ "שמור לדרייב" על כל קובץ ולסמן מה התקבל. עכשיו, כשהארגון מפעיל את קבצים מהמייל, המערכת עושה את זה לבד: הקבצים נשמרים בתיקיית "קבצים מהלווים" של התיק, נסרקים לפי הרמה שהארגון בחר, מסמנים ברשימת המסמכים הנדרשים מה הגיע, ואישור עקרוני נכנס ישר לכרטיס הבנק.
בסוף כל מייל האחראי על התיק מקבל התראה אחת עם הסיכום, ואם הארגון ביקש - גם טיוטת תשובה ללקוח: מה התקבל, מה עוד חסר, ומה היועץ יבדוק.
דוגמאות לשימוש
דוגמה 1 - לקוח שולח שלושה תלושים ואישור עקרוני: המייל מגיע בשרשור שמקושר לתיק. תוך דקות הקבצים בתיקיית "קבצים מהלווים", דרישת "תלושי שכר" מסומנת כ"התקבל", האישור העקרוני של לאומי מופיע בכרטיס הבנק, ונשלחת התראה: "התקבלו 4 קבצים במייל · תיק 1234 · ישראל ישראלי - נשמרו 4 · זוהו 4 · סומנה דרישה אחת · אישור עקרוני מלאומי נקלט".
דוגמה 2 - לקוח שולח צילום טלפון של תעודת זהות: בארגון שבחר "זיהוי ללא עלות", התמונה נשמרת בתיקייה, אבל אין בה טקסט שאפשר לקרוא בחינם. היא מסומנת "דורש בדיקה - קובץ סרוק", והיועץ משייך אותה בלחיצה (או מריץ עליה זיהוי בתשלום).
איך מפעילים?
בהגדרות הארגון, קבוצת תקשורת, לשונית מייל, לשונית הפנימית "קבצים מהמייל" (היא מופיעה כשתיבת מייל - Gmail או Outlook - מחוברת לארגון). רק מנהל ארגון יכול לשנות את ההגדרה. ברירת המחדל: כבוי.
אילו רמות יש, וכמה זה עולה?
- כבוי - כמו קודם: קבצים נשמרים רק כשלוחצים "שמור לדרייב" במייל.
- שמירה בלבד (ללא עלות) - כל קובץ נשמר לבד בתיקיית "קבצים מהלווים" של התיק. בלי סריקה.
- שמירה + אישור עקרוני (ללא עלות) - בנוסף, אישור עקרוני שנקרא בקוד נכנס לבד לכרטיס הבנק, לסימולטור ולשליחה לבנקים.
- שמירה + זיהוי ללא עלות (ללא עלות) - המערכת מזהה את סוג המסמך מהטקסט שבקובץ ומסמנת אותו ברשימת המסמכים הנדרשים. מסמך סרוק, או מסמך שלא זוהה, מסומן "דורש בדיקה" עם הסיבה.
- שמירה + זיהוי מלא (צורך ממכסת הסריקות) - כמו "ללא עלות", וגם מסמכים סרוקים וחילוץ הנתונים מהמסמך בעזרת AI. כל קובץ צורך יחידה ממכסת הסריקות.
בארגון שכבר הפעיל זיהוי מסמכים, קבצי מייל בתיק מזוהים במלואם בכל רמה שאינה "כבוי" - בדיוק כמו כל קובץ אחר שנוחת בתיק.
מה "זיהוי ללא עלות" יודע לזהות?
הזיהוי נעשה מהטקסט שכבר קיים בקובץ PDF (לא מצילום), בלי AI ובלי מכסה. הסוגים שמזוהים כך: תלוש שכר, טופס 106, דף חשבון בנק, ריכוז יתרות, אישור ניהול חשבון, דוח יתרות משכנתא, דוחות אשראי, אישור ביטוח לאומי, חוזה רכישה, שמאות, מסמך משפטי ואישור עקרוני. אישור עקרוני ודוח יתרות של רוב הבנקים גם נקראים (הנתונים עצמם). במסמכים אחרים הסוג מזוהה והדרישה מסומנת, אבל הנתונים לא מחולצים - אפשר לחלץ אותם בהמשך מלשונית המסמכים.
כשיש בתיק כמה לווים, המערכת מחפשת בטקסט את השם המלא של לווה אחד בדיוק כדי לדעת של מי המסמך. אם מופיעים שני לווים (חשבון משותף, ספח) - הקובץ מוצג לבחירת היועץ.
אילו קבצים נשמרים, ואילו לא?
- נשמרים: PDF, תמונות (JPG, PNG, HEIC ועוד), Word ו-Excel, ממיילים נכנסים בשרשור שמקושר לתיק או לליד.
- לא נשמרים: תמונות בגוף המייל (לוגו, חתימה), תמונות קטנות מאוד, קבצים שאינם מסמך (הזמנה ליומן, ZIP), קובץ גדול מהגודל שהארגון קבע (ברירת מחדל 20MB), ואותו קובץ שכבר נשמר מהשרשור (כשהלקוח עונה עם הצרופה המקורית).
- מייל שלא מקושר לתיק או לליד לא נקלט אוטומטית. אחרי שמשייכים את השרשור אפשר לשמור ידנית.
- בשרשור של ליד הקבצים נשמרים לתיקיית הליד, בלי סריקה (לליד אין רשימת דרישות). אפשר לכבות זאת בהגדרה.
איפה רואים מה קרה לכל קובץ?
בשרשור המייל, מעל כפתור התשובה, מופיע הכרטיס "קבצים מהמייל": שורה לכל קובץ - "סומן: תלושי שכר", "אישור עקרוני מלאומי - נקלט לכרטיס הבנק", "נשמר בתיקייה", "דורש בדיקה: לא זוהה סוג המסמך בלי AI" או "לא נשמר: גדול מהמותר". כל עוד הקבצים בעיבוד הכרטיס מתעדכן לבד.
מה ההתראה אומרת?
האחראי על התיק (אם אין - מי שפתח אותו) מקבל התראה אחת לכל מייל, בפוש ובתוך המערכת: כמה קבצים נשמרו, כמה זוהו, אילו דרישות סומנו, אישור עקרוני שנקלט, ומה דורש בדיקה. לחיצה פותחת את השרשור. אפשר לכבות את ההתראה בהגדרה.
איך עובדת טיוטת התשובה ללקוח?
כשהאפשרות מופעלת, בסוף העיבוד נוצרת טיוטה בשרשור, בשם האחראי על התיק: מה התקבל (תמיד "התקבל, ממתין לאישור היועץ" - לעולם לא "אושר"), מה עוד חסר בתיק, ומה היועץ יבדוק. אם הארגון הגדיר תבנית "משוב קליטה", הטיוטה נכתבת בה. הטיוטה לא נשלחת לבד: לוחצים "השב" בשרשור (או "פתח טיוטה ללקוח" בכרטיס), עוברים, משנים אם צריך ושולחים. היא נמצאת גם בלשונית "טיוטות".
טיוטה לא נוצרת כשהיועץ כבר ענה בשרשור, כשהשולח הוא כתובת של המשרד, או בשרשור של ליד.
שאלות נפוצות
לקוח שלח קובץ והוא לא נשמר - למה?
בדקו בכרטיס "קבצים מהמייל" בשרשור: שם כתובה הסיבה. הסיבות הנפוצות: השרשור לא מקושר לתיק, הקובץ גדול מהמותר, הוא כבר נשמר מאותו שרשור, או שזה מייל ישן (מיילים שסונכרנו שוב אחרי יותר משבוע לא נקלטים).
מה ההבדל בין זה לבין "מענה חכם למיילים"?
מענה חכם מנסח תשובה לתוכן המייל. "קבצים מהמייל" מטפל בקבצים: שמירה, זיהוי, סימון דרישות ותשובה על המסמכים שהתקבלו. אפשר להפעיל את שניהם.
הלקוח מקבל כבר משוב אוטומטי על מסמכים - יקבל פעמיים?
לא. כשטיוטת התשובה מופעלת, המשוב האוטומטי לא נשלח על הקבצים של אותו מייל - היועץ שולח את התשובה. אם בסוף לא נוצרה טיוטה (למשל היועץ כבר ענה), המשוב הרגיל חוזר לפעול.
מה קורה כשלוחצים "שמור לדרייב" ידנית?
הקובץ נשמר כמו תמיד, ונסרק לפי הרמה שנבחרה כאן (בארגון עם זיהוי מסמכים - זיהוי מלא, כמו קודם).
זה עובד גם עם OneDrive?
כן. הקבצים נשמרים בענן שהארגון מחובר אליו - Google Drive או OneDrive.