עוזר WhatsApp מאפשר לעבוד עם העוזר החכם מהנייד, בהודעת WhatsApp - בלי לפתוח את המערכת. שולחים שאלה או בקשה למספר ה-WhatsApp של המערכת, ומקבלים תשובה קצרה בעברית. העוזר פועל בשם היועץ שהמספר שלו רשום, בהרשאות שלו בדיוק, ופעולה רגישה מחכה לאישור בכפתור.
תקציר
- תוסף בתשלום - מצטרפים דרך חנות התוספים.
- מנהל הארגון מפעיל את "עוזר WhatsApp ליועצים" בהגדרות השיחות החכמות.
- כל יועץ רושם ומאמת את מספר הנייד שלו, כשהוא מחובר למערכת עם המשתמש שלו.
- אפשר לשאול על לידים, תיקים, משימות ויומן, ולבקש פעולות - יצירת משימה, תזכורת, פגישה, הערה, עדכון ליד ועוד.
- פעולה רגישה מגיעה עם כפתורי "✅ אשר" ו-"❌ בטל".
דוגמאות
דוגמה 1 - בין פגישות: "מה המשימות שלי להיום?" - העוזר עונה ברשימה קצרה. "תסגור את המשימה של כהן ותקבע תזכורת למחר ב-10 להתקשר לבנק" - העוזר מבצע ומאשר בהודעה.
דוגמה 2 - הודעה ללקוח: "תשלח ללוי וואטסאפ שהאישור העקרוני הגיע". העוזר שולח בחזרה את נוסח ההודעה עם הכפתורים "✅ אשר" ו-"❌ בטל", וההודעה ללקוח יוצאת רק אחרי "אשר".
איך מפעילים את העוזר בארגון?
- מצטרפים לתוסף "עוזר WhatsApp ליועצים" בחנות התוספים של המנוי.
- פותחים את הגדרות השיחות החכמות: הגדרות הארגון ← קבוצת תקשורת ← לשונית שיחות חכמות. אם זו הפעם הראשונה, מאשרים קודם את כרטיס "הסכמה להפעלת השירות".
- בכרטיס "הגדרות עיבוד" מפעילים את המתג "עוזר WhatsApp ליועצים (בטא)" ולוחצים "שמור הגדרות". המתג כבוי כברירת מחדל.
איך יועץ רושם את המספר שלו?
העוזר מזהה את היועץ לפי מספר הנייד. המספרים מנוהלים בכרטיס "מספרי WhatsApp להקלטות" שבאותו מסך - אותה רשימה משמשת גם לשליחת הקלטות שיחה.
- היועץ נכנס למערכת עם המשתמש שלו ופותח את המסך.
- לוחץ "הוסף מספר", מזין את מספר הטלפון ותווית (לא חובה), ולוחץ "שלח קוד אימות".
- קוד בן 6 ספרות מגיע ב-WhatsApp ותקף ל-10 דקות. מזינים אותו ולוחצים "אמת מספר". המספר מסומן "מאומת ופעיל".
חשוב: המספר משויך למשתמש שביקש את הקוד, והעוזר פועל בשמו. לכן כל יועץ רושם את המספר של עצמו מהמשתמש של עצמו - מנהל שרושם מספר של יועץ אחר מהמשתמש שלו יגרום לעוזר לפעול בשם המנהל.
אפשר לשלוח קוד חדש אחרי דקה. אחרי 5 קודים שגויים המספר ננעל ל-30 דקות. מספר שכבר אומת בארגון אחר לא יתקבל. מתג בשורת המספר משבית אותו זמנית.
מה אפשר לבקש מהעוזר ב-WhatsApp?
- חיפוש ושאלות - חיפוש כללי, לידים ופרטי ליד, תיקים ומצבם הכספי, לקוחות, התכתבויות וסיכומי שיחות, וסיכום יומי.
- משימות ותזכורות - המשימות הפתוחות, יצירה, עדכון וסגירה של משימה, ותזכורת.
- יומן - מה ביומן, וקביעת פגישה.
- לידים - עדכון ליד ותיעוד שיחה עם ליד.
- הערות - הוספת הערה לתיק או לליד.
- הודעה ללקוח - שליחת WhatsApp, תמיד באישור.
היכולות בפועל תלויות גם בכלים שהארגון הפעיל לעוזר. תוכנית רב-שלבית ופעולה גורפת זמינות רק בעוזר שבתוך המערכת.
איך מאשרים פעולה רגישה?
כשפעולה דורשת אישור, העוזר שולח "🛡️ פעולה רגישה - דורשת אישור" עם תיאור הפעולה ושני כפתורים:
- "✅ אשר" - הפעולה מתבצעת, ומגיעה הודעה עם התוצאה. בקשה עם כמה שלבים ממשיכים בהודעה הבאה.
- "❌ בטל" - "❎ הפעולה בוטלה."
אישור תקף 24 שעות. אותה בקשה מופיעה גם בעוזר שבמערכת, תחת "ממתין לאישור", ואפשר להכריע שם. הכרעה אחת מספיקה: לחיצה נוספת תענה "לא ניתן לבצע: ...".
מתי נדרש אישור: כמו בעוזר שבמערכת - הודעה ללקוח תמיד, פעולות שהארגון הגדיר "שאל לפני ביצוע", וכל שינוי שמגיע אחרי שהעוזר קרא תוכן שאדם אחר כתב (פרטי ליד, התכתבויות, סיכום שיחה).
אפשר לשלוח הודעה קולית?
כן, כתשובה (ציטוט) להודעה של העוזר - ההקלטה מתומללת בעברית ומטופלת כמו הודעת טקסט. הודעה קולית שלא נשלחה כתשובה לעוזר נקלטת כהקלטת שיחה בשיחות החכמות, לא כשאלה. תמונות ומסמכים לא מטופלים על ידי העוזר.
איך העוזר זוכר את השיחה?
העוזר זוכר את 20 ההודעות האחרונות, ואחרי שעתיים בלי פעילות מתחיל מחדש. כדי להתחיל מחדש מיד כותבים "שיחה חדשה" (התשובה: "התחלנו שיחה חדשה. במה אפשר לעזור?"). תשובה ארוכה מדי נחתכת עם "... ההמשך באפליקציה".
העוזר לא עונה - מה בודקים?
- המספר לא רשום, לא אומת או מושבת - העוזר מתעלם בשקט. בדקו ב"מספרי WhatsApp להקלטות" שהמספר "מאומת ופעיל".
- המתג "עוזר WhatsApp ליועצים" כבוי או לא נשמר - גם אז אין תשובה.
- שולחים למספר הלא נכון - העוזר עונה רק במספר ה-WhatsApp של המערכת (אותו מספר שאליו שולחים הקלטות), לא במספר העסקי של המשרד.
- "עוזר ה-WhatsApp אינו כלול במנוי הארגון" - צריך להצטרף לתוסף בחנות התוספים.
- "יותר מדי הודעות בדקה האחרונה" - המתינו רגע. המגבלה משותפת לעוזר שבמערכת.
- "מכסת ה-AI של הארגון מוצתה החודש" - מנהל הארגון יכול לרכוש חבילה.
שאלות נפוצות
העוזר ב-WhatsApp רואה יותר ממה שאני רואה במערכת?
לא. הוא פועל בשם המשתמש שהמספר רשום עליו ובהרשאות שלו בלבד.
אפשר לאשר מהנייד פעולה שהעוזר הציע במערכת?
כפתורי האישור נשלחים ב-WhatsApp רק לבקשות שנוצרו ב-WhatsApp. בקשה מהמערכת מאשרים במערכת.
אפשר לבטל ב-WhatsApp פעולה שבוצעה?
ביטול נעשה מהקבלה שבעוזר שבמערכת, בתוך 10 דקות - ראו banta AI - העוזר החכם.
המשך מכאן
לעוזר שבמערכת ראו banta AI - העוזר החכם; להגדרות השיחות החכמות ולהקלטות ב-WhatsApp ראו שיחות חכמות; לבחירת הכלים שהעוזר יכול להפעיל ראו הגדרות בינה מלאכותית; להצטרפות לתוסף ראו הגדרות המנוי.