הודעות - מרכז התכתובת של הארגון
ההודעות הן תיבת המייל של הארגון, משולבת בתוך המערכת. כל מייל שנכנס או נשלח מהחשבון הארגוני מסונכרן למערכת, מאורגן בשרשורי שיחה, ומקושר לתיק, לליד או ללקוח הרלוונטי - כך שכל התכתובת עם לקוח נמצאת לצד התיק שלו, ולא אבודה בתיבת מייל חיצונית. במקום לקפוץ בין המערכת לבין Gmail, מנהלים את כל התקשורת במקום אחד: קוראים, משיבים, מסמנים לטיפול, יוצרים משימות ותזכורות, ומשייכים הודעות לתיקים.
מדריך זה עוסק בשימוש בהודעות. כדי לחבר את תיבת המייל (ארגונית או אישית) ולהגדיר אותה, ראו הגדרת חיבור המייל.
איך זה עובד - בקצרה
לאחר חיבור תיבת המייל, המערכת מסנכרנת את המיילים הנכנסים והיוצאים ושומרת אותם כשרשורי שיחה. כל שרשור משויך לארגון, וניתן לקשר אותו ליישות אחת - תיק, ליד או לקוח. השיוך נעשה אוטומטית כשכתובת השולח מזוהה, או ידנית. הצפייה בהודעות מבוססת הרשאות: כברירת מחדל כל אנשי הארגון רואים את כל ההודעות, אך מנהל יכול להגביל כך שמשתמש יראה רק הודעות של יישויות שהוא משויך אליהן (ראו הגדרת חיבור המייל).
מרכז ההודעות
עמוד מרכז ההודעות הוא תיבת הדואר המרכזית. הוא מציג את כל השרשורים, ולכל שרשור: נושא ותצוגה מקדימה, מועד ההודעה האחרונה, חיווי חדש להודעות שלא נקראו, מספר ההודעות, חיווי קבצים מצורפים, והיישות המקושרת (ליד / תיק / לקוח). בראש העמוד יש לשוניות פעילים, טיוטות וארכיון, ומסננים מהירים: לא משויכים (הודעות שטרם קושרו ליישות) ודורש טיפול. יש גם חיפוש (לפי נושא, תוכן או כתובת שולח) ועימוד.
צפייה ותגובה בשרשור
לחיצה על שרשור פותחת את כל השיחה. אפשר להשיב (הנמען והנושא מתמלאים אוטומטית), להעביר הלאה, לסמן כנקרא/לא נקרא, לסמן הודעה כ"לטיפול" (דורש טיפול), ולארכב או למחוק את השרשור. הודעות נכנסות מסומנות אוטומטית כנקראו כשפותחים אותן.
שיוך אוטומטי - איך נקבע למי שייכת ההודעה
בזמן הסנכרון המערכת מנסה לשייך כל הודעה נכנסת ליישות אחת באופן אוטומטי. הבדיקה רצה לפי סדר עדיפויות קבוע, וההתאמה הראשונה שמצליחה - קובעת. כך זה עובד, מהחזק לחלש:
- אותה שיחה - אם ההודעה היא חלק משרשור שיחה שכבר קיים במערכת (תגובה או המשך שיחה), היא מצורפת אליו אוטומטית ויורשת את השיוך שלו. כך כל התגובות וההעברות באותה שיחה נשארות יחד תחת אותו תיק.
- תגובה להודעה קיימת - אם ההודעה היא תגובה למייל ששמור כבר במערכת, היא מצורפת לאותו שרשור גם אם השיחה לא זוהתה בשלב הקודם.
- מספר תיק בנושא - אם בשורת הנושא מופיע מספר תיק עם מילת מפתח (למשל "תיק 1234", "[תיק 1234]", "מספר תיק 1234" או "CASE 1234"), ההודעה מקושרת לאותו תיק (ולליד שלו).
- מספר תיק בנק בנושא - אם האפשרות מופעלת בהגדרות, מספר בן 5 ספרות ומעלה בנושא מושווה למספר תיק הבנק השמור על התיק. השיוך נעשה רק אם בדיוק תיק אחד תואם. כבוי כברירת מחדל.
- תעודת זהות בנושא - מספר בן 9 ספרות בנושא מושווה לת"ז של לקוח. אם נמצא לקוח יחיד ויש לו תיק פעיל יחיד - ההודעה מקושרת לתיק וללקוח; אם יש לו כמה תיקים פעילים - מקושרת ללקוח בלבד (ותשייכו את התיק ידנית). אם אין לקוח תואם, נבדקת גם ת"ז של לווים.
- כתובת המייל של השולח - כתובת השולח מושווה (ללא תלות באותיות גדולות/קטנות) לכתובות במערכת, לפי הסדר: ליד, לקוח, איש קשר, לווה. ההתאמה הראשונה קובעת.
- נמעני הודעה יוצאת - בהודעה שאתם שולחים, השיוך נקבע לפי כתובות הנמענים (אל / עותק / עותק נסתר, למעט כתובות הארגון), באותו סדר עדיפויות.
אם שום כלל לא מתאים - ההודעה אינה נשמרת במערכת כלל ונשארת רק בתיבת המייל. הודעה שזוהתה אך לא שויכה לתיק/ליד/לקוח מסוים (למשל מייל מאיש קשר מוכר שאינו קשור לתיק ספציפי) תופיע במרכז ההודעות תחת "לא משויכים", ותוכלו לשייך אותה ידנית.
טיפ: כדי שמיילים ישויכו לבד, ודאו שכתובת המייל של הלקוח מעודכנת בכרטיס שלו; ובמיילים יזומים - כתבו את מספר התיק או ת"ז הלקוח בשורת הנושא.
שיוך הודעות ליישות (ידני)
שרשור שלא קושר ליישות מסומן "לא מקושר". מהתפריט שלו אפשר:
- שייך לישות קיימת - נפתח חלון עם התאמות אפשריות לפי כתובת המייל (המערכת מציעה תיקים/לקוחות/לידים שכתובתם תואמת), או חיפוש ידני, ולחיצה על "שייך" מקשרת.
- צור ליד חדש מהודעה - יוצר ליד חדש שפרטיו מתמלאים אוטומטית משם וכתובת השולח, והשרשור מקושר אליו. דרך מצוינת להפוך פנייה נכנסת לליד בלחיצה.
הודעות בתוך תיק, ליד או לקוח
בכל ליד, תיק או לקוח יש לשונית הודעות המציגה רק את התכתובת המשויכת אליו. משם כותבים הודעה חדשה (עם תבניות וקבצים מצורפים מהדרייב), משיבים, ומרעננים כדי למשוך מיילים חדשים. כך כל התקשורת נשמרת בהקשר של היישות.
פעולות מתוך הודעה
- צור משימה מהודעה - הופך מייל למשימה עם כותרת, תיאור (שמתמלא מתוכן המייל), תאריך יעד, עדיפות ואחראי.
- הגדר תזכורת להודעה - תזכורת לטפל במייל, עם אפשרויות מהירות ("בשעה הקרובה", "עוד 3 שעות", "מחר ב-8:00") או מועד מותאם.
קבצים מצורפים - צירוף ושמירה
צירוף קבצים להודעה יוצאת: בעת כתיבה או מענה אפשר לצרף קבצים בכפתור "צרף קבצים" או בגרירת קבצים אל חלון הכתיבה. ניתן לצרף קבצים מהמחשב (עד 25MB לקובץ) או לבחור קבצים ישירות מהדרייב של הליד/הפרויקט. קובץ מהמחשב שמצורף נשמר אוטומטית בעת השליחה לתיקיית "קבצים שנשלחו ללקוח" בדרייב, כך שנשאר תיעוד מסודר של מה שנשלח.
שמירת קבצים מהודעה נכנסת: כשמייל נכנס כולל קבצים מצורפים, הם מוצגים בשרשור ככרטיסיות עם תצוגה מקדימה. אפשר ללחוץ "שמור הכל" או לסמן ולשמור קבצים נבחרים בלבד. הקבצים נשמרים אל אחסון הענן של הארגון (Google Drive או OneDrive) - לתיקייה של היישות המקושרת (תיקיית הליד, תיקיית מסמכי הלקוח של התיק, או תיקיית הפרויקט), עם אפשרות לבחור יעד אחר בלחיצה על "שנה מיקום". לאחר השמירה הקובץ זמין בין מסמכי התיק (ראו מסמכים ו-Google Drive) - בלי להוריד ולהעלות ידנית.
דוגמאות לשימוש
דוגמה 1 - פנייה נכנסת: מגיע מייל מלקוח חדש. במרכז ההודעות הוא מופיע תחת "לא משויכים". אתם בוחרים "צור ליד חדש מהודעה", והליד נוצר עם פרטיו והשרשור מקושר אליו - בלי הקלדה.
דוגמה 2 - מעקב מסודר: בנקאי שולח מייל שדורש מענה עד מחר. אתם מסמנים את ההודעה "לטיפול", יוצרים ממנה משימה עם תאריך יעד, וכך היא לא תישכח ותופיע גם בלוח המחוונים.
דוגמה 3 - תכתובת בהקשר: לפני שיחה עם לקוח אתם נכנסים לתיק שלו, ללשונית ההודעות, ורואים את כל ההתכתבות איתו במקום אחד - מוכנים לשיחה.
שאלות נפוצות
- למה אני לא רואה הודעות מסוימות? ייתכן שהמנהל הפעיל הגבלת צפייה, כך שרואים רק הודעות של יישויות שאתם משויכים אליהן. ראו הגדרת חיבור המייל.
- מייל לא נכנס למערכת. ודאו שתיבת המייל מחוברת ושסנכרון המיילים הנכנסים מופעל (ראו הגדרת חיבור המייל), ולחצו "רענן".
- למה מייל לא שויך אוטומטית לתיק? השיוך מתבסס על זיהוי כתובת השולח, או על מספר תיק / ת"ז בנושא. אם הכתובת אינה מעודכנת בכרטיס הלקוח, ההודעה תופיע ב"לא משויכים" ותוכלו לשייך ידנית. ראו "שיוך אוטומטי" למעלה.
- איפה נשמרים קבצים מצורפים שאני שומר ממייל? באחסון הענן של הארגון (Google Drive או OneDrive), בתיקיית היישות המקושרת, וניתן לבחור יעד אחר בעת השמירה. הם זמינים גם בין מסמכי התיק.
- אפשר לקשר שרשור לכמה תיקים? שרשור מקושר ליישות אחת בכל פעם.
המשך מכאן
לחיבור והגדרת תיבת המייל ראו הגדרת חיבור המייל. ההודעות מקושרות ללידים, לתיקים וללקוחות, והמשימות שנוצרות מהן מנוהלות במשימות ויומן.