הגדרת חיבור המייל - ארגוני ואישי
כדי שמערכת ההודעות תעבוד - תסנכרן מיילים נכנסים ותשלח מיילים יוצאים - צריך לחבר תיבת מייל. יש שתי רמות חיבור: חיבור ארגוני (תיבה אחת משותפת לכל הארגון) וחיבור אישי (כל משתמש מחבר את ה-Gmail שלו, אם הארגון מאפשר). מדריך זה מסביר כיצד להגדיר את שניהם נכון.
חיבור המייל הארגוני
מנהל הארגון מחבר את התיבה הארגונית בהגדרות המייל של הארגון, בלחיצה על "התחבר עם Google" ואישור ההרשאות של חשבון ה-Gmail הארגוני. לאחר החיבור מוצג חיווי "מחובר ל-Gmail" עם כתובת החשבון ומועד הסנכרון האחרון. אפשר גם "בדוק חיבור" (שולח מייל בדיקה), "רענון מיילים" (משיכה ידנית), ו"נתק חיבור".
הגדרות מתקדמות של החיבור הארגוני
- סנכרון מיילים נכנסים - כשמופעל, המערכת סורקת אוטומטית מיילים נכנסים ומשייכת אותם לתיקים וללקוחות. חובה להפעיל כדי לקבל תגובות מלקוחות לתוך השרשורים.
- צור שרשורים מדואר שנשלח ב-Gmail - מיילים שנשלחו ישירות מ-Gmail ייכנסו גם הם כשרשורים במערכת.
- סמן דואר נכנס כנקרא ב-Gmail - מייל שטופל במערכת יסומן כנקרא גם ב-Gmail.
- סמן נקרא במערכת כשנקרא ב-Gmail - מייל שנקרא ב-Gmail יסומן כנקרא גם במערכת.
- שיוך אוטומטי לפי מספר תיק בבנק - קישור אוטומטי של מייל לתיק לפי מספר התיק בבנק (אוטומטי / המלצה / התעלם).
שם השולח וחתימה ארגונית
אפשר להגדיר את שם השולח שיופיע במיילים: שם קבוע לכל הארגון, או שם לפי משתמש עם תבנית (למשל {{user_name}} - {{org_name}}) כך שכל יועץ שולח בשמו. בנוסף אפשר להגדיר חתימת מייל ארגונית (טקסט ותמונה) שתתווסף אוטומטית לסוף כל מייל שנשלח מהחשבון הארגוני.
הגבלת צפייה בהודעות
כברירת מחדל כל אנשי הארגון רואים את כל ההודעות. ההגדרה "הגבל משתמשים שאינם מנהלים להודעות של יישויות שהם משויכים אליהן" מצמצמת זאת: משתמש שאינו מנהל יראה רק הודעות שקושרו לתיק/ליד שהוא משויך אליו (כיועץ מטפל, יוצר או עוקב), בעוד מנהלי הארגון רואים הכול. שימו לב - הודעה שלא שויכה ליישות לא תיראה למשתמש מוגבל עד שתשויך, גם אם השולח הוא לקוח שלו.
חיבור Gmail אישי למשתמשים
מתג בהגדרות הארגון - "חיבור Gmail אישי למשתמשים" - קובע אם משתמשים רשאים לחבר את ה-Gmail האישי שלהם. כשהוא מופעל, כל משתמש יכול לחבר את חשבונו בהגדרות הפרופיל שלו (כפתור "התחבר עם Gmail"), לשלוח מיילים מהכתובת האישית שלו, ולהגדיר חתימה אישית. אם המתג כבוי, מוצגת למשתמש הודעה שהארגון אינו מאפשר זאת.
בחירת כתובת שליחה
כאשר משתמש חיבר Gmail אישי והארגון מאפשר זאת, בעת כתיבת מייל מופיע בורר "שלח מ:" - לבחור בין החשבון שלי (האישי) לבין חשבון הארגון. כך אפשר לשלוח בשם האישי או בשם הארגוני לפי ההקשר.
ארגוני מול אישי - מתי להשתמש בכל אחד
- חיבור ארגוני - התיבה המרכזית של העסק, נראית לכל הצוות (לפי ההרשאות), עם חתימה ושם שולח אחידים. זהו הבסיס לעבודה השוטפת.
- חיבור אישי - נוחות אישית ליועץ שרוצה לשלוח מהכתובת שלו; ההתכתבות שלו נשארת אישית. דורש שהארגון יאפשר.
שאלות נפוצות
- חיברתי את התיבה אבל מיילים לא נכנסים. ודאו שהמתג "סנכרון מיילים נכנסים" מופעל, ולחצו "רענון מיילים".
- למה משתמש לא יכול לחבר Gmail אישי? כנראה המתג "חיבור Gmail אישי למשתמשים" כבוי בהגדרות הארגון.
- מי רואה את ההודעות שלי? תלוי בהגדרת הגבלת הצפייה. ראו את הסעיף למעלה ואת מדריך ההודעות.
המשך מכאן
אחרי החיבור, השימוש בהודעות מוסבר בהודעות - מרכז התכתובת. להרשאות ולתפקידים ראו ניהול משתמשים והרשאות.