מכפתור "שיתוף" בכותרת התיק או הליד שולחים הזמנה למשתמש מארגון אחר. בוחרים מה הוא יראה, אם יוכל לערוך, ועד מתי. המדריך מסביר את חלון השיתוף שלב אחר שלב, ואת מה שעושים אחרי השליחה: הארכה, עריכה, ביטול, בקשות גישה ויומן הגישה.
לתמונה הכללית (מתי לשתף ומתי להעביר) ראו שיתוף והעברה בין ארגונים - מדריך כללי.
תקציר
- "שיתוף" בכותרת ← למי (מייל) ← סוג השיתוף ← מה משתפים ← תנאים ← סיכום ושליחה.
- כל רכיב מתחיל ב"לא". מסמנים רק את מה שהנמען צריך, ב"צפייה" או ב"עריכה".
- הגישה נפתחת רק אחרי שהנמען פותח את הקישור מהמייל ומאשר את תנאי הסודיות. תקבלו על זה התראה.
- הניהול נעשה מ"ניהול השיתופים": הארכה, עריכה, ביטול, שליחה מחדש, בקשות גישה ויומן הגישה.
דוגמאות לשימוש
דוגמה 1 - ליווי מסמכים: בתיק לוחצים "שיתוף", מזינים את המייל של הפרילנסרית, בוחרים "עבודה משותפת" ואת התבנית "ליווי מסמכים". בתנאים בוחרים "90 יום" ואת המטרה "ליווי ואיסוף מסמכים", מסמנים "הנמען מטפל בתיק מטעמנו" ושולחים. אחרי שהיא מאשרת, היא מעלה מסמכים לתיקייה "קבצים מהשותף" בדרייב שלכם, ומעדכנת את הדרישות.
דוגמה 2 - בקשת גישה מהשותף: הפרילנסרית מבקשת גישה ל"הכנסות". ב"ניהול השיתופים" מופיעה הבקשה. לוחצים "אישור ועריכה", החלון נפתח עם הרכיב המבוקש מסומן, ושומרים. השינוי חל מיד.
הסבר מפורט
איפה הכפתור "שיתוף"?
- בתיק, במחשב: בכותרת, אחרי "שלח לבנק". בתפריט "⋯" (פעולות נוספות) יש גם "ניהול שיתופים".
- בליד, במחשב: בכותרת, אחרי "סימולטור", ו"ניהול שיתופים" בתפריט "⋯".
- בארגון שהסוכן הקולי פעיל בו: בתיק ובליד "שיתוף" נמצא בתפריט "⋯" (פעולות נוספות), ליד "ניהול שיתופים", כדי לפנות מקום לכפתור שיחות AI. העיגולים של השותפים נשארים בכותרת.
- בטלפון: בגיליון "עוד בתיק" או "עוד בליד" יש כפתור "שיתוף", עם מונה כשיש שותפים. "ניהול שיתופים" נמצא תחת "פעולות נוספות" באותו גיליון.
כשיש שיתופים פעילים או ממתינים, מופיעים במחשב ליד הכפתור עד שלושה עיגולים עם ראשי התיבות של השותפים, ו"+N" אם יש יותר. עיגול חיוור הוא הזמנה שעוד לא אושרה. לחיצה על העיגולים פותחת את "ניהול השיתופים".
הכפתור לא מופיע בשורה הדחוסה שמופיעה בגלילה, ולא בלשונית ההודעות.
למה אני לא רואה את הכפתור?
- השיתוף כבוי בארגון. זו ברירת המחדל. מנהל הארגון מפעיל אותו בהגדרות שיתוף חיצוני. מי שמנהל את השיתופים בארגון רואה במצב הזה כפתור מושבת עם ההסבר "שיתוף חיצוני כבוי בארגון". השאר לא רואים אותו.
- אין לכם הרשאה. צריך הרשאת שיתוף תיקים (או לידים), וגם הרשאת עריכה בתיק או בליד.
חלון השיתוף, שלב אחר שלב
בצד החלון יש סיכום חי, "מה הנמען יקבל", שמתעדכן בכל בחירה. אי אפשר לעבור לשלב הבא כשחסר משהו, והסיבה מופיעה ליד הכפתור "המשך".
שלב 1: למי משתפים?
- מזינים את כתובת המייל של הנמען. ההזמנה תיפתח רק למי שמתחבר עם הכתובת הזו ומאמת אותה. המערכת לא תגלה לכם אם הכתובת רשומה ב-banta.
- נמען אחד בכל שליחה. כדי לשתף עם אדם נוסף, לוחצים "שיתוף נוסף" במסך שמופיע אחרי השליחה.
- שותפים קבועים: מי שכבר אישר בעבר שיתוף מהארגון שלכם מופיע כאן עם שם וארגון. לחיצה ממלאת את הכתובת.
- אם לכתובת כבר יש שיתוף בתיק, מופיעה הודעה שהשליחה תעדכן אותו ולא תיצור שיתוף נוסף.
- אי אפשר לשתף עם עצמכם או עם משתמש מהארגון שלכם.
שלב 2: מה הנמען יוכל לעשות?
- צפייה בלבד - רואים, לא נוגעים. הורדת מסמכים כבויה כברירת מחדל. תוקף ברירת מחדל: 30 יום.
- עבודה משותפת - עריכה ויצירה ברכיבים שבחרתם, אף פעם לא מחיקה ולא שיתוף הלאה. תוקף ברירת מחדל: 90 יום.
- העברת התיק (או הליד) - מופיעה רק למי שיש לו הרשאת העברה. ההסבר המלא בהעברת תיק או ליד לבעלות ארגון אחר.
סוג שהארגון לא מתיר מוצג מושבת, עם "לא מותר במדיניות הארגון".
שלב 3: אילו חלקים לשתף?
ברירת המחדל היא "לא". רכיב שלא סימנתם לא נשלח לנמען בכלל, גם לא בציר הזמן או בהתראות. אפשר לשתף אפילו רק את כרטיס התיק.
תבניות מוכנות:
- בתיק: "ליווי מסמכים" (לווים, נכס ואנשי קשר בצפייה; מסמכים, אבני דרך ומשימות בעריכה), "בקרת תמהיל" (הכנסות, נכס, מחשבון, בנקים, חתם ומסמכים, הכל בצפייה), ו"צפייה בכל התיק" (כל מה שאפשר לשתף, בצפייה, בלי ההערות הפנימיות).
- בליד: "סינון לידים" ו"איסוף מסמכים".
אחרי שינוי ידני מופיע התג "מותאם אישית". ב"צפייה בלבד" כל "עריכה" בתבנית יורדת ל"צפייה".
מטריצת הרכיבים: בכל שורה בוחרים "לא", "צפייה" או "עריכה". רכיבים רגישים מסומנים "רגיש" או "רגיש מאוד".
- אפשר לתת עריכה (בעבודה משותפת) ב: לווים ופרטים אישיים, מסמכים, אבני דרך וצ'קליסט, משימות ואירועים, הערות פנימיות. בליד: פרטי קשר, מסמכים, משימות ואירועים, הערות.
- צפייה בלבד גם בעבודה משותפת: הכנסות והתחייבויות, נכס ועסקה, מחשבון ותמהילים, בנקים ואישורים עקרוניים, חתם התיק, היסטוריית תקשורת, שיחות, אנשי קשר ושדות הארגון. בליד: פרטי הפנייה, נתונים פיננסיים, דגלים רגישים, סימולציות, תקשורת, שיחות, מקור וקמפיין.
- לא ניתן לשיתוף: חיובים ותשלומים, פורטל הלקוח, מקור ההפניה. בליד: הצעת המחיר.
גם בעריכה יש גבולות: בלווים השותף מעדכן רק כתובת ומצב משפחתי (טלפון, מייל ות.ז. לא נערכים מבחוץ), ובהערות הוא עורך רק הערות שכתב בעצמו.
פעולות רגישות (מתחת למטריצה):
- העלאת מסמכים - לתת-תיקייה "קבצים מהשותף" בדרייב שלכם. זמין כשהמסמכים בעריכה.
- הורדת מסמכים - כשהיא כבויה יש צפייה בדפדפן בלבד. זו הכבדה, לא הגנה מלאה.
- שינוי סטטוס ואבני דרך - מפעיל את האוטומציות שלכם, כולל הודעות ללקוח. השותף יראה אזהרה לפני כל שינוי כזה.
- האזנה להקלטות - בנפרד מסיכומים ותמלולים. ההקלטה מושמעת בדפדפן ולא יורדת.
בעבודה משותפת ההורדה וההעלאה נדלקות לבד כשמשתפים מסמכים (ההעלאה רק כשהמסמכים בעריכה). אפשר לכבות אותן.
שלב 4: תנאים
- תוקף: 7 ימים, 30 יום, 90 יום או שנה, עד התקרה שהארגון קבע. אם הארגון מתיר, יש גם "עד סגירת התיק": השיתוף מסתיים כשהתיק נסגר או מבוטל (בליד: כשהוא מסומן כאבוד), ולכל היותר בתום התוקף המקסימלי של הארגון. הגישה נחסמת אוטומטית בתום התוקף.
- מטרת השיתוף (חובה): ליווי ואיסוף מסמכים, חוות דעת שנייה, בקרה וליווי מקצועי, החלפה בזמן היעדרות, או אחר. אפשר להוסיף פירוט, עד 200 תווים. המטרה נשמרת ביומן ומוצגת לנמען.
- תיקיית המסמכים בדרייב: "לשתף גם את תיקיית המסמכים בגוגל דרייב". זמין רק כשהמסמכים משותפים, וכברירת מחדל רק למנהלי הארגון. בוחרים הרשאת צפייה או עריכה (עריכה רק בעבודה משותפת עם מסמכים בעריכה). הנמען מזין את חשבון הגוגל שלו כשהוא מאשר, והתיקייה משותפת רק אחרי האישור. חשוב: גישה דרך הדרייב לא נרשמת ביומן של banta, וקבצים שהורדו משם נשארים אצל הנמען.
- "הנמען מטפל בתיק מטעמנו" (חובה): אישור שהנמען פועל עבור הארגון שלכם. הוא יאשר את תנאי הסודיות לפני שתינתן לו גישה.
- הודעה לנמען (לא חובה): עד 500 תווים. מופיעה במייל ההזמנה ובמסך האישור שלו. קישורים בהודעה מוסרים מהמייל.
שלב 5: סיכום ושליחה
מופיע משפט אחד שמסכם הכל, למשל: "ל-נועה לוי תהיה גישה לצפייה ב-6 רכיבים ולעריכה של 3 מהם בתיק 260214, דוד ורחל כהן, עד 18/01/27. לא תהיה אפשרות למחוק, לשתף הלאה או לראות חיובים."
בסיכום החי יש גם רמת חשיפה (נמוכה, בינונית או גבוהה), לפי רגישות הרכיבים ורמת הגישה. היא לא חוסמת שליחה, רק מסבה תשומת לב. מתחתיה מופיע מה הנמען לא יראה.
לוחצים "שליחת הזמנה".
מה קורה אחרי השליחה?
- מופיע המסך "ההזמנה נשלחה": הגישה תיפתח אחרי שהנמען יאשר את ההזמנה ואת תנאי הסודיות, ותקבלו התראה.
- הנמען מקבל מייל שהנושא שלו כולל את שמכם, את שם הארגון ואת התיק עם שמות הלווים, וכפתור "לצפייה בשיתוף". ההזמנה בתוקף 14 יום.
- אם לנמען יש חשבון banta, הוא מקבל גם התראה בתוך המערכת, בלי פרטי התיק.
- אם המייל לא נשלח, השיתוף בכל זאת נשמר. שולחים אותו שוב בלחיצה על "שליחה חוזרת" בהודעה, או מ"ניהול השיתופים".
- אם לכתובת כבר היה שיתוף פעיל, הוא מתעדכן ולא נשלח מייל. הזמנה שעוד ממתינה מתעדכנת, ומקבלת 14 ימים חדשים ומייל חדש.
ניהול השיתופים
פותחים מהעיגולים בכותרת, או מ"⋯" ← "ניהול שיתופים". כאן רואים את כל מי שמחזיק גישה לתיק, ומשם מנהלים.
מה אומר כל סטטוס?
- ממתין לאישור - ההזמנה נשלחה והנמען עוד לא אישר.
- פעיל - יש גישה. ייתכן גם התג "ממתין לאישור חוזר של התנאים" (ראו בהמשך).
- פג תוקף - התוקף עבר. אפשר לחדש.
- בוטל / ההזמנה בוטלה - ביטלתם את הגישה או את ההזמנה.
- נדחה - הנמען דחה את ההזמנה.
- ההזמנה פגה - עברו 14 יום בלי מענה.
- הסתיים - השיתוף נסגר מעצמו, למשל כי התיק נמחק, נסגר או הועבר. הסיבה מופיעה בשורה.
בכל שורה רואים את הנמען וארגונו, את ההיקף ("N רכיבים · M בעריכה"), את התוקף, את הכניסה האחרונה, ואת מצב תיקיית הדרייב אם שותפה. "פירוט ההיקף" פותח את הרכיבים, הפעולות הרגישות, המטרה ומי שיתף. שיתופים שהסתיימו מוסתרים תחת "שיתופים שהסתיימו".
אילו פעולות יש בכל שיתוף?
- שליחה מחדש - בהזמנה שממתינה. כל שליחה מחליפה את הקישור, והקישור הקודם מפסיק לעבוד. עד 5 שליחות להזמנה, פעם בשתי דקות. שליחה מחדש לא מאריכה את תוקף ההזמנה.
- הארכה (בשיתוף פעיל) - "עוד 30 יום" או "עוד 90 יום". חידוש (בשיתוף שפג) - "ל-30 יום מהיום" או "ל-90 יום מהיום". לא זמין בשיתוף "עד סגירת התיק", ולא מעבר לתקרה של הארגון.
- עריכה - פותחת את החלון בשלב "מה משתפים" (פירוט למטה).
- ביטול גישה (או ביטול הזמנה) - האישור מופיע בתוך השורה. הגישה ב-banta נחסמת מיד. הסרת ההרשאה מתיקיית הדרייב נכנסת לתור ומתבצעת תוך דקות. קבצים שכבר הורדו נשארים אצל הנמען. הנמען מקבל התראה שהגישה הסתיימה, בלי סיבה.
מה אפשר לשנות בעריכה?
בעריכה משנים רכיבים, פעולות רגישות ותוקף. הנמען, סוג השיתוף, המטרה, הדרייב וההודעה נעולים: כדי לשנות אותם מבטלים את הגישה ומשתפים מחדש. השינויים חלים מיד, ונמען שכבר אישר מקבל התראה "היקף השיתוף השתנה".
- הוספת רכיב רגיש מאוד (למשל לווים, מסמכים, הכנסות, תקשורת או שיחות) לשיתוף פעיל מחייבת את הנמען לאשר שוב את תנאי הסודיות לפני שיראה אותו.
- צמצום המסמכים מסיר גם את ההרשאה בתיקיית הדרייב, כשהיא כבר לא מתאימה לרמה החדשה.
- שיתוף שפג חוזר להיות פעיל כשמאריכים אותו לתאריך עתידי.
- אם מישהו אחר עדכן את השיתוף בינתיים, מופיעה ההודעה "השיתוף עודכן בינתיים". "טעינת הגרסה העדכנית" טוענת את המצב החדש, והשינויים שלכם בחלון לא נשמרים.
מה עושים עם בקשת גישה מהשותף?
שותף שנכנס לרכיב שלא שיתפתם יכול ללחוץ "בקשת גישה לחלק הזה". מי שיצר את השיתוף מקבל התראה, והבקשה מופיעה תחת "בקשות גישה ממתינות":
- "אישור ועריכה" - פותח את חלון העריכה עם הרכיב המבוקש מסומן ב"צפייה" ומודגש. אפשר לשנות לפני השמירה.
- "דחייה" - הבקשה נסגרת.
שותף יכול לבקש גישה לכל רכיב פעם אחת ביום.
מה רואים ביומן הגישה?
בתחתית "ניהול השיתופים" יש "יומן גישה של שותפים חיצוניים": מתי, מי (ומאיזה ארגון), פעולה (צפייה, הורדה, העלאה, עריכה, נחסם) ופירוט. צפיות של אותו אדם באותו רכיב באותה שעה מאוחדות לשורה אחת, עם מספר הפעמים. מוצגות 50 שורות, ו"טען עוד" מביא עוד.
מתחת לזה, "אירועי השיתוף" מראים את היסטוריית השיתוף עצמו: נוצר, עודכן, אושר, נדחה, בוטל, פג, הסתיים.
מה קורה כשהליד המשותף הומר לתיק?
כשממירים ליד לתיק, כל השיתופים של הליד מסתיימים. אפשר להמשיך כל אחד מהם בתיק החדש:
- ב"ניהול השיתופים" של התיק מופיע הקטע "שיתופים מהליד", עם הכפתור "המשך שיתוף בתיק". אותו כפתור מופיע גם בליד, תחת "שיתופים שהסתיימו".
- השיתוף בתיק נפתח מיד, באותה רמה ובאותו תוקף, בלי אישור חוזר. הנמען מקבל התראה.
- הרכיבים מומרים: פרטי קשר ללווים, נתונים פיננסיים להכנסות, סימולציות למחשבון, ומסמכים, משימות, הערות, תקשורת ושיחות לרכיבים המקבילים. פרטי הפנייה, הדגלים הרגישים ומקור הליד לא ממשיכים.
מתי שיתוף מסתיים מעצמו?
- בתום התוקף.
- כשהתיק או הליד נמחקים. שחזור התיק לא מחזיר את השיתופים.
- שיתוף "עד סגירת התיק" - כשהתיק נסגר או מבוטל (או כשהליד מסומן כאבוד).
- כשהליד הומר לתיק, או כשהתיק הועבר לארגון אחר.
- כשהנמען עזב את הארגון שלו.
- כשמנהל הארגון מכבה את השיתוף החיצוני, כל השיתופים היוצאים מוקפאים: הנמענים לא נכנסים, אבל השיתופים לא נמחקים.
אילו התראות מקבלים?
מי שיצר את השיתוף מקבל התראה כשהנמען אישר או דחה, כשהוא מבקש גישה לרכיב נוסף, ושלושה ימים לפני שהשיתוף פג.
שאלות נפוצות
הנמען לא קיבל את המייל. מה עושים?
שיבדוק בספאם. אם המייל לא שם, ב"ניהול השיתופים" לוחצים "שליחה מחדש". הנמען יכול גם לבקש קישור בעצמו: ב"שותפו איתי" הוא לוחץ "שלחו לי את קישור האישור", והקישור נשלח לאותה כתובת. הקישור במייל ייחודי, וכל שליחה מחליפה אותו.
אפשר לשתף עם כמה אנשים בבת אחת?
לא. כל שיתוף הוא לנמען אחד. אחרי השליחה לוחצים "שיתוף נוסף" ומזינים את הכתובת הבאה.
השותף רואה את התיקים האחרים שלי?
לא. השיתוף פותח רק את התיק או הליד שבחרתם, ורק את הרכיבים שסימנתם.
השותף יכול למחוק מסמך או משימה?
לא. שותף חיצוני לא מוחק כלום. משימה הוא יכול לסמן כ"בוטלה", ודרישת מסמך כ"נדחה".
ביטלתי את הגישה. מה נשאר אצל השותף?
בתוך banta הגישה נחסמת מיד. קבצים שהוא הוריד, ומה שראה דרך תיקיית הדרייב, נשארים אצלו.
מה המשמעות של "המשתמש בארגון שלכם"?
ניסיתם לשתף עם משתמש מהארגון שלכם. לעובדים בארגון נותנים גישה דרך שיוך התיק או עוקבים, לא דרך שיתוף.
המשך מכאן
- שותפו איתי - מה הנמען רואה ועושה.
- העברת תיק או ליד לבעלות ארגון אחר.
- הגדרות שיתוף חיצוני והרשאות - למנהל הארגון.
- שיתוף והעברה בין ארגונים - מדריך כללי.