כשיועץ מארגון אחר משתף איתכם תיק משכנתא או ליד, ההזמנה מגיעה במייל. אחרי שתאשרו, התיק מופיע במסך "שותפו איתי". שם עובדים עליו, רק בחלקים ששיתפו איתכם ורק עד סוף התוקף. המדריך מסביר את הדרך מהמייל ועד העבודה עצמה, כולל חשבון שותף חינמי למי שאין לו חשבון banta.
תקציר
- פותחים את הקישור מהמייל. הוא מוכיח שהכתובת שלכם, ובלעדיו אי אפשר לאשר.
- מתחברים עם הכתובת שאליה נשלחה ההזמנה. אין חשבון? יוצרים חשבון שותף חינמי מאותו קישור.
- מאשרים את תנאי הסודיות ולוחצים "אישור וכניסה לתיק".
- התיק המשותף נראה כמו תיק רגיל: אותה כותרת, אותן לשוניות ואותה רצועת אבני דרך. רואים רק את החלקים ששותפו, ועורכים רק מה שהמשתף נתן בעריכה. מחיקה אין אף פעם.
- אפשר להוסיף את התיק לרשימת התיקים שלכם, עם התג "שותף · שם הארגון", כדי לפתוח אותו משם כמו כל תיק.
- כל צפייה, הורדה ועריכה נרשמת ביומן שהארגון המשתף רואה.
דוגמאות לשימוש
דוגמה 1 - פרילנסרית בלי חשבון: נועה מקבלת מייל "אבי שרון ממשכנתא פלוס שיתף/ה איתך את תיק 260214, דוד ורחל כהן". היא לוחצת "לצפייה בשיתוף", ממלאת שם, טלפון וסיסמה ביצירת חשבון שותף, ומגיעה ל"שותפו איתי". שם היא מאשרת את תנאי הסודיות, נכנסת לתיק, ומעלה את התלושים שקיבלה מהלקוח ללשונית "מסמכים".
דוגמה 2 - יועץ עם חשבון: יועץ ממשרד אחר מתבקש לתת חוות דעת על תמהיל. הוא פותח את הקישור, מתחבר לחשבון שלו, מאשר, ורואה בתיק המשותף את המחשבון, ההכנסות והבנקים לקריאה. כשהוא צריך גם את המסמכים, הוא לוחץ בלשונית הנעולה "בקשת גישה לחלק הזה".
הסבר מפורט
מה יש במייל ההזמנה?
הנושא כולל את שם המשתף, את הארגון שלו, ואת התיק עם שמות הלווים (או את הליד). בגוף המייל: סוג הגישה (צפייה בלבד או עבודה משותפת), הודעה מהמשתף אם כתב, וכפתור "לצפייה בשיתוף". ההזמנה בתוקף 14 יום, והתאריך מופיע בתחתית המייל.
אם יש לכם חשבון banta, תקבלו גם התראה בתוך המערכת: "שיתפו איתך תיק". ההתראה לא כוללת את פרטי התיק, ומפנה לפתוח את הקישור שבמייל.
למה חייבים לפתוח את הקישור מהמייל?
הקישור ייחודי לכם, והוא מוכיח שתיבת הדואר שלכם. עד שפותחים אותו, ההזמנה ב"שותפו איתי" מופיעה בלי מספר התיק ובלי שמות, בלי תנאי הסודיות ובלי כפתור אישור.
לא מוצאים את המייל? בכרטיס ההזמנה לוחצים "שלחו לי את קישור האישור". קישור חדש נשלח לכתובת שאליה נשלחה ההזמנה, רק כשהיא הכתובת המאומתת של החשבון שלכם, והקישור הקודם מפסיק לעבוד. בדקו גם בתיקיית הספאם. אפשר לשלוח עד 5 קישורים להזמנה (כולל השליחות של המשתף), ולא יותר מפעם בשתי דקות. אותו כפתור מופיע גם בדף של העברה שעוד לא אושרה מהמייל.
אפשר לפתוח את אותו קישור כמה פעמים, עד שמאשרים או דוחים.
יש לי חשבון ב-banta. איך ממשיכים?
- כבר מחוברים: הקישור קושר את ההזמנה לחשבון שלכם ומעביר ל"שותפו איתי".
- לא מחוברים: מופיעה ההודעה שלכתובת כבר יש חשבון, עם כפתור "התחברות". אחרי ההתחברות, באותה לשונית ותוך שעה, חוזרים לקישור אוטומטית. התחברתם בלשונית אחרת או מאוחר יותר? פשוט פותחים שוב את הקישור מהמייל.
- מחוברים עם כתובת אחרת: מופיעה ההודעה "אתם מחוברים בחשבון עם כתובת אחרת". מתנתקים ומתחברים עם הכתובת שאליה נשלחה ההזמנה.
כתובת המייל של החשבון צריכה להיות מאומתת. אם היא לא מאומתת, "שותפו איתי" מציג הודעה על כך, וההזמנות יופיעו רק אחרי שתאשרו את הכתובת מהמייל שנשלח אליכם.
אין לי חשבון. מה זה חשבון שותף?
מי שאין לו חשבון רואה בקישור את הטופס "יצירת חשבון שותף": כתובת המייל (קבועה, זו שקיבלה את ההזמנה), שם פרטי, שם משפחה, טלפון נייד, סיסמה ואימות סיסמה. הסיסמה צריכה לפחות 8 תווים, עם אות גדולה, אות קטנה, ספרה ותו מיוחד. לוחצים "יצירת חשבון וכניסה", ומגיעים ישר ל"שותפו איתי".
חשבון שותף הוא חינמי, ומשמש רק לעבודה על מה ששיתפו איתכם. יש בו רק "שותפו איתי", התראות והגדרות פרופיל. אין בו תיקים, לידים או כלים משלכם, אין עוזר AI, ואי אפשר לקבל בו העברת תיק. כל כתובת אחרת במערכת מחזירה ל"שותפו איתי".
את תנאי הסודיות מסמנים בטופס, ואחר כך מסמנים אותם שוב בכרטיס ההזמנה, שם מאשרים את השיתוף עצמו.
המסך "שותפו איתי"
הפריט "שותפו איתי" מופיע בתפריט הצד כשיש לכם לפחות הזמנה, שיתוף או העברה. מונה עליו מראה כמה הזמנות ממתינות. המסך בנוי כמו שאר הרשימות במערכת: כותרת עם מספר השיתופים הפעילים, שורה כמו "3 שיתופים פעילים מ-2 ארגונים", חיפוש, וטבלה.
- הזמנות ממתינות - כרטיסים מעל הטבלה, לשיתופים שעוד לא אישרתם.
- שלוש תצוגות מעל הטבלה:
- פעילים - התיקים והלידים שעובדים עליהם. עמודות: תיק / ליד, שיתף/ה, סוג השיתוף, מטרה, בתוקף, מצב, ו"ברשימה שלי". לחיצה על שורה פותחת את התיק.
- העברות - תיקים או לידים שארגון אחר מבקש להעביר אליכם (ראו העברת תיק או ליד). כשיש העברה שמחכה לכם, המספר ליד התצוגה אדום.
- הסתיימו - שיתופים שהסתיימו ב-30 הימים האחרונים, עם הסיבה. למשל: "השיתוף של התיק הסתיים ב-18/01/27. כדי להמשיך, בקשו מאבי שרון להאריך."
- חלוקה לפי ארגון - בכל תצוגה, השורות מקובצות לפי הארגון ששיתף, עם שורת כותרת לכל ארגון, למשל "משכנתא פלוס · 3 תיקים · ליד אחד".
- חיפוש - לפי שם התיק או הלווים, שם הארגון או מי ששיתף.
איך מוסיפים תיק משותף לרשימת התיקים שלי?
תיק משותף יכול להופיע גם ברשימת התיקים שלכם, כמו קיצור דרך בגוגל דרייב. יש שלוש דרכים להוסיף אותו:
- באישור ההזמנה - התיבה "להוסיף לרשימת התיקים שלי" (בליד: "הלידים") מסומנת מראש. מי שלא רוצה מוריד את הסימון.
- בתיק המשותף - כפתור הנעץ בראש התיק, "הוספה לרשימת התיקים". לחיצה נוספת, "הסרה מרשימת התיקים", מוציאה אותו.
- ב"שותפו איתי" - בעמודה "ברשימה שלי", "הוספה" או "ברשימה".
ברשימת התיקים, התיקים המשותפים מופיעים בעמוד הראשון, בקבוצה "שותפו איתך (מספר)" מעל התיקים שלכם, עם התג "שותף · שם הארגון", הסטטוס בצבעי הארגון ששיתף, היועץ המטפל, הסכום ותאריך העדכון. חיפוש טקסט חל גם עליהם. מסנן אחר (סטטוס, יועץ, תגיות) מסתיר את הקבוצה, ומופיעה הערה כמו "2 תיקים שותפו איתך. הם לא מסוננים לפי המסנן". אותו דבר ברשימת הלידים.
ההוספה לרשימה אישית: אף אחד אחר בארגון שלכם לא רואה אותה. היא לא משנה את השיתוף, וכשהשיתוף מסתיים התיק יוצא מהרשימה לבד.
מה רואים בהזמנה ואיך מאשרים?
בכרטיס ההזמנה: מי שיתף ומאיזה ארגון, סוג הגישה, תוקף הגישה, עד מתי ההזמנה בתוקף, מטרת השיתוף, ההודעה מהמשתף, ופירוט של כל חלק ששותף ("לווים · צפייה", "מסמכים · עריכה") עם ההרשאות הנוספות.
מתחת מופיעים תנאי הסודיות, בארבעה סעיפים:
- להשתמש במידע רק לצורך הטיפול בתיק, עבור הארגון ששיתף ובהתאם למטרת השיתוף.
- לא להעביר את המידע לאף גורם אחר, ולא לשמור עותקים מעבר לנדרש.
- לשמור על סודיות המידע ועל אבטחתו, ולדווח לארגון ששיתף על כל חשד לחשיפה.
- לדעת שכל צפייה, הורדה ועריכה נרשמת ביומן שהארגון ששיתף רואה, ושהוא רשאי לבטל את הגישה בכל עת.
אם המשתף שיתף גם את תיקיית המסמכים בדרייב, מופיע שדה "חשבון הגוגל שלך לשיתוף התיקייה (לא חובה)". מזינים בו חשבון גוגל, ואחרי האישור תקבלו ממנו גישה ישירה לתיקייה, עם מייל מגוגל. משאירים ריק? אין גישה בדרייב, ועובדים רק דרך banta. גישה דרך הדרייב לא נרשמת ביומן, וקבצים שהורדו משם נשארים אצלכם גם אחרי שהשיתוף מסתיים.
מסמנים "אני מאשר/ת את תנאי הסודיות", משאירים או מורידים את הסימון "להוסיף לרשימת התיקים שלי", ולוחצים "אישור וכניסה לתיק" (או "לליד"). המשתף מקבל התראה שאישרתם. "דחייה" מבקשת אישור בתוך הכרטיס, והמשתף מקבל הודעה שדחיתם.
עבודה על תיק משותף
איך נראה התיק המשותף?
כמו תיק רגיל, ברוחב מלא. מי שמכיר תיק ב-banta מוצא כל דבר באותו מקום:
- הכותרת - שמות הלווים, "תיק מספר", התג "משותף · שם הארגון", הסטטוס בצבעי הארגון ששיתף והיועץ המטפל. מתחת, רצועת המדדים: ההלוואה המבוקשת, הכנסות חודשיות, התחייבויות חודשיות, הכנסה פנויה ויחס החזר, וזמן תפעול התיק. מדד שתלוי בחלק שלא שותף (למשל ההכנסות) מסומן "לא שותף".
- הכפתור "מה מותר לי?" (גם בלחיצה על התג "משותף") - שתי רשימות, מה מותר ומה לא, לפי השיתוף הזה. לידו כפתור הנעץ להוספת התיק לרשימת התיקים שלכם.
- הלשוניות - סקירה, משימות, הודעות, שיחות, אנשי קשר, חתם, שליחות לבנקים ותמהילים. בגלילה הן נצמדות לשורה דחוסה בראש המסך, כמו בתיק רגיל. בליד: פרטי הליד, מסמכים, הודעות, משימות, שיחות, היסטוריה ותמהילים.
- רצועת אבני הדרך - מתחת ללשוניות: נקודה לכל סטטוס, ההתקדמות בסטטוס הנוכחי ואבן הדרך הבאה. "הצג אבני דרך" פותח את הפאנל עם אבני הדרך של הסטטוס הנוכחי והצ'קליסט של כל אחת. בטלפון היא בכפתור "אבני דרך" בסרגל התחתון.
- הסקירה - שלושת הכרטיסים: פרטי הלווים, גורמים מעורבים, ותיעוד ופעילות (תיעודים ולוג התיק). מתחתם הלשוניות מסמכים, פרטי משכנתא, פרטי נכס, הכנסות, חשבונות והתחייבויות, שדות הארגון, ולפי התיק גם זכאות, לוח תשלומים ומידע נוסף.
- שורת היומן - מתחת ללשוניות: "כל צפייה והורדה נרשמת ביומן של שם הארגון". אפשר לסגור אותה, והיא חוזרת אחרי 30 יום.
מה עושים בחלק שלא שותף?
לשונית של חלק שלא שותף מופיעה מעומעמת עם מנעול, וכרטיס בסקירה מופיע נעול. לחיצה מציגה "החלק הזה לא שותף איתך", והכפתור "בקשת גישה לחלק הזה". הבקשה מגיעה כהתראה ליועץ ששיתף, והוא מחליט. אפשר לבקש גישה לכל חלק פעם אחת ביום.
מה אפשר לערוך?
בשיתוף לצפייה בלבד הכל לקריאה. בעבודה משותפת עורכים רק בחלקים שהמשתף נתן בעריכה:
- לווים - העיפרון בכרטיס הלווה בסקירה מעדכן רחוב, עיר ומצב משפחתי. טלפון, מייל ות.ז. לא נערכים, ואי אפשר להוסיף או להסיר לווים.
- מסמכים - עדכון סטטוס של דרישת מסמך (ממתין, בבדיקה, התקבל, נדחה), והעלאת קבצים אם המשתף התיר.
- אבני דרך - בפאנל של רצועת אבני הדרך: סימון פריטי צ'קליסט. השלמת אבן דרך, "עבור לסטטוס הבא" ושינוי הסטטוס מהכותרת - רק אם המשתף נתן הרשאה לכך.
- משימות - "משימה חדשה" (המשימה משויכת ליועץ המטפל בארגון ששיתף). שינוי סטטוס מהתיבה או מ"העבר ל...", ובתפריט ⋯ "עריכה" של תאריך היעד, העדיפות והסטטוס. משימה שלא רלוונטית מסמנים כ"בוטלה".
- הערות - בכרטיס "תיעוד ופעילות": "הוספת הערה", שמופיעה בפיד ההערות של הארגון ששיתף עם השם שלכם. עורכים רק הערות שכתבתם.
- בליד: פרטי קשר (שם, טלפון ומייל), מסמכים, משימות והערות.
שינוי סטטוס או השלמת אבן דרך מציגים קודם אזהרה: השינוי יפעיל את האוטומציות של הארגון ששיתף, ועלול לשלוח הודעה ללווים.
איך מעלים מסמכים?
בלשונית "מסמכים", כשההעלאה מותרת, גוררים קבצים לאזור ההעלאה או לוחצים "בחירת קבצים". אפשר לשייך את הקובץ לדרישת מסמך, ודרישה שקיבלה קובץ עוברת ל"בבדיקה". אפשר גם ללחוץ "העלאה" ישירות בדרישה שממתינה או שנדחתה.
- עד 25MB לקובץ.
- סוגים: PDF, תמונות (JPG, PNG, HEIC, WEBP, GIF), Word, Excel וקובצי טקסט.
- הקבצים נשמרים בתיקייה "קבצים מהשותף" בדרייב של הארגון ששיתף.
אפשר להוריד מסמכים ולהאזין להקלטות?
- צפייה במסמך נפתחת בלשונית חדשה.
- הורדה רק אם המשתף התיר. אחרת הכפתור כבוי: "ההורדה לא הותרה בשיתוף הזה".
- הקלטות שיחה מושמעות בדפדפן, רק עם הרשאת האזנה, ואי אפשר להוריד אותן. סיכומים ותמלולים מוצגים בלשונית "שיחות".
מה אי אפשר לעשות בתיק משותף?
- למחוק משהו.
- לשתף את התיק עם אדם נוסף.
- לשלוח הודעות ללווים. "הודעות" (מייל ווואטסאפ) לקריאה בלבד.
- לשלוח את התיק לבנק.
- לראות חיובים, את פורטל הלקוח או את מקור ההפניה, ובליד את הצעת המחיר. החלקים האלה לא משותפים אף פעם.
התיק המשותף לא נכנס לנתונים של הארגון שלכם: לא לדשבורד, לדוחות, ל"בוקר טוב", לחיפוש או לייצוא. גם אחרי שהוספתם אותו לרשימת התיקים, הוא מופיע שם רק כקיצור דרך שפותח את התיק המשותף.
מתי הגישה נגמרת?
- בתום התוקף. שלושה ימים לפני כן מגיעה התראה "שיתוף עומד לפוג".
- כשהמשתף מבטל, כשהתיק נמחק, נסגר או הועבר, או כשעזבתם את הארגון שלכם. תקבלו התראה "הגישה הסתיימה".
- אם הארגון ששיתף כיבה זמנית את השיתוף החיצוני, הגישה מוקפאת. כשיפעילו אותו שוב, היא תחזור.
- אם המנוי של הארגון ששיתף לא פעיל, הצפייה ממשיכה והעריכה נחסמת.
כשהמשתף מרחיב את השיתוף לחלק רגיש מאוד, תתבקשו לאשר שוב את תנאי הסודיות לפני שתמשיכו: "צריך לאשר שוב את תנאי הסודיות".
שאלות נפוצות
כתוב "הקישור כבר נוצל או שפג תוקפו". מה זה אומר?
אם כבר אישרתם, ההזמנה מחכה ב"שותפו איתי". אחרת, ייתכן שנשלח קישור חדש (רק האחרון עובד). היכנסו ל"שותפו איתי" ולחצו "שלחו לי את קישור האישור". אם עברו 14 יום וההזמנה פגה, בקשו מהמשתף לשלוח הזמנה חדשה.
מנהל הארגון שלי רואה את התיקים ששיתפו איתי?
לא את התוכן. הוא רואה רק כמה שיתופים פעילים יש לכל חבר בארגון, ומאיזה ארגון.
זה עולה לי משהו או תופס מושב?
לא. חשבון שותף חינמי, ושיתוף לא תלוי במנוי של הארגון שלכם.
כתוב "אין לך גישה לתיק הזה". למה?
השיתוף בוטל או הסתיים, או שאתם מחוברים בחשבון אחר. אם לדעתכם זו טעות, פנו ליועץ ששיתף איתכם את התיק.
הוספתי תיק משותף לרשימת התיקים. למה הוא לא מופיע?
הקבוצה "שותפו איתך" מופיעה רק בעמוד הראשון של הרשימה, ומוסתרת כשיש מסנן פעיל שאינו חיפוש (אז מופיעה הערה כמה תיקים הוסתרו). נקו את המסננים. אם השיתוף הסתיים, התיק יוצא מהרשימה לבד.
אני לא רואה את "שותפו איתי" בתפריט.
הפריט מופיע רק כשיש לכם הזמנה, שיתוף או העברה. פתחו את הקישור מהמייל, והוא יופיע.
המשך מכאן
- שיתוף והעברה בין ארגונים - מדריך כללי.
- שיתוף תיק או ליד עם יועץ מארגון אחר - הצד של המשתף.
- העברת תיק או ליד לבעלות ארגון אחר - כשמבקשים להעביר אליכם תיק.