ב-banta אפשר לתת למשתמש מארגון אחר גישה לתיק משכנתא או לליד שלכם, או להעביר אליו את הבעלות עליהם. הנמען רואה רק את מה שבחרתם, לזמן מוגבל. כל צפייה, הורדה ועריכה שלו נרשמות ביומן שאתם רואים, ואפשר לבטל את הגישה בכל רגע.

המדריך הזה מסביר את התמונה הכללית. לכל צד יש מדריך מפורט, והקישורים אליהם בסוף.

תקציר

  • שלוש דרכים: צפייה בלבד, עבודה משותפת, או העברת התיק לבעלות הארגון של הנמען.
  • שיתוף נשלח לכתובת מייל של אדם אחד. הנמען צריך חשבון banta. מי שאין לו חשבון יכול ליצור חשבון שותף חינמי מהקישור שבמייל.
  • בוחרים בדיוק מה משתפים: לווים, מסמכים, משימות, הערות ועוד. כל רכיב שלא סימנתם לא נשלח בכלל.
  • חיובים, פורטל הלקוח ומקור ההפניה לא משותפים אף פעם. גם הנמען לא יכול למחוק דבר או לשתף הלאה.
  • השיתוף כבוי כברירת מחדל. מנהל הארגון מפעיל אותו בהגדרות הארגון, בלשונית "שיתוף חיצוני".

דוגמאות לשימוש

דוגמה 1 - פרילנסרית לאיסוף מסמכים: אתם עובדים עם פרילנסרית שאוספת מסמכים מהלקוחות. משתפים איתה את התיק ב"עבודה משותפת" עם התבנית "ליווי מסמכים": היא רואה את הלווים, מעלה מסמכים, מעדכנת אבני דרך ומשימות. את החיובים, את ההיסטוריה עם הלקוח ואת ההערות הפנימיות היא לא רואה.

דוגמה 2 - חוות דעת שנייה: רוצים שיועץ בכיר ממשרד אחר יעבור על התמהיל. משתפים לשבעה ימים ב"צפייה בלבד" עם התבנית "בקרת תמהיל": הכנסות, נכס, מחשבון, בנקים וחתם. הוא לא יכול לשנות דבר, והגישה נסגרת לבד בסוף השבוע.

דוגמה 3 - לקוח שעובר למשרד אחר: הלקוח החליט לעבור ליועץ אחר. שולחים "העברת התיק" לכתובת של היועץ החדש ובוחרים "עותק". אחרי שמוסמך בארגון שלו מאשר, התיק עובר אליו עם ההיסטוריה, והמסמכים מועתקים לדרייב שלו. אצלכם נשאר עותק עם החיובים והתשלומים.

הסבר מפורט

מה ההבדל בין צפייה, עבודה משותפת והעברה?

  • צפייה בלבד - לבקרה, לחוות דעת שנייה או למנטור. הנמען קורא את הרכיבים שבחרתם ולא משנה דבר. הורדת מסמכים כבויה כברירת מחדל. תוקף ברירת המחדל הוא 30 יום.
  • עבודה משותפת - לפרילנסר או לשותף שעובד על התיק. הנמען יוצר ועורך ברכיבים שבחרתם בעריכה, אבל אף פעם לא מוחק ולא משתף הלאה. התיק נשאר שלכם. תוקף ברירת המחדל הוא 90 יום.
  • העברה - התיק או הליד עוברים לבעלות הארגון של הנמען. העברה דורשת אישור של מי שמוסמך לקבל העברות בארגון המקבל, והיא סופית אחרי האישור. החיובים והתשלומים נשארים אצלכם.

שיתוף אפשר לבטל בכל רגע. העברה שאושרה אי אפשר לבטל: כדי להחזיר את התיק צריך העברה חדשה בכיוון ההפוך, באישור הצד השני.

מה אף פעם לא משותף?

  • בתיק: חיובים ותשלומים, פורטל הלקוח (קישורי הגישה של הלווים) ומקור ההפניה.
  • בליד: הצעת המחיר.

וגם כשמשתפים רכיב בעריכה, הנמען לא יכול:

  • למחוק שום דבר, גם לא דבר שהוא עצמו יצר.
  • לשתף את התיק עם אדם נוסף.
  • לשלוח הודעות ללווים מהערוצים שלכם, או לשלוח את התיק לבנק.
  • לראות את התיקים האחרים שלכם. השיתוף פותח רק את התיק או הליד שבחרתם.

איך הנמען מקבל את השיתוף?

  1. אתם שולחים הזמנה לכתובת המייל שלו. ההזמנה בתוקף 14 יום.
  2. הוא פותח את הקישור שבמייל. הקישור מוכיח שתיבת הדואר שייכת לו, ורק אחריו הוא רואה את פרטי התיק ויכול לאשר.
  3. הוא מתחבר עם אותה כתובת. מי שאין לו חשבון יוצר חשבון שותף חינמי, ישירות מהקישור.
  4. הוא מאשר את תנאי הסודיות, ומקבל גישה במסך "שותפו איתי". התיק המשותף נראה אצלו כמו תיק רגיל, רק עם החלקים ששיתפתם.

התיק המשותף לא נכנס לנתונים של הארגון של הנמען: לא לדשבורד, לדוחות, לחיפוש או לייצוא. הנמען יכול להוסיף אותו לרשימת התיקים שלו כקיצור דרך, עם התג "שותף · שם הארגון שלכם". הקיצור אישי, ופותח את אותו תיק משותף. מנהל הארגון של הנמען רואה רק כמה שיתופים פעילים יש לכל חבר בארגון, ומאיזה ארגון, בלי התוכן.

מה רואים אצלכם, כבעלים?

  • בכותרת התיק או הליד מופיעים העיגולים של השותפים ליד כפתור "שיתוף". לחיצה עליהם פותחת את "ניהול השיתופים".
  • ב"ניהול השיתופים" רואים מי מחזיק גישה, לאיזה היקף ועד מתי, מתי נכנס לאחרונה, ובקשות גישה לרכיבים נוספים.
  • יומן הגישה מראה כל צפייה, הורדה, העלאה ועריכה של שותף חיצוני, וגם "הופיע ברשימה" כשהתיק הופיע ברשימת התיקים שלו.
  • שלושה ימים לפני שהשיתוף פג מגיעה התראה, ואפשר להאריך בלחיצה.
  • מנהלי הארגון רואים את כל השיתופים וההעברות של הארגון במקום אחד, בהגדרות הארגון.

מה צריך כדי להתחיל?

  1. מנהל הארגון מפעיל את השיתוף: הגדרות הארגון ← אנשים וצוותים ← "שיתוף חיצוני" ← "הפעלת שיתוף חיצוני". שם הוא קובע גם את המדיניות: אילו סוגי שיתוף מותרים, תוקף מקסימלי, רכיבים חסומים, דרייב והעברות.
  2. הרשאות: כברירת מחדל כל יועץ יכול לשתף תיקים ולידים שיש לו הרשאת עריכה בהם. העברה, קבלת העברות וניהול השיתופים של הארגון שמורים למנהלי הארגון. אפשר לשנות את זה לכל תפקיד.
  3. בתיק או בליד: לוחצים "שיתוף" בכותרת.

שאלות נפוצות

הנמען תופס מושב במנוי שלי?

לא. שיתוף לא מוסיף את הנמען לארגון שלכם, לא תופס מושב ולא נותן גישה לשום תיק אחר.

אפשר לשתף עם עובד מהארגון שלי?

לא. השיתוף מיועד לארגונים אחרים בלבד. לעובד בארגון שלכם נותנים גישה דרך שיוך התיק או עוקבים.

מה קורה לשיתוף אם המנוי שלי נחסם?

הנמען ממשיך לצפות, אבל לא יכול לערוך עד שהמנוי חוזר להיות פעיל. אצלו מוצגת ההודעה "המנוי של הארגון ששיתף לא פעיל - צפייה בלבד".

צריך אישור מהלווים כדי לשתף או להעביר?

המערכת לא מבקשת אישור מהלווים, ולא שולחת להם הודעה על שיתוף או על העברה. ההחלטה ועדכון הלקוח באחריותכם.

מה ההבדל בין זה לבין "שיתוף נכסים"?

שיתוף נכסים משתף בין ארגונים תבניות והגדרות, כמו תבנית PDF או חבילת אבני דרך, בלי שום נתון של לקוח. השיתוף שבמדריך הזה משתף תיק או ליד של לקוח מסוים.

אפשר למנוע מהנמען לשמור את המידע?

מה שמוצג על המסך יכול להיות מצולם, וקבצים שהורדו נשארים אצל הנמען גם אחרי שהשיתוף מסתיים. לכן כדאי לשתף רק את מה שצריך, לזמן קצר, ולהשאיר את הורדת המסמכים כבויה כשאין בה צורך.

המשך מכאן