שיתוף נכסים - ייבוא ושיתוף תבניות בין ארגונים
שיתוף נכסים (תחת "עזרים ליועץ") מאפשר לארגונים לשתף ביניהם תבניות והגדרות מוכנות - ולייבא תבניות מוכנות לארגון שלכם בלחיצה, בלי להגדיר הכול מאפס. חשוב להבין: כאן לא משתפים קבצים או קישורים עם לקוחות, אלא אבני בניין של המערכת בין ארגונים (למשל תבנית PDF, חבילת אבני דרך וכו'). השיתוף עם לקוחות נעשה בכלים אחרים (כמו קבצים להורדה ומסמכי התיק).
אילו נכסים אפשר לשתף
הנכסים הניתנים לשיתוף הם רכיבי הגדרה של המערכת:
- תבנית מסמך ותבנית PDF - תבניות מסמכים וטפסים עם מיפוי שדות.
- תבנית אבני דרך - הגדרת אבן דרך מוכנה.
- חוק אוטומציה - כלל אוטומציה מוכן (ראו אוטומציות).
בנוסף אפשר לשתף חבילות שלמות: סטטוס עם אבני דרך, חבילת אבני דרך מלאה (כל הסטטוסים ואבני הדרך), קטגוריית מסמכים וחבילת מסמכים מלאה.
שלוש דרכי שיתוף
- פרטי - הנכס נשאר אצלכם בלבד (ברירת מחדל).
- שיתוף ישיר - מזמינים ארגון מסוים לפי כתובת המייל של מנהל הארגון. ההזמנה ממתינה לאישורו.
- ציבורי - הנכס מתפרסם במאגר הציבורי וזמין לכל הארגונים לייבוא. מוסיפים כותרת, תיאור, קטגוריה ותגיות לחיפוש.
המסך - ארבע לשוניות
- מאגר ציבורי - מעיינים בנכסים ובחבילות שפורסמו, מחפשים ומסננים, ולוחצים "ייבא לארגון שלי".
- הנכסים שלי - הנכסים שאתם שיתפתם, עם תווית מצב (ציבורי / ישיר / פרטי) ומספר הייבואים. מהתפריט אפשר להפעיל/להפסיק שיתוף או למחוק לצמיתות.
- שותפו אלי - נכסים שארגונים אחרים שיתפו איתכם, מוכנים לייבוא.
- הזמנות - הזמנות שיתוף ישיר שממתינות לכם; אפשר לקבל או לדחות.
ייבוא נכס
בלחיצה על "ייבא לארגון שלי" נוצר עותק של הנכס בארגון שלכם. בייבוא חבילה (אבני דרך או מסמכים) ייתכן שיופיע חלון מיפוי - שבו מתאימים סטטוסים או קטגוריות חסרים לקיימים אצלכם, או יוצרים חדשים. כך החבילה משתלבת נכון בהגדרות הקיימות.
הרשאות
הגישה למסך דורשת הרשאת צפייה בשיתוף נכסים. שיתוף וניהול (הפסקה/מחיקה) שמורים בדרך כלל למנהל הארגון, וייבוא זמין גם לראשי צוות. לקביעת ההרשאות ראו ניהול משתמשים והרשאות.
דוגמאות לשימוש
דוגמה 1 - התחלה מהירה: ארגון חדש נכנס למאגר הציבורי, מוצא חבילת אבני דרך מלאה מוכנה, ומייבא אותה - וכך מקבל מבנה עבודה שלם בלי להגדיר ידנית.
דוגמה 2 - שיתוף עם שותף: בנית תבנית PDF מוצלחת ורוצים לשתף עם ארגון עמית. בוחרים שיתוף ישיר, מזינים את מייל מנהל הארגון, והוא מקבל הזמנה לאישור.
שאלות נפוצות
- זה משתף מידע עם הלקוחות שלי? לא. השיתוף הוא בין ארגונים, של תבניות והגדרות בלבד - לא נתוני לקוחות.
- מי יכול לשתף נכסים? בדרך כלל מנהל הארגון (הרשאת שיתוף וניהול).
- הפסקת שיתוף ומחיקה - מה ההבדל? הפסקת שיתוף הופכת את הנכס לפרטי וניתנת לביטול; מחיקה לצמיתות אינה הפיכה.
המשך מכאן
להגדרת הסטטוסים ואבני הדרך עצמם ראו הגדרת אבני דרך וסטטוסים, ולכללי אוטומציה ראו אוטומציות. למאגר הקבצים להורדה ראו קבצים להורדה.