שיוך אוטומטי שולח כל ליד חדש שנכנס בלי יועץ ישר ליועץ הבא בתור, במקום שיחכה בתצוגה "לא שויך" עד שמישהו ישייך אותו ידנית. היועץ מקבל את ההתראה "שויך אליך ליד", הליד נכנס לתור "לטיפול עכשיו" שלו, וזמן היעד למענה רץ אצלו - בדיוק כמו בשיוך ידני. בוחרים אם הסבב הולך לפי הסדר או לפי עומס, מי היועצים שבסבב, והאם הוא חל רק על לידים שמגיעים מבחוץ או על כל ליד חדש בלי יועץ. ההגדרה נמצאת בהגדרות הארגון, הגדרות לידים, מסך שלבי ליד ואבני דרך, בפרק שיוך אוטומטי.
דוגמאות
- חלוקה שווה של לידים מהקמפיין: מפעילים, בוחרים "לפי הסדר" ו"לידים שנכנסים מבחוץ", ומסמנים שלושה יועצים. ליד ראשון מהטופס הולך ליועץ הראשון ברשימה, השני לשני, השלישי לשלישי, והרביעי שוב לראשון.
- מי שפנוי יותר מקבל: בוחרים "לפי עומס". ליד חדש הולך ליועץ שיש לו הכי מעט לידים פתוחים כרגע. אם לשניים יש אותו מספר, הסבב מכריע ביניהם.
- שיוך לידים שהצטברו: אחרי ההפעלה נשארו 40 לידים ישנים בלי יועץ. בתצוגה "לא שויך" ברשימת הלידים לוחצים שייך לפי הסבב, והם מתחלקים בין היועצים.
הפעלה והגדרה
איך מפעילים שיוך אוטומטי?
- פותחים הגדרות הארגון, הגדרות לידים, שלבי ליד ואבני דרך, ופותחים את הפרק שיוך אוטומטי.
- מפעילים את המתג שיוך אוטומטי של לידים חדשים.
- בוחרים איך בוחרים את היועץ ועל אילו לידים (הסבר בהמשך).
- ברשימה יועצים בסבב מסמנים את היועצים שישתתפו, ומסדרים אותם בחצים למעלה בסבב / למטה בסבב.
- לוחצים שמור. בטל מחזיר את מה שנשמר.
כדי להפעיל צריך לבחור לפחות יועץ פעיל אחד. רק מנהל ארגון או בעל הרשאת הגדרות יכולים לשנות את השיוך האוטומטי.
מה ההבדל בין "לפי הסדר" ל"לפי עומס"?
- לפי הסדר - כל ליד חדש הולך ליועץ הבא ברשימה, ואחרי האחרון חוזרים להתחלה. המערכת זוכרת מי קיבל אחרון, כך שהסבב ממשיך מאותה נקודה גם אחרי יום או שבוע.
- לפי עומס - הליד הולך למי שיש לו הכי מעט לידים פתוחים כרגע. נספרים לידים בשלבים פתוחים ובהמתנה. לידים שהומרו לתיק, אבדו או נסגרו לא נספרים. בתיקו - לפי הסדר.
ליד כל יועץ בסבב מופיע מספר הלידים הפתוחים שלו ("N פתוחים"), ומעל הרשימה מופיע הבא בתור.
על אילו לידים השיוך חל?
- לידים שנכנסים מבחוץ (ברירת המחדל) - לידים שנוצרים בלי משתמש מחובר: טופס ציבורי שבו נבחר "לפי השיוך האוטומטי", webhook או API בלי אחראי, וקליטה אוטומטית.
- כל ליד חדש בלי יועץ - גם ליד שנוצר במסך הלידים בלי שבחרו לו יועץ.
בשתי האפשרויות, ליד שנבחר לו יועץ במפורש - בטופס, ב-webhook, ב-API או במסך - נשאר אצל היועץ שנבחר. השיוך האוטומטי רק משלים יועץ כשאין.
מה קורה ליועץ שהושבת?
יועץ שהושבת בארגון מדולג בסבב אוטומטית, ולא צריך להוציא אותו מהרשימה. אם אף יועץ בסבב לא פעיל, ליד חדש נשאר בלי יועץ ומופיע בתצוגה "לא שויך".
לידים שכבר ממתינים בלי יועץ
האם ההפעלה משייכת גם לידים ישנים?
לא. השיוך האוטומטי פועל רק על לידים חדשים, מרגע ההפעלה. לידים פתוחים שכבר ממתינים בלי יועץ משייכים בלחיצה:
- במסך ההגדרה - אחרי שהשיוך שמור ופעיל מופיע הפס "N לידים פתוחים ממתינים בלי יועץ." עם הכפתור שייך אותם לפי הסבב.
- ברשימת הלידים - בתצוגה לא שויך מופיע פס עם הכפתור שייך לפי הסבב.
כל לחיצה משייכת עד 200 לידים, מהישן לחדש, לפי אותו סבב. אם נשארו עוד, ההודעה אומרת "N עוד ממתינים - לחצו שוב". כל יועץ מקבל את ההתראה הרגילה על ליד ששויך אליו, ואוטומציות שמופעלות בשיוך ליד רצות כרגיל. מותר למנהל ארגון, לבעל הרשאת הגדרות או למי שרשאי לערוך את כל הלידים.
מה רואים ב"לא שויך" כשהשיוך כבוי?
מנהל ארגון או בעל הרשאת הגדרות רואה שם את הפס "לידים חדשים יכולים להגיע ישר ליועץ - בסבב לפי הסדר או לפי עומס." עם הכפתור הגדרת שיוך אוטומטי, שמוביל לפרק ההגדרה.
איפה עוד השיוך האוטומטי פועל
איך משייכים לידים מטופס ציבורי לפי הסבב?
בבונה הטופס, בשדה לידים מהטופס משויכים ל, בוחרים לפי השיוך האוטומטי (סבב בין יועצים). כל עוד השיוך האוטומטי כבוי בארגון, מופיעה אזהרה, ולידים מהטופס משויכים למי שיצר את הטופס. פרטים בטפסים ציבוריים.
מה קורה לליד מ-webhook או מה-API בלי אחראי?
ב-webhook נכנס שבו נבחר ללא אחראי, הליד מקבל יועץ לפי השיוך האוטומטי, אם הופעל. כך גם ליד שנוצר דרך ה-API הציבורי בלי יועץ תקין. כשהשיוך כבוי, הליד נשאר בלי יועץ. פרטים בWebhooks.
שאלות נפוצות
למה ליד חדש לא שויך למרות שהשיוך פעיל?
בדקו שלוש אפשרויות: הליד נוצר במסך, וההגדרה היא "לידים שנכנסים מבחוץ" (כדי לכלול אותו בחרו "כל ליד חדש בלי יועץ"); בטופס נבחר יועץ קבוע ולא "לפי השיוך האוטומטי"; או שאף יועץ בסבב לא פעיל בארגון. ליד שלא שויך מופיע בתצוגה "לא שויך", ואפשר לשייך אותו שם.
האם השיוך האוטומטי משנה יועץ שכבר נבחר?
לא. הוא רק משלים יועץ לליד חדש שנכנס בלי יועץ. שינוי יועץ בליד קיים נעשה ידנית, בליד עצמו או בפעולה על כמה לידים ברשימה.
מה קורה בליד שמועבר מארגון אחר?
השיוך האוטומטי לא פועל בהעברה בין ארגונים. ראו העברת תיק או ליד לבעלות ארגון אחר.
האם יש סבב נפרד לכל מקור ליד?
כרגע לא. יש סבב אחד לארגון, לכל מקורות הלידים.
המשך מכאן
לעבודה עם תור הלידים ותצוגת "לא שויך" ראו רשימת הלידים. לשאר ההגדרות במסך השלבים - זמני יעד, חזרה מהירה וסיבות סגירה - ראו הגדרות לידים.