תכל'ס היא לשונית בלוח המחוונים שעונה על שאלה אחת: מה אני צריך לעשות היום, ובמה כבר טיפלתי. במקום לעבור בין הלידים, התיקים, המשימות, התזכורות וההודעות, תכל'ס אוספת מכל המערכת את מה שמחכה לכם, מסדרת אותו לפי דחיפות ומציגה רשימת עבודה אחת. מכל שורה אפשר לסמן שבוצע, לדחות או לכתוב הערה שנשמרת בתיעוד של התיק או הליד, בלי לצאת מהמסך.
הסדר נקבע לפי כללים קבועים וברורים, לא לפי בינה מלאכותית. לכן אותו מצב מייצר תמיד אותו סדר, ולכל שורה כתוב למה היא מופיעה עכשיו.
מה שה-AI של banta הכין בשבילכם - פעולות שהוצעו משיחות, טיוטות תשובה למיילים, ממצאי חיתום ובקשות אישור של Claude או ChatGPT - מחכה בקבוצה אחת, ה-AI הכין, נשאר להחליט, ומוכרע בלחיצה.
דוגמאות לשימוש יומיומי
דוגמה 1 - פתיחת בוקר: אתם נכנסים ב-8:30. בראש תכל'ס, תחת קודם כל, מחכים שלושה דברים: ליד חדש שנכנס אתמול בערב ועוד לא קיבל מענה, אישור עקרוני שפג מחר ותיק שמועד הלקוח שלו מתקרב. אתם מתקשרים לליד, בוחרים דיברנו, כותבים שתי שורות סיכום וקובעים חזרה בעוד שלושה ימים. השורה עוברת לטופל היום, והפריט הבא בתור עולה למקום שהתפנה.
דוגמה 2 - החלטות מהשיחה של הבוקר: אחרי שיחה עם לקוח מופיע בקבוצת ההחלטות "לאשר 3 פעולות משיחה עם דוד כהן". פותחים: משימה לשלוח לבנק את דוח השמאי, מעבר שלב בתיק והשלמת אבן דרך, ולכל אחת הציטוט מהשיחה. משנים למשימה את תאריך היעד ומאשרים, מאשרים את מעבר השלב, ואת אבן הדרך מאשרים בנפרד אחרי שרואים שהיא שולחת ללקוח הודעה. הכרטיס עובר לטופל היום.
דוגמה 3 - יום עמוס: משימה שלא תספיקו היום? לחיצה על השעון והיא עוברת למחר בבוקר, והמועד שלה במשימות זז בהתאם. אחרי שדחיתם אותה שלוש פעמים, תכל'ס שואלת מה עושים איתה: לסגור כי כבר לא רלוונטית, להעביר למישהו אחר או לקבוע מועד אמיתי.
איפה מוצאים את תכל'ס ואיך הופכים אותו למסך הראשון?
תכל'ס היא אחת הלשוניות בראש לוח המחוונים, לצד סקירה ודוחות וניתוחים. הלשונית הראשונה בסדר היא זו שנפתחת כשנכנסים ללוח המחוונים. כדי שתכל'ס תיפתח ראשונה: לחצו על כפתור הסידור (סידור כרטיסים ולשוניות) והזיזו את תכל'ס לראש הרשימה בעזרת החיצים. הסדר אישי לכל משתמש ונשמר לכל המכשירים. על שאר הלשוניות ראו לוח המחוונים - המדריך המלא ליועץ.
מה מופיע בקודם כל?
קודם כל מציג עד שלושה דברים שהכי חשוב לטפל בהם עכשיו, מגורמים שונים (לא שלושה פריטים של אותו תיק). הבחירה ננעצת להיום: הרשימה לא מתחלפת לכם מתחת לידיים בכל רענון. כשמסיימים פריט, המקום שהתפנה מתמלא בבא בתור. פריט דחוף באמת, כמו ליד חדש שמחכה או מועד שלא יחכה למחר, ייכנס לקודם כל גם באמצע היום.
אילו קבוצות יש ומה נכנס לכל אחת?
- ה-AI הכין, נשאר להחליט - פעולות שהוצעו מתוך השיחות שלכם, טיוטות תשובה מוכנות למיילים של לקוחות, ממצאי חיתום בתיקים שלכם ובקשות אישור של סוכנים. פירוט בהמשך.
- לחזור ללקוחות - לידים חדשים שעוד לא קיבלו מענה, מעקבי לידים להיום, שיחות שלא נענו ולא הוחזרו, הודעות וואטסאפ של לקוחות שמחכות לתשובה, תזכורות לחזור אחרי שיחה, ולידים בלי יועץ שמחכים לשיוך.
- לקדם תיקים - אבני דרך שהגיע המועד שלהן (או שנפתחו היום לטיפולכם), משימות בתיקים, מסמכים שהלקוח העלה ומחכים לבדיקה, ותיקים שמועד הלקוח שלהם קרוב.
- בנקים ותשלומים - אישורים עקרוניים שתוקפם עומד לפוג, בנקים שעוד לא ענו, ותשלומי עסקה שצריך לוודא שהבנק העביר. ראו גם מסך בנקים.
- גבייה - שכר טרחה שהלקוח צריך לשלם לכם ועוד לא נגבה.
- אישי - משימות ותזכורות שאינן קשורות לתיק או לליד.
כמה פריטים של אותו תיק מוצגים ככרטיס אחד: השורה הראשית היא הדבר החשוב ביותר בתיק, והשאר מתחתיה. מתחת לקבוצות יש כשיש זמן (דברים שאפשר לעשות כשמתפנה רגע), נדחו (מה שדחיתם ולמתי) וטופל היום.
מה זה "ה-AI הכין, נשאר להחליט"?
זו הקבוצה הראשונה אחרי קודם כל. כל כרטיס בה הוא משהו שהמערכת הכינה ולא תבצע בלי החלטה שלכם. לוחצים לאישור (או על השורה) והכרטיס נפתח, עם שורת למה זה כאן. ארבעה סוגים:
- פעולות משיחה - כרטיס אחד לכל שיחה שלכם, עם כל מה שהוצע ממנה: משימה, תזכורת, פגישה, הודעה ללקוח, עדכון בתיק או השלמת אבן דרך. לכל פעולה רואים מה ייעשה ואת הציטוט מהשיחה שממנו היא נולדה, ובוחרים אשר, ערוך (כותרת ותאריך למשימה ולתזכורת, נוסח להודעה) או דחה. אשר את כל מאשר בבת אחת את כל מה שנשאר פתוח, חוץ מפעולות עם השלכות. ראו שיחות חכמות.
- טיוטת תשובה למייל - כשהמענה החכם הכין תשובה למייל שהגיע לתיבה שלכם. רואים למי ובאיזה נושא ואת הטיוטה עצמה, ובוחרים שלח, ערוך או לא לשלוח. ראו מענה חכם למיילים.
- ממצאי חיתום - כרטיס אחד לתיק, עם הממצאים ברמת אזהרה וקריטי: אזהרות מהשבוע האחרון, וממצא קריטי כל עוד הוא פתוח. לכל ממצא - טופל או לא רלוונטי. עד שישה ממצאים בכרטיס; השאר במסך החיתום של התיק.
- בקשת אישור מסוכן - כש-Claude, ChatGPT או העוזר של banta מבקשים לבצע בשמכם פעולה רגישה. מוצג אותו כרטיס אישור כמו בדף הבקשות. ראו אישור פעולות שביקשו Claude ו-ChatGPT.
מה קורה כשמאשרים, דוחים או עורכים?
- אישור ודחייה עם חלון חרטה. הסעיף מסומן מיד, וכ-4 שניות אפשר לבטל מההודעה שקופצת או במקש Z. רק אחרי זה הפעולה מבוצעת - בדיוק כמו אישור מתוך דף השיחה, השרשור או החיתום.
- דחייה עם סיבה. בפעולה משיחה: לא נכון עובדתית, לא צריך, כבר טופל, שיוך שגוי או אחר. בטיוטת מייל: לא נכון עובדתית, הניסוח לא מתאים, לא צריך, כבר ענו או אחר. הסיבות עוזרות למערכת להציע פחות דברים מיותרים.
- אישור כפול לפעולות שיוצאות החוצה. שליחת תשובה ללקוח, הודעה ללקוח מתוך שיחה, השלמת אבן דרך ומעבר לשלב סופי בתיק נפתחים בחלון שמראה בדיוק מה יקרה, ורק אחרי האישור שם הם מבוצעים. הם לא נכללים ב"אשר את כל".
- עריכת טיוטת מייל נפתחת עם הקישור לאזור האישי כבר בפנים.
- כשכל הסעיפים בכרטיס הוכרעו, הוא עובר לטופל היום עם סיכום, למשל "AI · אושרו 2, נדחה 1".
שיחה שלא שויכה לתיק או לליד
אם השיחה לא שויכה, הכרטיס נקרא "לשייך שיחה עם ... ולאשר" ובראשו הצעות שיוך: ליד או תיק עם אותו מספר טלפון, שיוך קודם של המספר, או שם שזוהה. בוחרים אחת, והשיוך נשמר עם האישור הראשון - כמו שיוך ידני מדף השיחה, והוא חל על כל הפעולות מאותה שיחה. עדכון בתיק אפשר לאשר רק כשהיעד הוא תיק משכנתא. אין התאמה? משייכים מדף השיחה.
מה קורה להצעה שלא מחליטים עליה?
הצעות משיחה לא מצטברות: פגישה פגה כשהמועד שלה עבר, תזכורת יום אחרי המועד שלה, הודעת מעקב ללקוח אחרי יומיים, וכל השאר אחרי שבוע. בשיחה שלא שויכה - אחרי שלושה ימים לכל היותר. הצעה שפגה לא מבוצעת ויורדת מהרשימה. טיוטות מייל ובקשות אישור פגות לפי הכללים שלהן.
איך המערכת מחליטה מה דחוף?
כל פריט מקבל רמת דחיפות: דחוף (לא יחכה למחר), להיום (מועד היום או איחור קצר) או נגרר (באיחור של כמה ימים). בתוך כל רמה קובעים כמה דברים:
- לקוח שמחכה לכם קודם לעבודה פנימית. ליד שהשאיר פרטים, שיחה שלא הוחזרה או הודעה שלא נענתה עולים לראש.
- זמן לפי ימי העבודה של הארגון. שבת, חגים ושעות שהמשרד סגור לא נספרים, לפי שעות הפעילות שהוגדרו בהגדרות הלידים. ליד שנכנס בשישי בצהריים לא נחשב "מחכה יומיים" ביום ראשון בבוקר.
- תיק בסיכון לפספס את המועד שלו מקבל עדיפות, וגם אבן דרך ישנה בתיק כזה לא נעלמת לצבר.
בכל שורה יש שורת הסבר קצרה (למשל "הלקוח מחכה מאתמול" או "המועד בעוד יומיים"), כדי שתמיד יהיה ברור למה הפריט כאן.
איך מסמנים שבוצע, ואפשר להתחרט?
לחיצה על העיגול בתחילת השורה מסמנת שבוצע. במשך כ-4 שניות מסתובבת סביב העיגול טבעת, ולחיצה נוספת בזמן הזה מבטלת בלי ששום דבר נשמר. אחרי זה הפריט עובר לטופל היום, ושם אפשר להחזיר אותו לרשימה. אם יצאתם מהמסך או סגרתם את הדפדפן בזמן שהטבעת עוד מסתובבת, הסימון לא הולך לאיבוד: הוא נשלח מיד או בפעם הבאה שתפתחו את תכל'ס.
יש פריטים שהסימון שלהם פותח בחירה קצרה:
- שיחה ליד או ללקוח - "איך הלכה השיחה?": דיברנו (נפתח סיכום קצר וקביעת חזרה), לא ענה, ביקש שנחזור (בוחרים מתי) או לא רלוונטי.
- אבן דרך - לפני ההשלמה מוצג מה יקרה, למשל איזו הודעה תישלח ללקוח ובאיזה ערוץ. ההשלמה זהה להשלמה מתוך התיק. ביטול השלמה של אבן דרך נעשה מתוך התיק. ראו אבני דרך.
- הודעת וואטסאפ - אפשר לסמן "לא צריך מענה" (למשל "תודה") בלי לענות.
משימה שסימנתם כאן מסומנת כהושלמה גם במסך המשימות. במשימה שאתם שותפים בה ולא האחראים עליה, הסימון אישי בלבד: היא יורדת מהיום שלכם, אבל לא נסגרת אצל האחראי. גם דברים שטיפלתם בהם במקום אחר במערכת (בתיק, בליד, בשיחה) מזוהים ומופיעים בטופל היום.
איך דוחים פריט ל"לא היום"?
לחיצה על אייקון השעון פותחת אפשרויות דחייה: בעוד שעתיים (לשיחות והודעות), מחר בבוקר, בעוד יומיים (או תחילת השבוע הבא בסוף השבוע) ותאריך לבחירה. במשימה, תזכורת ומעקב ליד, הדחייה מזיזה את המועד עצמו. בפריטים אחרים הפריט פשוט מוסתר מהיום שלכם עד המועד שבחרתם.
אחרי שלוש דחיות של אותו פריט מופיעות שלוש אפשרויות: לסגור, כבר לא רלוונטי (משימה מבוטלת ולא נספרת כבוצעה), להעביר למישהו אחר ולקבוע מועד אמיתי.
איך כותבים הערה מהירה?
בכל שורה יש כפתור הערה (או המקש N). ההערה נשמרת בתיעוד של התיק או הליד, בדיוק כמו הערה שנכתבת מתוך התיק. אפשר לקבוע איתה משימת המשך עם תאריך, ולסמן באותה פעולה שהפריט בוצע. אם התחלתם לכתוב ויצאתם, הטיוטה נשמרת.
מה יש בעמודה שבצד?
- הלו״ז היום - הפגישות והאירועים של היום לפי שעות, והבא בתור מסומן.
- מחר - כמה פגישות, משימות ותשלומים מחכים ביום העבודה הבא.
- היום עד עכשיו - כמה שיחות יוצאות, הערות והודעות יצאו מכם היום.
מה זה הצבר שבתחתית?
דברים שנגררים כבר זמן רב (למשל משימות באיחור של יותר משבועיים) לא ממלאים את הרשימה היומית. הם מופיעים בשורת צבר בתחתית, עם קישורים למסכים המסוננים, כדי לטפל בהם בבת אחת כשיש זמן. הצבר לא נספר בהתקדמות היומית.
מה רואה מנהל ארגון?
מנהל ארגון רואה בעמודה שבצד גם את בריאות האוטומציות - רק כשיש בעיה: כלל שהושהה אוטומטית אחרי כשלים רצופים, או כלל שנכשל הרבה לאחרונה, עם סיבת הכשל, פתח בעורך והפעל מחדש. ראו יצירת אוטומציה ראשונה.
מנהל ארגון שבוחר "כל היועצים" רואה בתכל'ס את הצוות היום: לכל יועץ טבעת התקדמות, מה נשאר לו (דחוף, להיום, נגרר), כמה טופל היום, וחריגים שדורשים תשומת לב: ליד מחכה, מועד קשיח, שיחה לא הוחזרה, וואטסאפ מחכה ותיק קריטי עומד. לחיצה על יועץ פותחת את יומן היום המלא שלו (כל מה שטופל, לפי שעה), ופתיחת התכל'ס מציגה את סדר היום שלו בקריאה בלבד. בכוונה אין כאן מוני פעילות כמו מספר שיחות: המטרה היא לראות מה נשאר ואיפה צריך עזרה. ראו גם לוח המחוונים למנהל.
קיצורי מקלדת
- J / חץ למטה - השורה הבאה. K / חץ למעלה - השורה הקודמת.
- X או רווח - בוצע (או פתיחת בחירת התוצאה).
- N - הערה. S - דחייה.
- Enter - פתיחת השורה. O - פתיחת התיק או הליד.
- A - בכרטיס החלטה: אישור הפעולה הבאה. E - עריכה. R - דחייה. Z - ביטול ההחלטה האחרונה בזמן חלון החרטה.
- F - מסך מיקוד. ? - רשימת הקיצורים. Esc - סגירה.
שאלות נפוצות
- למה לא מופיעות אצלי הודעות וואטסאפ או שיחות שלא נענו? הן מופיעות רק כשהמערכת מזהה אותן בוודאות: וואטסאפ מחובר שההודעות היוצאות שלו נקלטות במערכת, וטלפוניה שמדווחת את כיוון השיחה. בלי זה תכל'ס לא מנחשת, כדי לא להציג "לקוח מחכה" שכבר קיבל תשובה. ראו הודעות - וואטסאפ ו-SMS וטלפוניה.
- המייל "בוקר טוב" מראה אותו דבר? כן. המייל והלשונית מחושבים באותו מנוע, וקודם כל ננעץ פעם אחת ביום (במה שמחושב ראשון), כך ששניהם מציגים את אותם שלושה פריטים. במייל יש גם בלוק ה-AI הכין, נשאר להחליט עם עד שלוש החלטות: הכפתור לפתוח פותח את הכרטיס בתכל'ס. מתוך המייל עצמו לא מאשרים כלום. ראו מרכז ההתראות.
- Claude או ChatGPT רואים את אותה רשימה? כן. כשמבקשים מהם "מה יש לי היום", הם מקבלים את אותה רשימה כמו הלשונית, כולל ההחלטות שמחכות. ראו חיבור banta ל-Claude ול-ChatGPT.
- מנהל יכול לאשר הצעות בשם יועץ? לא מתכל'ס - צפייה בתכל'ס של יועץ אחר היא בקריאה בלבד. אפשר לאשר מדף השיחה או ממרכז הפעולות של השיחות.
- טיפלתי בתיק ישירות, למה הפריט עוד מופיע? הרשימה מתרעננת בכל חזרה לחלון (לכל היותר פעם בשתי דקות) וכל כמה דקות כשהמסך פתוח. אחרי הרענון, פריט שהושלם במקום אחר עובר לטופל היום.
- אפשר לראות את תכל'ס של יועץ אחר? מנהל ארגון בלבד, בקריאה בלבד, דרך תצוגת הצוות.
המשך מכאן
כדאי להכיר גם את לוח המחוונים, את המשימות והיומן שמזינים חלק גדול מתכל'ס, ואת אבני הדרך בתיק.