תיעוד: הערות, מידע נוסף והיסטוריה
תיעוד מסודר של התיק שומר את כל ההקשר במקום אחד, כך שכל מי שנכנס לתיק מבין מיד את התמונה. המערכת מציעה שלושה כלי תיעוד משלימים: כרטיס התיעוד והפעילות בעמוד הסקירה, לשונית מידע נוסף (הערות ומידע חשוב), ותת-עמוד ההיסטוריה שמתעד אוטומטית כל שינוי.
כרטיס תיעוד ופעילות
בעמוד הסקירה, לצד כרטיסי הלווים והצוות, מופיע כרטיס שמרכז הערות ויומן פעילות של התיק. כאן אפשר להוסיף הערות חופשיות ולראות את הפעילות האחרונה בתיק במבט מהיר.
לשונית מידע נוסף
לשונית "מידע נוסף" כוללת שלושה אזורים:
- הערות כלליות - טקסט חופשי על התיק, נשמר אוטומטית תוך כדי הקלדה.
- כדאי לדעת - מידע חשוב כמו דוח אשראי צרכני, בעיות התנהלות פיננסית, מקורות ההון העצמי, ההחזר החודשי המבוקש, יום ההחזר ובקשת גרייס.
- מקור הפניה - מאיפה הגיע הלקוח (מקור, איש קשר או לקוח אחר).
בלשונית שדות הארגון נמצאים שדות מותאמים אישית שהארגון הגדיר, למילוי מידע ייחודי לאופן העבודה שלכם.
תת-עמוד ההיסטוריה
תת-עמוד "היסטוריה" מציג ציר זמן של כל מה שקרה בתיק: הוספת לווה, שינוי סטטוס, העלאת מסמך, השלמת אבן דרך, יצירת משימה ועוד - עם התאריך ומי ביצע. זהו תיעוד אוטומטי שאי אפשר לערוך, והוא מצוין למעקב ובקרה.
דוגמה לשימוש
הלקוח ביקש לדחות את ההחזר החודשי בחודשיים. אתם רושמים זאת ב"הערות כלליות", מעדכנים בקשת גרייס תחת "כדאי לדעת", וממשיכים. כעבור שבועיים, יועץ אחר שנכנס לתיק רואה את ההערה ואת בקשת הגרייס, ומבין מיד את המצב בלי לשאול.
המשך מכאן
לאבני הדרך והסטטוסים של התיק ראו אבני דרך ומעקב סטטוס, ולסקירה הכללית מדריך תיק המשכנתא. לרישום הערה מהיר מכל מקום במערכת ראו הערה מהירה.