הערה מהירה - לתפוס כל מחשבה מכל מקום במערכת
הערה מהירה היא בועית צפה שזמינה בכל מסך במערכת, ומאפשרת לרשום הערה על תיק - ואפילו לפתוח ממנה משימה - תוך כמה שניות, בלי לעזוב את מה שאתם עושים. בדיוק כשצריך: באמצע שיחת טלפון, תוך כדי עבודה על תיק אחר, או כשעולה רעיון שאסור לשכוח. במקום לנווט לתיק, לפתוח את לשונית ההערות ולהקליד - לוחצים על הבועית, בוחרים תיק, כותבים, ושומרים.
הערך - למה זה כלי שחובה להכיר
הדבר שהכי קל לאבד בעבודה עמוסה הוא מחשבה חולפת - "להזכיר ללקוח להביא מסמך", "הבנקאי אמר שהאישור יוצא מחר". פתיחת התיק המתאים באמצע משימה אחרת שוברת את הריכוז, ולכן הרבה דברים פשוט נשכחים. הערה מהירה מסירה את כל החיכוך: היא תמיד נגישה, נפתחת גם בקיצור מקלדת, ומאפשרת לתפוס את המחשבה ולחזור מיד למה שעשיתם. התוצאה - שום דבר לא נופל בין הכיסאות, וכל הערה מתועדת במקום הנכון.
איך פותחים את הבועית
בפינה התחתונה של המסך יש כפתור צף. לחיצה עליו פותחת את פעולות מהירות, וביניהן הבועית "הערה מהירה" (אייקון פתק). אפשר גם לפתוח אותה מיד בכל מקום בעזרת קיצור המקלדת Ctrl+Shift+H.
מה ממלאים
- בחר תיק (חובה) - שדה חיפוש שמאתר את התיק לפי מספר או שם לווה. ההערה תישמר על התיק הזה.
- כותרת (אופציונלי) - אם לא תזינו, תיווצר כותרת אוטומטית עם התאריך.
- תוכן ההערה - הטקסט עצמו. אפשר לשמור במהירות עם Ctrl+Enter.
האפשרויות - הופכים הערה לפעולה
- צור משימה - בסימון התיבה, נוצרת גם משימה על התיק עם תוכן ההערה, משויכת אליכם. נפתח גם שדה תאריך יעד למשימה. כך הערה הופכת מיד למטלה שלא תישכח.
- סמן כדחוף - מצמיד את ההערה בראש הערות התיק, ואם נוצרת משימה - היא מקבלת עדיפות גבוהה.
ההערה נשמרת בתיק עצמו (וזמינה בתיעוד התיק), והמשימה - במשימות התיק וביומן.
דוגמאות לשימוש נכון
דוגמה 1 - באמצע שיחה: לקוח מתקשר בזמן שאתם עובדים על תיק אחר ומבקש לעדכן כתובת. במקום לעצור הכול, אתם פותחים הערה מהירה ב-Ctrl+Shift+H, בוחרים את התיק שלו, כותבים "לעדכן כתובת נכס", מסמנים "צור משימה" עם תאריך יעד, ושומרים - וחוזרים מיד למה שעשיתם.
דוגמה 2 - מחשבה שלא תישכח: תוך כדי בדיקת תיק עולה לכם רעיון לגבי תיק אחר. בלחיצה אחת אתם רושמים הערה על התיק השני בלי לנווט אליו, וממשיכים.
דוגמה 3 - דחוף: הבנקאי ביקש מסמך עד מחר. אתם רושמים הערה, מסמנים "צור משימה" ו"סמן כדחוף" - המשימה נפתחת בעדיפות גבוהה וההערה מוצמדת בתיק.
טיפים
- שננו את הקיצור Ctrl+Shift+H - הוא הופך את הכלי למיידי באמת.
- כשהערה דורשת מעקב, סמנו "צור משימה" - כך היא לא נשארת סתם טקסט אלא הופכת למטלה עם תאריך.
- השתמשו ב"סמן כדחוף" רק למה שבאמת דחוף, כדי שהבולטות תישמר משמעותית.
שאלות נפוצות
- חובה לבחור תיק? כן - ההערה תמיד נשמרת על תיק. אם אין עדיין תיק, פתחו אותו קודם או השתמשו בהערות הליד מתוך הליד.
- איפה אראה את ההערה אחר כך? בכרטיס התיעוד והפעילות של התיק, ובתיעוד התיק.
- למי משויכת המשימה שנוצרה? אליכם, ועם תאריך היעד שבחרתם.
המשך מכאן
ההערות מנוהלות בתיעוד, הערות והיסטוריה, והמשימות במשימות בתיק ובניהול המשימות בארגון. לתפיסת הערות מרוכזת בפגישה עם בנקאי ראו פגישת בנקאי.