מדריך הקמת ארגון - שלב אחר שלב
ברוכים הבאים! מדריך זה הוא מפת הדרכים להקמת הארגון שלכם במערכת - מה כדאי להגדיר, ובאיזה סדר, כדי להתחיל לעבוד ביעילות ובצורה מקצועית. עברו על השלבים לפי הסדר; כל שלב מסביר בקצרה למה הוא חשוב ומפנה למדריך המפורט של איך לבצע אותו. אפשר להגדיר הכול בישיבה אחת, או להתקדם בהדרגה - חלק מהשלבים חיוניים להתחלה, ואחרים אפשר להוסיף בהמשך.
טיפ: רוב ההגדרות מרוכזות בשני מסכים - הגדרות הארגון והגדרות תיקי המשכנתא. שמרו אותם בהישג יד.
שלב 1 - יסודות הארגון
קודם כול, מקימים את הבסיס: הזהות, האנשים והאבטחה.
- פרטי הארגון - השלימו את פרטי הארגון והפרופיל שלכם. ראו הגדרת פרופיל וארגון. (חיוני)
- עיצוב ומיתוג - העלו לוגו, בחרו צבעים, והגדירו חתימה וחותמת ארגונית - אלה יופיעו במערכת, במיילים ובמסמכים. ראו עיצוב ומיתוג הארגון.
- משתמשים ותפקידים - הזמינו את אנשי הצוות והגדירו לכל אחד תפקיד והרשאות מתאימות. ראו ניהול משתמשים, תפקידים והרשאות. (חיוני לעבודת צוות)
- צוותים - אם הארגון עובד בצוותים, ארגנו אותם והגדירו ראשי צוות. ראו ניהול צוותים. (אופציונלי)
- אבטחה - הפעילו אימות דו-שלבי להגנה על המידע. ראו אבטחה ואימות דו-שלבי.
שלב 2 - תקשורת
כדי לתקשר עם לקוחות מתוך המערכת, מחברים את ערוצי התקשורת.
- חיבור מייל - חברו את תיבת המייל הארגונית כדי לשלוח ולקבל מיילים בתוך המערכת. ראו הגדרת חיבור המייל. (חיוני)
- וואטסאפ ו-SMS - חברו ערוצי הודעות לשליחת עדכונים ללקוחות. ראו הודעות - וואטסאפ ו-SMS.
- תבניות ואוטומציות הודעות - הכינו תבניות מקצועיות והפעילו שליחה אוטומטית לפי אירועים (למשל עדכון לקוח בשינוי סטטוס). ראו תבניות הודעות ואוטומציות.
שלב 3 - חיבורים וטכנולוגיה
מחברים את הכלים החיצוניים שמייעלים את העבודה.
- אחסון ענן - חברו Google Drive או OneDrive לשמירת מסמכי התיקים. ראו ענן Drive. (מומלץ מאוד)
- סנכרון אנשי קשר - חברו את אנשי הקשר מ-Google או Microsoft. ראו סנכרון אנשי קשר.
- סנכרון יומן - חברו את היומן כדי לראות פגישות ומועדים גם בטלפון. ראו הגדרת סנכרון יומן.
- בינה מלאכותית - הפעילו את יכולות ה-AI. ראו הגדרות AI. (אופציונלי)
- גבייה וטלפוניה - חברו הנהלת חשבונות/סליקה ומרכזייה. ראו חיבורים חיצוניים. (אופציונלי)
שלב 4 - התאמת תהליך העבודה (הלב של המערכת)
זה השלב החשוב ביותר ליעילות: מתאימים את המערכת לתהליך העבודה של הארגון.
- הגדרות לידים - הגדירו את שלבי משפך המכירה (סטטוסים), מקורות ותגיות. ראו הגדרות לידים.
- סטטוסים ואבני דרך של תיקים - הליבה: הגדירו את שלבי התיק ואת המשימות, תאריכי היעד וההודעות בכל שלב - כך כל תיק חדש מתנהל לבד. ראו הגדרת אבני דרך וסטטוסים. (חיוני)
- מסמכי לקוח - הגדירו אילו מסמכים הלקוח נדרש לספק, ובאילו תנאים. ראו הגדרת מסמכי לקוח.
- ממשק הלווה - הגדירו את פורטל הלקוח (העלאת מסמכים, חתימות, עדכונים). ראו הגדרת ממשק הלווה.
- תבניות מסמכים וחתימות - הכינו חוזים והצעות מחיר לחתימה דיגיטלית. ראו תבניות מסמכים וחתימות.
- התאמות נוספות - שדות מותאמים (שדות מותאמים), מספור תיקים (מספור תיקים ולידים) והגדרות תיק נוספות כמו פרויקטים ותזכורות (הגדרות תיק נוספות). (אופציונלי)
שלב 5 - הזנת נתונים והתחלת עבודה
מעלים את הנתונים הקיימים ומתחילים לעבוד.
- ייבוא נתונים קיימים - העלו לקוחות, לידים, אנשי קשר ותיקים מאקסל. ראו ייבוא וייצוא נתונים. (שימו לב לייבא לקוחות לפני תיקים שמפנים אליהם.)
- התחילו לעבוד - הכירו את הכלים היומיומיים: לוח המחוונים, לידים, תיקי משכנתא, משימות, יומן והודעות.
רשימת בדיקה מהירה
- פרטי ארגון, לוגו, צבעים, חתימה וחותמת.
- משתמשים והרשאות (ואבטחה).
- חיבור מייל (וערוצי הודעות אם רוצים).
- אחסון ענן (Drive/OneDrive).
- סטטוסים ואבני דרך של תיקים - הבסיס לתהליך.
- מסמכי לקוח, ממשק לווה ותבניות מסמכים.
- הגדרות לידים (סטטוסים/מקורות/תגיות).
- ייבוא הנתונים הקיימים.
טיפים להצלחה
- התחילו מהליבה - אם הזמן קצר, הגדירו קודם משתמשים, חיבור מייל, אחסון ענן וסטטוסי/אבני דרך - ואז התחילו לעבוד; את השאר אפשר להוסיף בהדרגה.
- בנו את תהליך התיק היטב - השקעה בהגדרת הסטטוסים, אבני הדרך וההודעות האוטומטיות חוסכת עבודה ידנית בכל תיק ותיק.
- נצלו אוטומציות - תבניות הודעות אוטומטיות ותזכורות שומרות על לקוחות מעודכנים בלי מאמץ. ראו אוטומציות.
- הרשאות מינימליות - תנו לכל תפקיד רק את ההרשאות שהוא צריך.
המשך מכאן
לסקירה כללית של המערכת ראו סקירת המערכת. למפות ההגדרות המלאות ראו הגדרות הארגון והגדרות תיקי המשכנתא.