יומן - ניהול האירועים והמועדים
היומן (/calendar) מרכז במסך אחד את כל מה שיש בלוח הזמנים שלכם: פגישות, תזכורות, מועדי תשלום, דד-ליינים, אבני דרך, שיחות, מועדי חתימה ועוד. חלק מהאירועים נוצרים אוטומטית מתוך המערכת (למשל משימה עם תאריך יעד או מועד תשלום בתיק), ואחרים אתם יוצרים ידנית. כך מקבלים תמונה אחת, צבעונית וברורה, של היום, השבוע והחודש - וניתן גם לסנכרן הכול ליומן Google או Microsoft האישי (ראו הגדרת סנכרון יומן).
איך זה עובד - בקצרה
נכנסים ליומן, בוחרים תצוגת חודש, שבוע או יום, ומנווטים עם היום והחיצים. אירועים מופיעים בצבע לפי סוג. לוחצים אירוע חדש כדי להוסיף פגישה/תזכורת, או לוחצים על אירוע קיים כדי לראות פרטים ולעבור לתיק/ליד המקושר.
תצוגות וניווט
- חודש - מבט-על על כל החודש; בכל יום מוצגים האירועים הראשונים וחיווי "עוד..." כשיש יותר.
- שבוע - רשת שעתית לשבעה ימים, לפי שעות היום.
- יום - ציר זמן מפורט ליום אחד, כולל קו המסמן את השעה הנוכחית.
כפתור היום מחזיר לתאריך הנוכחי, והחיצים מדלגים קדימה/אחורה. בצד המסך יש יומן מוקטן לקפיצה מהירה לתאריך, וכפתור אירוע חדש.
סוגי אירועים וצבעים
לכל סוג אירוע צבע משלו, כדי לזהות במבט מה לפניכם:
- משימה (כחול), תזכורת (כתום), תשלום (ירוק), פגישה (סגול), דד-ליין (אדום), אבן דרך (טורקיז), שיחה (אינדיגו), מסמך (ליים), חתימות לווים (תכלת) ואחר (אפור).
אירועים מסוג משימה, תשלום, אבן דרך ומסמך נוצרים אוטומטית מתוך המערכת ומשקפים נתונים מהתיקים - הם לקריאה בלבד ביומן (כדי לשנותם, ערכו את המקור: המשימה, מועד התשלום וכו'). אירועים מסוג תזכורת, פגישה, דד-ליין, שיחה, חתימות לווים ואחר נוצרים ידנית - וניתן לערוך ולמחוק אותם.
יצירת אירוע
בלחיצה על אירוע חדש (או על משבצת ריקה ביומן) נפתח חלון עם השדות:
- כותרת (חובה) וסוג אירוע (תזכורת / פגישה / דד-ליין / שיחה / חתימות לווים / אחר).
- כל היום - מתג; כשהוא דולק אין שעות התחלה/סיום.
- תאריך ושעת התחלה, ואופציונלית תאריך ושעת סיום.
- עדיפות (נמוכה / רגילה / גבוהה / דחופה).
- קישור לתיק / ליד - חיפוש לפי מספר או שם (2 תווים ומעלה), כדי שהאירוע יופיע בהקשר.
- מיקום ותיאור.
צפייה באירוע ופעולות
לחיצה על אירוע פותחת חלון פרטים: סוג וצבע, תאריך ושעה (או "כל היום"), מיקום, התיק/הליד המקושר, תיאור ועדיפות. משם אפשר:
- מעבר לתיק / לליד - קפיצה ישירה לכרטיס המקושר.
- עריכה ומחיקה - לאירועים שנוצרו ידנית (אירועים אוטומטיים הם לקריאה בלבד).
סינון
בפאנל הסינון אפשר להציג/להסתיר אירועים לפי סוג (תיבות סימון עם נקודת צבע), ולסמן "כלול תיקים שאני עוקב אחריהם" כדי לראות גם אירועים של תיקים שאתם עוקבים אחריהם. "נקה הכל" מאפס את הסינון.
דוגמאות לשימוש
דוגמה 1 - תכנון שבוע: בבוקר יום ראשון עוברים לתצוגת שבוע ורואים את כל הפגישות, מועדי החתימה והתשלומים. אירוע אדום (דד-ליין) בולט מיד, ויודעים לתת לו עדיפות.
דוגמה 2 - קביעת פגישה עם לקוח: לוחצים אירוע חדש, בוחרים סוג פגישה, מקשרים לתיק הלקוח, מוסיפים מיקום ושעה. הפגישה מופיעה ביומן, ואם מחובר סנכרון - גם ביומן Google/Microsoft שלכם.
דוגמה 3 - מעקב אוטומטי: כשמגדירים תאריך יעד למשימה או מועד תשלום בתיק, הם מופיעים אוטומטית ביומן בצבע המתאים, בלי להזין שוב - וכך לא מפספסים מועד.
שאלות נפוצות
- למה אני לא יכול לערוך אירוע מסוים? אירועים מסוג משימה/תשלום/אבן דרך/מסמך נוצרים אוטומטית והם לקריאה בלבד ביומן. ערכו את המקור (המשימה, מועד התשלום וכו').
- איך אירוע מופיע גם ביומן הטלפון שלי? צריך לחבר סנכרון יומן. ראו הגדרת סנכרון יומן.
- אפשר לגרור אירוע לשעה אחרת? נכון לעכשיו משנים מועד דרך עריכת האירוע (פתיחת האירוע ושינוי התאריך/שעה).
- למה משימה מופיעה גם ביומן וגם במשימות? משימה עם תאריך יעד מוצגת ביומן לנוחות התכנון; ניהול המשימה עצמה נעשה במסך המשימות.
המשך מכאן
לחיבור היומן ל-Google או Microsoft ראו הגדרת סנכרון יומן. לניהול המשימות ראו ניהול המשימות בארגון, ולמועדי חתימה בתיק ראו קביעת תאריך חתימה ואירועים.