משימות - ניהול המשימות בארגון
מסך המשימות (/tasks) הוא המקום שבו מנהלים את כל מה שצריך לעשות - שיחות מעקב, מסמכים חסרים, הגשות לבנק ומשימות פנימיות - במקום אחד, עם תאריכי יעד, אחראים, עדיפויות ותזכורות. כל משימה יכולה להיות עצמאית או מקושרת לתיק, לליד או ללקוח, כך שההקשר נשמר ולא צריך לחפש. מדריך זה מסביר את המסך מקצה לקצה: התצוגות, הסינון, יצירה ועריכה, מחזור החיים של משימה, התזכורות, ואיפה משימות מופיעות בשאר המערכת.
איך זה עובד - בקצרה
נכנסים למשימות, רואים בראש המסך כמה משימות פתוחות, בטיפול והושלמו, ובוחרים תצוגת רשימה או קנבן. יוצרים משימה ב"משימה חדשה", מגדירים כותרת, תאריך יעד, עדיפות ואחראי, ואופציונלית מקשרים לתיק/ליד ומוסיפים תזכורת. במהלך העבודה מסמנים משימות כבטיפול ולבסוף כהושלמו.
מסך המשימות - תצוגות ומדדים
בראש המסך שלושה מונים: פתוחות, בטיפול והושלמו - תמונת מצב מהירה של העומס. לצדם בורר תצוגה:
- רשימה - כל המשימות בשורות, עם תאריך יעד, ישות מקושרת, עדיפות ואחראים. מתאים לסקירה יומית ולטיפול מהיר.
- קנבן - לוח עם עמודות לפי סטטוס (פתוח / בטיפול / הושלם / בוטל). גוררים כרטיס מעמודה לעמודה כדי לשנות סטטוס. מתאים לראייה של זרימת העבודה ולחלוקת עומסים.
סינון, חיפוש ומיון
מעל הרשימה יש כלי סינון:
- חיפוש - לפי כותרת או תיאור המשימה.
- משויך אלי / נוצרו על ידי - שני מתגים מהירים (פעילים כברירת מחדל) שמציגים רק משימות שאתם האחראים עליהן או שיצרתם.
- מיון - לפי תאריך יעד, עדיפות, תאריך יצירה או כותרת, בסדר עולה/יורד.
- סינון (כפתור עם מספר הפילטרים הפעילים) - בחירת סטטוסים (פתוח/בטיפול/הושלם/בוטל), עדיפויות (נמוכה/בינונית/גבוהה) וטווח תאריכים. כברירת מחדל מוצגות משימות פתוחות ובטיפול. כפתור "איפוס" מחזיר לברירת המחדל.
שורת משימה - מה אפשר לעשות
בכל שורה ברשימה:
- סימון השלמה - לחיצה על העיגול שמשמאל לכותרת מסמנת את המשימה כהושלמה (ולחיצה חוזרת מחזירה לפתוח).
- התחל ביצוע - על משימה פתוחה מופיע כפתור מהיר שמעביר אותה לבטיפול.
- הערות - כפתור הערות (עם מונה) לפתיחת חלון הערות פנימי על המשימה - מקום לתיעוד התקדמות ולשיתוף הצוות.
- תאריך יעד - מוצג עם חיווי צבע: באיחור מודגש באדום ("לפני X ימים"), היום/מחר מודגשים, ושאר התאריכים יחסית.
- ישות מקושרת - תווית ליד/תיק/לקוח שמובילה ישירות לכרטיס.
- תפריט פעולות (...): עריכה ו"העבר ל..." כל סטטוס אחר.
- אחראים - אווטאר האחראי הראשי והמשתתפים הנוספים בקצה השורה.
יצירת משימה ועריכתה
בלחיצה על "משימה חדשה" (או "עריכה" על קיימת) נפתח חלון עם השדות:
- כותרת (חובה) ותיאור.
- תאריך יעד ועדיפות (נמוכה / בינונית / גבוהה).
- אחראי משימה - אחראי ראשי יחיד, ומשתתפים נוספים - אפשר לצרף כמה אנשי צוות.
- קישור ליישות (במשימה ארגונית חדשה) - בחירת ללא קישור, תיק משכנתא או ליד, עם חיפוש לפי שם או מספר (לפחות 2 תווים). כשפותחים משימה מתוך תיק/ליד/לקוח, הקישור נקבע אוטומטית.
- סטטוס והתקדמות (אחוז 0-100) - זמינים בעריכת משימה קיימת.
- תזכורות - ראו בהמשך.
אפשר גם ליצור משימת משנה מתחת למשימה קיימת, לפירוק משימה גדולה לצעדים.
סטטוסים ומחזור חיים
למשימה ארבעה סטטוסים: פתוח (חדשה), בטיפול (בעבודה), הושלם ובוטל. אפשר לעבור מכל סטטוס לכל סטטוס - בלחיצה על אייקון הסטטוס, מתפריט הפעולות, או בגרירה בקנבן. בהשלמה נשמרים מי השלים ומתי. תמיד אפשר לפתוח מחדש משימה שהושלמה.
תזכורות
לכל משימה אפשר להוסיף תזכורת (עד שלוש), שתזכיר לטפל בה לפני מועד היעד. בוחרים מועד (כולל קיצורים מהירים יחסית לתאריך היעד), והתזכורת נשלחת כהתראה במערכת (ואם מוגדר - גם בערוצים נוספים). כברירת מחדל התזכורת מופנית לאחראי המשימה. בנוסף, משימות פתוחות שעבר מועד היעד שלהן מודגשות באדום במסך המשימות כדי שלא יישכחו.
משימות בכל מקום במערכת
משימות לא חיות רק במסך המשימות - הן מקושרות לאורך כל המערכת:
- לוח המחוונים - מציג את המשימות הדחופות והקרובות שלכם.
- בתוך תיק משכנתא - לשונית משימות ייעודית (ראו משימות בתיק).
- בתוך ליד - משימות מעקב על הליד.
- מהודעות מייל - "צור משימה מהודעה" הופך מייל למשימה (ראו מרכז ההודעות).
- הערה מהירה - הבועית הצפה מאפשרת ליצור הערה על תיק יחד עם משימה (ראו הערה מהירה).
כל המשימות האלה, אם הן משויכות אליכם או נוצרו על ידיכם, מתרכזות גם במסך המשימות הראשי.
מי רואה אילו משימות
הצפייה במשימות מבוססת הרשאות. ככלל, אתם רואים משימות שאתם אחראים עליהן או שיצרתם, ומשימות המקושרות לתיקים/לידים שאתם עוקבים אחריהם. למנהל ארגון עם ההרשאה המתאימה יש ראייה רחבה יותר של משימות הצוות. המתגים "משויך אלי" ו"נוצרו על ידי" עוזרים למקד את הרשימה במה שעליכם לטפל.
דוגמאות לשימוש
דוגמה 1 - מסמך חסר בתיק: חסר תלוש שכר בתיק. מהמסך פותחים "משימה חדשה", מקשרים אותה לתיק, מגדירים תאריך יעד ליומיים, עדיפות גבוהה, ומוסיפים תזכורת ליום לפני. המשימה תופיע אצל האחראי, בתיק, ובלוח המחוונים - ולא תישכח.
דוגמה 2 - חלוקת עבודה בצוות: בתצוגת קנבן רואים את כל המשימות הפתוחות, מקצים אחראי לכל אחת וגוררים את אלה שהתחילו לעמודת בטיפול. כך כל הצוות רואה מי עושה מה ומה תקוע.
דוגמה 3 - פתיחת יום מסודרת: בבוקר מפעילים "משויך אלי", ממיינים לפי תאריך יעד, ומטפלים קודם במשימות שמודגשות באדום (באיחור) ואז ב"היום". סוגרים כל משימה שהסתיימה בלחיצה על העיגול.
שאלות נפוצות
- מה ההבדל בין "אחראי משימה" ל"משתתפים נוספים"? האחראי הראשי הוא הבעלים של המשימה (ואליו מופנות התזכורות כברירת מחדל); המשתתפים הנוספים הם אנשי צוות מעורבים.
- איך מקשרים משימה קיימת לתיק? קישור היישות נבחר ביצירת משימה ארגונית. כדי לקשר לתיק, הכי נוח ליצור את המשימה מתוך לשונית המשימות של התיק.
- למה משימה נעלמה מהרשימה אחרי שסימנתי הושלם? כברירת מחדל מוצגות רק משימות פתוחות ובטיפול. כדי לראות שהושלמו, סמנו את הסטטוס "הושלם" בסינון.
- למה אני לא רואה משימות של עמיתים? הצפייה מבוססת הרשאות - בדרך כלל רואים את המשימות שלכם ואת אלו של תיקים/לידים שאתם עוקבים אחריהם.
המשך מכאן
לעבודה עם משימות בתוך תיק ראו משימות בתיק; ליומן ולתזכורות ראו משימות ויומן. משימות נוצרות גם מהודעות מייל ומהערה מהירה.