פגישת בנקאי - לנהל את כל התיקים בבנק במסך אחד
פגישת בנקאי היא אחד הכלים השימושיים ביותר ליועץ. בעבודה היומיומית אתם נפגשים (או מדברים בטלפון) עם בנקאי ועוברים יחד על כמה תיקים בבת אחת - לקדם אישורים, לברר עיכובים ולסגור קצוות. במקום לפתוח תיק אחרי תיק תוך כדי השיחה, המסך הזה אוסף את כל התיקים הפתוחים שיש להם משהו מול אותו בנק למקום אחד, עם המצב של כל תיק מול הבנק: מתי נשלח, האם יש אישור עקרוני ועד מתי הוא בתוקף, ומה הבנק ענה. ממנו אפשר לרשום הערות, לעדכן את תשובת הבנק, לפתוח משימות, לסמן מה נדון ולשמור סיכום - בזמן אמת, בלי לאבד את חוט המחשבה.
הערך - למה זה משנה
פגישה עם בנקאי היא הזדמנות יקרה לקדם הרבה תיקים בזמן קצר. בלי כלי ייעודי, אתם מבזבזים את הפגישה בחיפוש תיקים וקפיצה בין מסכים, ובסופה שוכחים לתעד מה סוכם. פגישת בנקאי הופכת את הפגישה לתא טייס אחד: כל התיקים הרלוונטיים פרוסים מולכם, כל הערה נשמרת ישירות בתיק הנכון ובכרטיס הבנק שלו, ובלחיצה אחת סיכום הפגישה נשמר בכל התיקים. התוצאה - פגישות ממוקדות, אפס תיקים שנשכחים, ותיעוד מלא בלי עבודה כפולה.
אילו תיקים מופיעים בפגישה?
תיק מופיע בפגישה של בנק כשיש לו משהו מול הבנק הזה - אחד מאלה:
- הבנק הוא הגוף המממן של התיק;
- התיק נשלח לבנק, או שהיה ניסיון לשלוח אליו;
- שויך לתיק אישור עקרוני מהבנק, או שהמערכת זיהתה בתיקיית הדרייב של התיק אישור עקרוני ממנו.
מופיעים רק תיקים פתוחים (לא תיקים שהושלמו, בוטלו או הושהו, ולא תיקים בסטטוס שהארגון הגדיר כ"תיק אבוד"), ורק תיקים שאתם רשאים לראות. בזכות זה, תיק שנשלח לבנק יופיע בפגישה שלו גם אם הבנק הזה אינו הגוף המממן - וכך גם בנק שעדיין רק בוחן את התיק.
איך זה עובד - שלושה שלבים
- בחירת בנק - נכנסים ל"פגישת בנקאי" (מהתפריט הצדדי, קבוצת "ניהול לקוחות") ורואים רשת של בנקים וגופי מימון עם הלוגו שלהם. על כל בנק מופיע מספר התיקים שיש לכם מולו, והבנקים עם הכי הרבה תיקים מופיעים ראשונים. גופים חוץ-בנקאיים מסומנים בתווית "חוץ-בנקאי". אפשר להגיע ישר לבנק גם ממסך בנקים: בתצוגה "לפי בנק" יש בכל כרטיס כפתור "פגישה עם ...".
- בחירת בנקאי - מוצגת רשימת הבנקאים של התיקים מול הבנק, כל אחד עם מספר התיקים, הטלפון והמייל. הבנקאי של תיק הוא מי שהשליחה האחרונה לבנק נשלחה אליו, ואם אין שליחה - הבנקאי שבכרטיס הגוף המממן. בוחרים בנקאי, או לוחצים "כל התיקים ב... (ללא בנקאי ספציפי)".
- מצב פגישה - נפתח מסך הפגישה עם כל התיקים, שעת תחילת הפגישה, מונה תיקים, וחיפוש מהיר (מספר תיק, שם לווה, מטרה או כתובת) כשיש יותר משלושה תיקים.
כל שלב נשמר בכתובת הדף, ולכן כפתור "אחורה" של הדפדפן מחזיר לשלב הקודם, ואפשר לשמור קישור ישיר לפגישה עם בנקאי מסוים. "חזור" במסך הפגישה מחזיר לבחירת הבנקאי, ו"חזור לבחירת בנק" לרשת הבנקים. אם פותחים קישור לבנקאי שכבר לא מופיע באף תיק פתוח, מוצגים כל התיקים של הבנק עם הודעה על כך.
מה מופיע בכרטיס התיק בפגישה?
כל תיק מוצג ככרטיס עם המידע החשוב לשיחה:
- מספר התיק ושמות הלווים - קישור שפותח בתיק את לשונית "שליחות לבנקים", על הכרטיס של הבנק הזה; תגית "גוף מממן" כשהבנק הוא הגוף המממן.
- פרטי התיק - סטטוס, סכום ההלוואה, מטרה, כתובת הנכס, כמה ימים התיק בסטטוס הנוכחי, הבנקאי והיועץ האחראי.
- המצב מול הבנק - מתי ואיך התיק נשלח לבנק ומספר הבקשה (או "אין שליחה רשומה"); תגית אישור עקרוני עם התוקף ("עוד N ימים", "פג בעוד N ימים", "פג ב-dd.mm"), ו"מהדרייב" כשהאישור עוד לא שויך לבנק; ותשובת הבנק - אפשר לעדכן אותה ישר מהכרטיס: הבנק דחה, אושר בעל פה, הבקשה נמשכה או לא רלוונטי.
- הערת הבנק - ההערה שנכתבה לבנק הזה בתיק, מוצגת בצהוב.
- תיק שלא זז יותר משבוע מקבל חיווי "תיק ללא שינוי X ימים" - תזכורת להעלות אותו בפגישה.
ומכל כרטיס אפשר:
- לרשום הערה מהפגישה - כותבים בשדה ולוחצים "שמור הערה" (או Enter). ההערה נשמרת בהערות התיק עם כותרת שכוללת את שם הבנק והתאריך, מתווספת כשורה מתוארכת להערת הבנק בתיק (בלי למחוק את מה שעמית כתב שם), והכרטיס מסומן כנדון.
- לפתוח משימה - כפתור "משימה" יוצר משימה על התיק (למשל "להשלים מסמך שהבנקאי ביקש").
- לסמן כנדון - הכרטיס הופך ירוק עם תווית "נדון", כך שרואים תוך כדי הפגישה מה כבר עברתם עליו. הסימון שייך לפגישה הנוכחית: אחרי 12 שעות הוא נעלם, ובכרטיס נשאר "נדון לאחרונה" עם התאריך - כך שבפגישה הבאה עם אותו בנק מתחילים מחדש. "בטל נדון" מסיר את הסימון.
- לראות הערות אחרונות - הרחבת הכרטיס מציגה את ההערות האחרונות שתועדו בתיק, להקשר מהיר.
סיכום פגישה כללי - בלחיצה אחת לכל התיקים
בתחתית המסך יש שדה "סיכום פגישה כללי". כותבים בו הערה כללית ולוחצים "שמור סיכום פגישה" - והסיכום נשמר כהערה מוצמדת בכל התיקים שמוצגים בפגישה. אם נבחר בנקאי, אלה התיקים שלו בלבד; אחרת - כל התיקים מול הבנק. מתחת לכפתור כתוב בכמה תיקים הסיכום יישמר.
דוגמאות לשימוש נכון
דוגמה 1 - פגישה שבועית עם בנקאי: יש לכם פגישה קבועה עם בנקאי. אתם בוחרים את הבנק ואת הבנקאי ורואים את כל 9 התיקים מולו - כולל שני תיקים שנשלחו אליו רק לבדיקה ואינם במימון שלו. אתם עוברים תיק-תיק, רושמים מה סוכם (וזה נכנס גם להערת הבנק בתיק), מעדכנים בתיק אחד "אושר בעל פה", ופותחים משימה בתיק שדורש מסמך. בסוף - סיכום כללי אחד לכל התיקים. בשבוע הבא כל הכרטיסים מתחילים שוב כלא-נדונים.
דוגמה 2 - שיחת טלפון יזומה: אתם רוצים לדחוף אישורים תקועים. אתם בוחרים בנק, לוחצים "כל התיקים", ומתמקדים בתיקים עם החיווי "תיק ללא שינוי X ימים" ובתיקים שהאישור שלהם עומד לפוג.
דוגמה 3 - הכנה מהירה: דקה לפני שיחה, אתם פותחים את הבנק ומרחיבים כרטיסים כדי לרענן מה תועד לאחרונה בכל תיק, ורואים בכרטיס עצמו מתי נשלח ומה הבנק ענה.
טיפים
- כדי שתיק יופיע, צריך שיהיה לו משהו מול הבנק: גוף מממן, שליחה או אישור עקרוני. ראו שליחת תיק לבנק ואישורים עקרוניים והבנק, הבנקאי וגוף המימון.
- תעדו שליחות לבנקים גם כשהן יוצאות מחוץ למערכת (בפורטל, בסניף, בוואטסאפ) - "תיעוד ידני" בלשונית "שליחות לבנקים" מכניס את התיק לפגישה של הבנק ומשייך אליו את הבנקאי.
- סמנו "נדון" תוך כדי - כך לא תפספסו אף תיק עד סוף הפגישה.
- השתמשו בסיכום הכללי לנושאים רוחביים, ובהערה הפרטנית לכל תיק לסיכומים ספציפיים.
שאלות נפוצות
- למה תיק מסוים לא מופיע? מופיעים רק תיקים פתוחים שיש להם משהו מול הבנק - גוף מממן, שליחה או אישור עקרוני - ושאתם רשאים לראות. בדקו שהשליחה לבנק תועדה בלשונית "שליחות לבנקים" בתיק.
- בחרתי בנקאי ולא רואה תיקים שציפיתי להם. הבנקאי של תיק נקבע לפי השליחה האחרונה לבנק (או כרטיס הגוף המממן). בחרו "כל התיקים" כדי לראות את כולם.
- איפה נשמרות ההערות? כל הערה פרטנית נשמרת בהערות התיק (זמינה בתיעוד התיק) וגם נוספת להערת הבנק בכרטיס הבנק שבתיק. הסיכום הכללי נשמר כהערה מוצמדת בכל תיק.
- שמרתי הערה וקיבלתי הודעה שהיא לא נוספה להערת הבנק. ההערה כבר נשמרה בהערות התיק; אל תשמרו אותה שוב (היא תופיע פעמיים). אפשר להוסיף אותה ידנית להערת הבנק בכרטיס הבנק שבתיק.
- למה הכרטיס כבר לא ירוק? סימון "נדון" מחזיק 12 שעות - הוא שייך לפגישה. בכרטיס נשאר "נדון לאחרונה" עם התאריך.
המשך מכאן
מה מחכה מול כל הבנקים בכל התיקים - במסך בנקים. השליחה לבנק, האישורים העקרוניים ותשובת הבנק - בשליחת תיק לבנק ואישורים עקרוניים. שיוך הבנק והבנקאי לתיק - בהבנק, הבנקאי וגוף המימון. המשימות שנפתחות כאן מנוהלות במשימות בתיק, וההערות בתיעוד, הערות והיסטוריה.