סנכרון אנשי קשר עם Google ו-Microsoft
סנכרון אנשי הקשר מחבר את מאגר אנשי הקשר של המערכת ליומן הקשרים שלכם ב-Google או ב-Microsoft, כך שאנשי הקשר זמינים גם בטלפון ובמייל - בלי להקליד אותם פעמיים. כשמוסיפים או מעדכנים איש קשר במערכת הוא נדחף אוטומטית לספק, ובחיבור ל-Google גם השינויים מהצד של Google נמשכים חזרה למערכת. כך הרשת המקצועית שלכם נשארת מעודכנת בכל מקום.
היכן מגדירים
הסנכרון מוגדר ברמת הארגון, במסך "סנכרון אנשי קשר" בהגדרות. בוחרים ספק אחד פעיל - Google Contacts או Outlook / Microsoft 365. ההגדרה משותפת לכל הארגון (לא פר-משתמש).
סנכרון עם Google Contacts
לחיצה על "התחבר עם Google Contacts" פותחת חלון הרשאה של Google. לאחר החיבור מוצג חיווי "מחובר". הסנכרון עם Google הוא דו-כיווני - גם דחיפה למערכת Google וגם משיכה ממנה. ההגדרות כוללות:
- הפעל סנכרון - מתג ראשי להפעלה/כיבוי.
- דחוף אוטומטי ביצירה ובעדכון - דחיפה אוטומטית של איש קשר חדש או מעודכן ל-Google.
- הפעל cron למשיכה - משיכה תקופתית של שינויים מ-Google למערכת ברקע.
- צור קבוצה ושם קבוצה (ברירת מחדל "banta") - אנשי הקשר שמסונכרנים יאורגנו בקבוצה ייעודית ב-Google.
לפעולה ידנית יש "סנכרן עכשיו" (משיכה חד-פעמית מ-Google) ו"דחוף עכשיו" (דחיפה למערכת Google, רגיל או "רענן כל דבר").
סנכרון עם Microsoft / Outlook
לחיצה על "התחבר עם Microsoft Contacts" פותחת חלון הרשאה של Microsoft. הסנכרון כאן הוא חד-כיווני (דחיפה בלבד) - אנשי הקשר מהמערכת נדחפים ל-Outlook. ההגדרות כוללות הפעל סנכרון, דחוף אוטומטי ביצירה ובעדכון, ושדה קטגוריה (ברירת מחדל "banta") לתיוג אנשי הקשר ב-Outlook. לפעולה ידנית יש "דחוף הכל" ו"רענן כל דבר".
מצב הסנכרון והתראות
בכל מסך מוצגים מוני סטטוס: מסונכרן, ממתין, שגיאות (וב-Google גם סתירות). כשיש פריטים בתור מופיע באנר שהסנכרון רץ ברקע, והנתונים מתרעננים אוטומטית. ב-Google, לחיצה על מונה השגיאות פותחת חלון פירוט עם השגיאה לכל איש קשר וכפתור "נסה שוב".
תג הסנכרון על איש הקשר
לצד כל איש קשר (בטבלה ובכרטיס) מופיע תג סנכרון קטן עם הלוגו של הספק, שצבעו מציין את המצב:
- ירוק - מסונכרן בהצלחה.
- כחול - בתהליך / ממתין לסנכרון.
- אדום - שגיאת סנכרון.
- כתום - סתירה (ב-Google).
- אפור - קיים בספק אך לא ממופה במערכת.
לחיצה על התג פותחת את איש הקשר ישירות ב-Google Contacts או ב-Outlook.
דוגמה לשימוש
אתם מחברים את הארגון ל-Google Contacts ומפעילים "דחוף אוטומטי". מעכשיו כל איש קשר חדש שאתם מוסיפים במערכת מופיע אוטומטית בקבוצת "banta" בטלפון שלכם. שמאי שעדכנתם לו מספר ב-Google - המספר נמשך חזרה למערכת בסנכרון הבא.
שאלות נפוצות
- אפשר לחבר גם Google וגם Microsoft? אפשר לחבר את שניהם, אך רק ספק אחד פעיל לסנכרון בכל רגע.
- למה איש קשר לא מסונכרן? בדקו שהמתג "הפעל סנכרון" דלוק, והסתכלו על תג הסנכרון ועל מונה השגיאות; ב-Google אפשר ללחוץ "נסה שוב".
- מה מיובא מ-Microsoft? הסנכרון מול Microsoft הוא דחיפה בלבד - הוא שולח ל-Outlook אך אינו מושך ממנו.
המשך מכאן
לניהול אנשי הקשר עצמם (הוספה, סוגים, ייבוא וכרטיס איש הקשר) ראו ניהול אנשי קשר.