ניהול אנשי קשר - סוגים, תיקים מקושרים וכלים
מאגר אנשי הקשר מרכז את כל הגורמים המקצועיים שאתם עובדים מולם - בנקאים, עורכי דין, שמאים, סוכני ביטוח, קבלנים, מתווכים ועוד. במקום לחפש מספרי טלפון בכל פעם מחדש, כל איש קשר נשמר פעם אחת, מסווג לפי סוג, ומקושר לתיקי המשכנתא שבהם הוא מעורב. כך קל למצוא את הגורם הנכון ולראות באילו תיקים הוא מטפל. (אנשי קשר שונים מלווים ולקוחות - אלה האנשים שבתוך הלידים והתיקים; אנשי הקשר הם הרשת המקצועית סביבם. לניהול הלקוחות ראו לקוחות.)
טבלת אנשי הקשר
בעמוד אנשי קשר מוצגת טבלה עם העמודות: שם (עם תג סנכרון אם מחובר), סוג, טלפון, פרטי קשר (אימייל), חברה (ותפקיד), וקיים בתיקים (במספר תיקים מקושר איש הקשר). מעל הטבלה יש חיפוש, ובתחתיתה עימוד עם בחירת מספר שורות (20, 50 או 100). לחיצה על שורה פותחת את כרטיס איש הקשר.
סוגי אנשי קשר
לכל איש קשר משויך סוג, שמאפשר לסנן ולשייך אותו לתפקיד הנכון בתיק: בנקאי, עו"ד, שמאי, סוכן ביטוח, קבלן, יועץ משכנתא, מתווך נדל"ן, ואחר. כשבוחרים "אחר" נפתח שדה "פירוט סוג" לטקסט חופשי. בראש הטבלה יש סרגל סינון לפי סוג עם מונה לכל סוג, כך שאפשר להתמקד למשל רק בעורכי הדין.
יצירה ועריכה של איש קשר
הכפתור "הוסף איש קשר" פותח טופס: שם פרטי ושם משפחה (חובה), טלפון, אימייל, חברה, תפקיד, סוג איש קשר (חובה, ופירוט סוג אם "אחר"), והערות. תוך כדי הקלדת השם המערכת מציעה אנשי קשר קיימים עם שם/טלפון/אימייל דומים, כדי למנוע כפילויות. עריכה נעשית מתוך כרטיס איש הקשר.
ייבוא אנשי קשר
הכפתור "ייבוא אנשי קשר" מייבא ישירות מ-Google Contacts או Outlook שחיברתם (לא מקובץ). המערכת מציגה את אנשי הקשר מהספק, מסמנים אילו לייבא, ולכל אחד בוחרים אם לייבא כאיש קשר (ואיזה סוג) או כליד. אנשי קשר שכבר יובאו מסומנים "כבר יובא". פרטים על החיבור והסנכרון בסנכרון אנשי קשר עם Google ו-Microsoft.
פעולות מרובות
סימון כמה אנשי קשר פותח סרגל פעולות: שנה סוג (החלת סוג חדש על כולם) ומחק. שימו לב: מחיקת איש קשר משאירה את הקישורים שלו לתיקי המשכנתא לצורכי תיעוד.
כרטיס איש הקשר
כרטיס איש הקשר מציג: פרטי איש קשר (טלפון, אימייל, חברה, תפקיד, הערות - ניתנים לעריכה), פרטי מערכת (תאריך יצירה, עדכון אחרון ותג סנכרון), ותיקי משכנתא מקושרים - טבלה של כל התיקים שבהם מעורב איש הקשר, עם מספר תיק, הלווים, הסטטוס, התפקיד בתיק ותאריך השיוך. אם יש הרבה תיקים, אפשר לחפש ולסנן ביניהם.
הקשר לתיקי המשכנתא
עמודת "קיים בתיקים" מראה בכמה תיקים מעורב איש הקשר, ולחיצה עליה פותחת את רשימתם. את השיוך עצמו של איש קשר לתיק מבצעים מתוך התיק - ראו אנשי קשר וגורמים מעורבים בתיק.
דוגמה לשימוש
נכנס לעבודה שמאי חדש. אתם מוסיפים אותו פעם אחת כאיש קשר מסוג "שמאי" עם טלפון וחברה. מעכשיו, בכל תיק שצריך שמאי, פשוט בוחרים אותו מהרשימה - ובכרטיס שלו רואים את כל התיקים שבהם הוא מטפל.
המשך מכאן
לחיבור וסנכרון אוטומטי ראו סנכרון אנשי קשר עם Google ו-Microsoft, ולשיוך אנשי קשר בתוך תיק ראו אנשי קשר וגורמים מעורבים בתיק.