ייבוא וייצוא נתונים
מסך ייבוא וייצוא נתונים (/organization/data-import-export) הוא הכלי המרכזי להעברת נתונים בין המערכת לאקסל - לייצא נתונים מהמערכת לקובץ, ולייבא נתונים חזרה אליה מקובץ Excel או CSV. שימושי להקמת ארגון חדש (העלאת לקוחות ולידים קיימים), לגיבוי, ולעבודה עם נתונים באקסל. המסך בנוי משתי לשוניות: ייצוא וייבוא, והגישה לכל ישות מותנית בהרשאה.
ייצוא נתונים
אפשר לייצא ארבע ישויות: תיקי משכנתא, לידים, לקוחות ואנשי קשר. בוחרים ישות ולוחצים על אשף הייצוא:
- בחירת שדות - מסמנים אילו שדות לייצא. אפשר לחפש שדה, ולהשתמש בכפתורים "ברירת מחדל מומלצת", "בחר הכל" ו"נקה". נכללים גם שדות מותאמים אישית. שדות רגישים (פיננסיים או אישיים) מסומנים ודורשים הרשאה מתאימה.
- סינון - מגדירים את היקף הייצוא: טווח תאריכים, סטטוס, יועץ מטפל, מקור, סוג איש קשר, עיר וכו' (לפי הישות).
- פורמט - בוחרים אקסל (XLSX), CSV, או (בתיקי משכנתא) אקסל רב-גיליוני - גיליון ראשי בתוספת גיליונות נלווים (חיובים, תשלומים, לווים, אבני דרך).
- מריצים, והקובץ יורד למחשב.
תבניות שמורות: אפשר לשמור צירוף של שדות, סינון ופורמט כתבנית לשימוש חוזר, ואף לשתף אותה עם הארגון. הייצוא מוגבל למספר שורות מרבי - אם הגעתם לתקרה, צמצמו עם סינון.
ייבוא נתונים
אפשר לייבא לידים, לקוחות, אנשי קשר ותיקי משכנתא מקובץ Excel או CSV (עד 10MB ועד 5,000 שורות). מומלץ להתחיל מ"הורד תבנית ריקה" - קובץ עם הכותרות הנכונות לאותה ישות. אשף הייבוא:
- העלאת קובץ - גוררים את הקובץ או בוחרים אותו.
- מיפוי עמודות - המערכת מזהה אוטומטית את העמודות ומתאימה אותן לשדות המערכת, ואפשר לתקן ידנית. שדות חובה מסומנים, ועמודות שאינן רלוונטיות מסמנים "התעלם".
- הגדרות ייבוא - בוחרים אופן טיפול בכפילויות: "דלג על קיים" (מוסיף רק רשומות חדשות) או "עדכן קיים" (מעדכן רשומה שכבר קיימת). אפשר גם לקבוע ברירות מחדל (למשל יועץ מטפל או סטטוס).
- תצוגה מקדימה וולידציה - המערכת מציגה כמה שורות תקינות וכמה עם שגיאות, ומאפשרת להוריד דו"ח שגיאות מפורט. שורות עם שגיאות יידלגו.
- ביצוע - פס התקדמות מראה כמה שורות עובדו וכמה נוספו / עודכנו / דולגו. אסור לסגור את הכרטיסייה תוך כדי; ואם נסגרה, אפשר להמשיך מהנקודה שנעצרה.
- סיכום - מספרי התוצאה, דו"ח שגיאות להורדה, ומעבר לרשימת הישות.
זיהוי כפילויות
המערכת מזהה רשומה קיימת לפי מפתח ייחודי: ליד לפי טלפון, לקוח לפי תעודת זהות, איש קשר לפי שילוב פרטים, ותיק לפי מספר תיק. בהתאם לבחירה בהגדרות, רשומה קיימת תדולג או תעודכן.
ייבוא תיקי משכנתא
ייבוא תיקים תומך בשתי דרכים: לפי תעודות הזהות של לקוחות קיימים (שורה שמפנה ללקוחות שכבר במערכת), או על ידי הזנת פרטי הלווים בשורה. אם התיקים מפנים לתעודות זהות, חשוב לייבא קודם את הלקוחות (בלשונית לקוחות) - אחרת התיקים שמפנים אליהם ייכשלו. המערכת מתריעה על תעודות זהות שלא נמצאו ומאפשרת להוריד את רשימתן.
הרשאות
לכל ישות יש הרשאת ייבוא והרשאת ייצוא נפרדות, ושדות רגישים בייצוא (פיננסיים/אישיים) דורשים הרשאה ייעודית. ישות שאין לכם אליה הרשאה תופיע חסומה. לקביעת ההרשאות ראו ניהול משתמשים והרשאות.
שאלות נפוצות
- אילו פורמטים נתמכים? Excel (XLSX/XLS) ו-CSV.
- כמה שורות אפשר? בייבוא עד 5,000 שורות לקובץ; בייצוא יש תקרת שורות - צמצמו עם סינון אם צריך.
- הייבוא נקטע באמצע - מה עכשיו? בראש לשונית הייבוא יופיע באנר "ייבוא לא גמור" עם כפתור "המשך" שמסיים מהנקודה שנעצרה.
- איך מתחילים נכון? הורידו תבנית ריקה, מלאו בה את הנתונים לפי הכותרות, והעלו - כך המיפוי יזוהה אוטומטית.
המשך מכאן
לרשימות שאליהן מייבאים/מהן מייצאים ראו לידים, לקוחות, אנשי קשר ותיקי משכנתא. למפת כל ההגדרות ראו הגדרות הארגון - מדריך התמצאות.