פרויקטים וקבוצות רכישה - ניהול תיקים מרובים במסך אחיד
פרויקט הוא דרך לקשר כמה תיקי משכנתא לקבוצה אחת ולנהל אותם יחד ממסך אחד. במקום לטפל בעשרות לקוחות שקונים באותו בניין, מאותו קבלן ומול אותו בנק - תיק אחר תיק - הפרויקט מאפשר לשלוח להם הודעה אחת, להגדיר להם מסמכים נדרשים משותפים, לשייך להם אנשי קשר משותפים (קבלן, עורך דין, בנקאי), להחיל עליהם אבני דרך, ולראות עליהם דוחות מצרפיים. זהו כלי שחוסך שעות עבודה בקבוצות רכישה, פרויקטי קבלן ומחיר למשתכן.
הפיצ'ר הזה מתבסס על תיקי המשכנתא הרגילים - כל תיק נשאר תיק עצמאי לכל דבר (ראו מדריך תיק המשכנתא), והפרויקט רק מוסיף עליו שכבת ניהול קבוצתית.
הפעלת ממשק הפרויקטים
ממשק הפרויקטים כבוי כברירת מחדל. מנהל הארגון מפעיל אותו בהגדרות תיק משכנתא > הגדרות נוספות, באמצעות המתג "הפעל ממשק פרויקטים". לאחר ההפעלה מופיע הפריט "פרויקטים" בתפריט הראשי, וכן כפתור "שייך לפרויקט" בפעולות המרובות של רשימת התיקים.
יצירת פרויקט חדש
בעמוד הפרויקטים לוחצים על "פרויקט חדש" וממלאים:
- שם הפרויקט (חובה) - למשל "מגדלי הים התיכון - בניין A".
- סוג - תווית בלבד (אינה מגבילה את סוג העסקה בתיקים): רכישה מקבלן, מחיר למשתכן, קבוצת רכישה, קרקעות מרמ"י, או אחר.
- בנק מלווה (ליווי בנקאי) - הבנק שמלווה את הפרויקט.
- קבלן / יזם - נבחר מתוך אנשי הקשר (אפשר גם ליצור איש קשר חדש). הקבלן מסונכרן אוטומטית כאיש קשר בכל תיקי הפרויקט.
- כתובת / גוש-חלקה והערות - מידע חופשי.
שלוש דרכים לשייך תיקים לפרויקט
- מתוך הפרויקט - בלשונית "תיקים" לוחצים "הוסף תיקים", מחפשים לפי מספר תיק, מסמנים את התיקים הרצויים ולוחצים "שייך". תיק שכבר משויך לפרויקט אחר מסומן.
- מרשימת התיקים - בדף רשימת תיקי המשכנתא מסמנים תיקים ובפעולות המרובות לוחצים "שייך לפרויקט", ובוחרים את הפרויקט (או יוצרים חדש).
- ניהול פרויקט קיים - אם תיקים כבר נושאים "שם פרויקט" בעסקה, הכפתור "נהל פרויקט קיים" מציג את הקבוצות שנוצרו אוטומטית, ובלחיצה על "נהל" הופך אותן לפרויקט מנוהל.
מסך הפרויקט - מבט כללי
בראש מסך הפרויקט מופיעים שם הפרויקט, סוגו, הבנק והקבלן, וכרטיסי סיכום: תיקים בפרויקט וסך הלוואות. מתחתם שש לשוניות: תיקים, תקשורת, מסמכים וחתימות, אבני דרך, אנשי קשר ודוחות. בראש המסך גם כפתורי עריכה והעבר לארכיון (לפרויקט שהסתיים).
לשונית תיקים
הלשונית מציגה את כל תיקי הפרויקט בטבלה (מספר תיק, לווים, סכום הלוואה, סטטוס, יועץ, תגיות, תאריך יצירה). בחירת תיקים פותחת סרגל פעולות מרובות: שינוי סטטוס, שיוך יועץ והוסף עוקב - בדיוק כמו ברשימת התיקים הראשית. בנוסף יש שתי פעולות ייחודיות לפרויקט, שחשוב להבחין ביניהן:
- הסר מהרשימה - מסתיר תיק מתצוגת הפרויקט והסיכומים, אך התיק נשאר משויך לפרויקט. כפתור "הצג מוסתרים" מציג אותו שוב, ו"החזר לרשימה" מבטל את ההסתרה. שימושי לתיק שאינו רלוונטי כרגע אך שייך לקבוצה.
- נתק מהפרויקט - מסיר את השיוך לחלוטין; התיק חוזר להיות עצמאי ברשימת התיקים הכללית.
לשונית תקשורת - שליחה גורפת
זהו אחד הכלים החזקים בפרויקט: שליחת הודעה אחת לכל תיקי הפרויקט בבת אחת. בוחרים ערוץ (מייל או וואטסאפ), מצב שליחה, נמענים ותבנית, ולוחצים "שלח לקבוצה". שני מצבי השליחה:
- לכל תיק בנפרד - כל תיק מקבל הודעה משלו, עם המשתנים שלו (שם לווה, מספר תיק, סכום). הנמענים יכולים להיות לווי התיק, אנשי קשר בתיק (לפי תפקיד), ומיילים/טלפונים נוספים.
- ישירות לפרויקט - הודעה אחת לאנשי הקשר של הפרויקט (קבלן, עו"ד וכו׳), פעם אחת לכל איש קשר ולא פעם לכל תיק.
ההודעה תומכת בתבניות ובמשתנים, וכל שליחה נרשמת בהיסטוריית השליחות עם חיווי "נשלח N/M" ו"נכשל N", וכן פירוט לכל תיק - מי קיבל ומה הסטטוס.
לשונית מסמכים וחתימות
כאן מגדירים את המסמכים הנדרשים ברמת הפרויקט ומחילים אותם על כל התיקים. בוחרים מסמך מקטלוג הארגון או יוצרים "דרישת מסמך חדשה", ולוחצים "החל על כל התיקים". לכל דרישה מגדירים אם היא חובה, אופן ההחלה (לכל לווה בנפרד / אחד משותף לכל הלווים / לכל בעל חשבון), ותנאי הצגה אופציונליים. אם המסמך הוא מסוג חתימה, משייכים לו תבנית PDF לחתימה דיגיטלית. החלת המסמכים היא מצטברת - היא מתווספת למסמכים הקיימים בתיק ולא דורסת אותם. כך, למשל, מגדירים פעם אחת את כל מסמכי הקבלן שכל קוני הפרויקט צריכים, והם נוצרים בכל התיקים.
לשונית אבני דרך
אפשר ליצור אבני דרך ברמת הפרויקט ולהחיל אותן על התיקים. בוחרים שלב (סטטוס), יוצרים אבן דרך בעורך המלא (סוג, חובה, תאריך יעד, צ'קליסט, תנאים, שיתוף עם לקוח) ולוחצים "החל על התיקים". אם הגדרתם תנאים, אבן הדרך תיווצר רק בתיקים שעומדים בהם, וההחלה אינה דורסת אבני דרך קיימות. זהו אותו מנגנון אבני דרך שמתואר בהגדרת אבני דרך וסטטוסים, רק שכאן הוא מופעל קבוצתית על כל הפרויקט.
לשונית אנשי קשר
מוסיפים איש קשר פעם אחת לפרויקט - בוחרים אותו, מגדירים תפקיד (קבלן/יזם, עו"ד, בנקאי, שמאי, ביטוח, מתווך או אחר) ולוחצים "הוסף ושייך" - והוא משויך אוטומטית לכל תיקי הפרויקט. כפתור "החל על התיקים" מסנכרן אותו גם לתיקים שנוספו מאוחר יותר. הקבלן שהוגדר בפרטי הפרויקט מופיע כאן אוטומטית ומסומן "קבלן (מפרטי הפרויקט)". כך אין צורך לשייך עורך דין או בנקאי לכל תיק בנפרד.
לשונית דוחות
הלשונית נותנת תמונה מצרפית של הפרויקט: כרטיסי תיקים, סך הלוואות, הלוואה ממוצעת וסטטוסים פעילים, וטבלת פילוח לפי סטטוס (כמה תיקים וכמה הלוואות בכל שלב, באחוזים). מכאן אפשר גם לעבור לדוחות הארגון המלאים.
דוגמאות לשימוש
דוגמה 1 - הקמת פרויקט קבלן: 15 לקוחות רוכשים דירות באותו בניין. אתם יוצרים פרויקט "מגדלי הים A" מסוג "רכישה מקבלן", מגדירים את הבנק המלווה ואת הקבלן, ומרשימת התיקים מסמנים את 15 התיקים ולוחצים "שייך לפרויקט". כעת כולם מנוהלים יחד.
דוגמה 2 - תזכורת גורפת: מתקרב מועד אחרון להשלמת מסמכים. בלשונית התקשורת אתם בוחרים וואטסאפ, מצב "לכל תיק בנפרד", נמענים "לקוחות (לווי התיק)" ותבנית תזכורת, ושולחים - כל הלווים בכל התיקים מקבלים תזכורת מותאמת, בלחיצה אחת.
דוגמה 3 - הגדרה משותפת פעם אחת: במקום להגדיר בכל תיק את אותם דברים, אתם מגדירים פעם אחת ברמת הפרויקט: את מסמכי הקבלן הנדרשים ("החל על כל התיקים"), את עורך הדין של הפרויקט בלשונית אנשי קשר, ואבן דרך "קבלת טופס 4" - וכולם מוחלים על כל 15 התיקים.
שאלות נפוצות
- לא רואה את הפריט "פרויקטים" בתפריט. ממשק הפרויקטים כבוי כברירת מחדל - מנהל הארגון מפעיל אותו בהגדרות תיק משכנתא, הגדרות נוספות.
- מה ההבדל בין "הסר מהרשימה" ל"נתק מהפרויקט"? "הסר מהרשימה" רק מסתיר את התיק בתוך הפרויקט (הוא נשאר משויך); "נתק מהפרויקט" מבטל את השיוך לגמרי.
- האם החלת מסמכים/אבני דרך דורסת את מה שכבר קיים בתיק? לא. ההחלה מצטברת ומתווספת בלבד, ואינה מוחקת נתונים קיימים.
- אם אעביר פרויקט לארכיון, מה קורה לתיקים? התיקים נשארים כפי שהם; רק הפרויקט מסומן כבארכיון ויורד מהתצוגה הפעילה. אפשר לשחזר אותו בכל עת.
המשך מכאן
שיוך תיקים מרשימת התיקים מוסבר בדף רשימת תיקי המשכנתא. אבני הדרך והמסמכים שמוחלים מהפרויקט מבוססים על הגדרת אבני דרך וסטטוסים ועל המסמכים בתיק, וכל תיק נשאר עצמאי לפי מדריך תיק המשכנתא.