שעון ונוכחות - שעון העובדים
שעון העובדים מאפשר לרשום נוכחות במערכת - כניסה ויציאה, הפסקות וגליון שעות חודשי - ולמנהל הארגון לנהל את הנוכחות, לאשר תיקונים ולהפיק דוחות שכר. לכלי שני צדדים: השעון שלי שזמין לכל משתמש לרישום השעות שלו, וניהול שעון שזמין למנהל הארגון לראייה ולניהול של כל העובדים. נכנסים אליהם מתפריט הצד תחת השעון שלי וניהול שעון.
איך זה עובד - בקצרה
בתחילת היום לוחצים כניסה לעבודה, במהלך היום מסמנים הפסקות, ובסוף היום יציאה. השעות מצטברות אוטומטית לגליון שעות חודשי. אם שכחתם להחתים - מבקשים תיקון, והמנהל מאשר. מנהל הארגון רואה בניהול שעון מי נוכח עכשיו, מאשר תיקונים ומפיק שכר.
השעון שלי - כניסה, יציאה והפסקות
במסך השעון שלי יש שעון מרכזי:
- כניסה לעבודה - מתחיל משמרת; מופיע טיימר חי, שעת הכניסה ("כניסה: HH:MM") וסכום "סה"כ היום".
- הפסקה - תפריט עם סוגי הפסקה: הפסקה קצרה, הפסקת צהריים, תפילה והנקה. בזמן הפסקה הכפתור הופך לחזרה מהפסקה.
- יציאה - סוגר את המשמרת ומחשב את שעות העבודה נטו.
הפסקות בתשלום מול ללא תשלום: תפילה והנקה נחשבות בתשלום ואינן מנוכות משעות העבודה; הפסקה קצרה והפסקת צהריים מנוכות מהשעות נטו. בעת כניסה/יציאה המערכת עשויה לתעד גם מיקום ומכשיר. אם אתם עובדים בתוך תיק או ליד, השעון יכול לשייך את הזמן ליישות ("עובד על: תיק / ליד") למעקב פעילות.
גליון השעות שלי
במסך השעון שלי יש ארבע לשוניות:
- גליון שעות - תצוגה חודשית של כל הרישומים יום-יום: שעת כניסה, יציאה, דקות הפסקה ושעות נטו, עם סיכומים חודשיים (סה"כ שעות, ימי עבודה, הפסקות). לכל רישום תווית סטטוס: פעיל, הושלם, נערך או ממתין לאישור. אפשר לערוך רישום ולציין סיבה - והוא עובר ל"ממתין לאישור" עד שהמנהל מאשר.
- פעילות - פירוט הזמן שעבדתם לפי תיק/ליד וסוג פעילות (צפייה, עריכה, שיחות, מסמכים ועוד).
- יעדים - היעדים האישיים שלכם (תיקים שנסגרו, לידים שהומרו, הכנסה) וההתקדמות מולם.
- חופשות - הגשת בקשת חופשה: בוחרים סוג (חופשה, מחלה, אישית, מילואים ועוד), טווח תאריכים או יום חלקי, ושולחים לאישור. מוצגות הבקשות שהגשתם עם הסטטוס, ויתרת הימים שנותרה.
ניהול שעון (למנהלים)
מסך ניהול שעון זמין למנהל ארגון עם ההרשאה המתאימה. הוא מרכז את כל ניהול הנוכחות בלשוניות:
- נוכחות - מבט בזמן אמת על היום: מי בעבודה, בהפסקה או יצא, שעות כניסה/יציאה, סכומים, ומיקום (אם תועד). אפשר להחתים כניסה/יציאה במקום עובד.
- אישור עריכות - רשימת תיקוני שעות שממתינים לאישור; לכל אחד אפשר לאשר או לדחות, עם הסיבה שהעובד ציין.
- עריכת שעות - בחירת עובד, עריכת גליון השעות שלו והוספת רישום ידני (כניסה, יציאה וסיבה). לא ניתן לערוך חודש שדוח השכר שלו כבר ננעל.
- שכר - דוח שכר חודשי לכל עובד: שעות רגילות ושעות נוספות, שכר בסיס, בונוסים וקצבאות, ברוטו ונטו. אפשר לחשב, לאשר, לנעול (מונע עריכת שעות לאותו חודש), להוריד כ-PDF ולשלוח לעובד.
- בונוסים - הגדרת כללי בונוס, חישובם לכל עובד, וניהול יעדים.
- זמן לפי תיק - כמה זמן הושקע בכל תיק, לצורך ניתוח עלות ורווחיות.
- חופשות - אישור או דחייה של בקשות חופשה; אישור מעדכן את יתרת הימים של העובד.
- אזורים - הגדרת אזורים גאוגרפיים (משרד, סניף, בית לקוח) עם רדיוס, לרישום נוכחות לפי מיקום וכניסה/יציאה אוטומטית.
- הגדרות - הגדרת שכר לכל עובד: סוג שכר (שעתי / חודשי), מודל שעות נוספות, וקצבאות (נסיעות, אוכל, טלפון).
דוגמאות לשימוש
דוגמה 1 - יום עבודה של עובד: בבוקר לוחצים כניסה לעבודה, בצהריים מסמנים הפסקת צהריים ובחזרה חזרה מהפסקה, ובסוף היום יציאה. בסוף החודש בודקים את גליון השעות, ואם חסרה החתמה - מבקשים תיקון בציון סיבה.
דוגמה 2 - בוקר של מנהל: נכנסים לניהול שעון ללשונית נוכחות, ורואים מיד מי כבר נכנס, מי בהפסקה ומי טרם דיווח. עובד ששכח להחתים כניסה - מחתימים עבורו.
דוגמה 3 - סגירת חודש: בלשונית שכר מאשרים את התיקונים הממתינים, מחשבים את דוח השכר לכל עובד, נועלים את החודש ושולחים את הדוחות לעובדים.
שאלות נפוצות
- שכחתי להחתים יציאה - מה עושים? עורכים את הרישום בגליון השעות ומציינים סיבה; התיקון עובר לאישור המנהל.
- אילו הפסקות בתשלום? תפילה והנקה אינן מנוכות מהשעות; הפסקה קצרה והפסקת צהריים כן מנוכות.
- מי רואה את השעות שלי? אתם רואים את הרישומים שלכם; מנהל הארגון רואה את כל העובדים ב"ניהול שעון".
- למה אי אפשר לערוך חודש מסוים? כנראה שדוח השכר לאותו חודש ננעל. שחרור הנעילה נעשה דרך ניהול השכר.
- אפשר להחתים נוכחות לפי מיקום? כן - מנהל הארגון מגדיר אזורים גאוגרפיים, שמאפשרים רישום ואף כניסה/יציאה אוטומטית בכניסה לאזור.
המשך מכאן
הגישה לניהול שעון נשלטת בהרשאות - ראו ניהול משתמשים והרשאות. את הפעילות בתיקים מנהלים בתיקי המשכנתא, ואת לוח הזמנים ביומן.